Administratief medewerker Admission Office Leiden • Universiteit Leiden

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Ben jij administratief sterk, en wil je graag ervaring opdoen in een onderwijsomgeving? 
Kom dan onze afdeling tijdelijk versterken in het najaar voor vier/vijf maanden!

Ons Admissions Office van het Expertisecentrum Studenten- en Onderwijszaken (SOZ) is vanwege zwangerschapsverlof op zoek naar ondersteuning binnen het team en zoekt een 
 
Administratief medewerker Admission Office (0.8 – 1.0 FTE) 

Binnen het Admissions Office zijn we verantwoordelijk voor het beoordelen van toelatingsverzoeken van (internationale) studenten en het begeleiden van hun toelatingsproces – van diploma-analyse tot visumaanvraag. Je werkt in een team dat zich inzet voor een zorgvuldige en klantgerichte toelating van (internationale) studenten.

Dit ga je doen

• Je ondersteunt bij het waarderen en het analyseren van diploma’s en de toelaatbaarheid van studenten die zich aanmelden voor een studie
• Je ondersteunt bij het verwerken van IND aanvragen van studenten die een visum en/of verblijfsvergunning nodig hebben voor hun studie;
• Je verwerkt dagelijks post en e-mails en hebt frequent contact met (internationale) studenten en medewerkers.
   

Hier ga je werken 
Als expertisecentrum SOZ motiveren en ondersteunen wij studenten om hun academische en persoonlijke vaardigheden optimaal te ontwikkelen vanuit mentaal, fysiek, en sociaal welzijn. Het is onze ambitie dat alle studenten hun studie-en studententijd met succes en plezier doorlopen. Aan zowel studenten, begeleiders als partners bieden wij informatie, ondersteuning, voorzieningen en werken we samen met elkaar, in en buiten de universiteit. Alleen zo kunnen we onze dienstverlening steeds vernieuwen en verbeteren om een fijne en optimale studie-en studententijd te faciliteren. 

Het Admissions Office is binnen het expertisecentrum onderdeel van de afdeling Studenteninformatie en -administratie. Binnen de afdeling zijn verschillende teams werkzaam die allemaal een bijdrage leveren om de (aspirant-)student zo goed mogelijk te begeleiden in het proces van aanmelding tot inschrijving. Onze afdeling bestaat verder uit een Front Office, studentenadministratie, financiële administratie en immigration officers. 

Dit breng je mee

• Je beschikt over minimaal MBO+/ HBO werk- en denkniveau en hebt bij voorkeur enige werkervaring;
• Je hebt ervaring met administratieve processen en goede kennis van MS-Office, kennis van uSis is een pre;
• Je hebt geen moeite om met strakke deadlines te werken en om onder soms stressvolle omstandigheden nauwkeurig en klantgericht te blijven;
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (B2 niveau volgens het CEFR).

Dit bieden we je 
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. 
Je kunt rekenen op een leuke afwisselende tijdelijke baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad. 
 
Daarnaast bieden we je: 

• Een tijdelijke aanstelling van begin september/oktober 2025 tot eind december 2025/januari 2026. 
• Een salaris van minimaal € 2899,- en maximaal € 3809,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 7);  
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP; 
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken; 
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang; 
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk; 
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop van de universiteit tot je beschikking.  
   

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier:    
 
Dit vinden wij belangrijk  
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief. 
 
Solliciteren of meer weten? 
Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton. 
 
Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem voor meer info contact op met Arnout van Rhijn, teamleider Admissions Office, email: via de button "Solliciteer nu" op deze pagina.denuniv. 
 
Solliciteren kan tot en met 3 augustus 2025 sollicitaties nemen wij direct in behandeling. 
 
Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier:  

• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) noodzakelijk. 
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend.