2x Management Assistent 24u/w Gemeente Utrechtse Heuvelrug Doorn • Gemeente Utrechtse Heuvelrug

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Standplaats: DOORN
Duur: 01-09-2025 - 31-12-2025
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 11-08-2025

Project:

Managementassistent
Voor een veelzijdige rol als managementassistent voor vier teamleiders van de Gemeente Utrechtse Heuvelrug zoeken we een energieke professional met een passie voor plannen, overzichten bewaken en organiseren. Jij ondersteunt de teamleiders van het thema omgeving, dit doe je in samenwerking met de managementondersteuner van het thema Koers. In deze dynamische en afwisselende functie ben je verantwoordelijk voor:

• Volledig oppakken van het inhuurproces in samenspraak met de teamleider, waaronder:

• Opstellen personeelsbesluiten;

• Uitvragen via het inhuursysteem uitzetten;

• Inplannen van sollicitatiegesprekken;

• Opstellen, ondertekenen en archiveren van standaard contracten;

• Contractbeheer.

• Opvolging personeelsmutaties (handtekeningen verzamelen, wijzigingen verwerken, opstellen personeelsbesluiten).

• Verwerken van administratie na personeelsgesprekken en overige personele wijzigingen.

• Complex agendabeheer voor de vier teamleiders, met zorg voor optimale planning en afstemming.

• Voorbereiden, plannen en organiseren van vergaderingen, afspraken en externe events
- inclusief het boeken van externe locaties, bestellen van lunches en coördineren van alle noodzakelijke logistiek.

• Maken presentaties en tegenlezen stukken en (ontwikkel)plannen.

• Begeleiden van nieuwe collega’s bij onboarding in ICT-systemen.

• Uitvoeren van budgetbeheer zoals accorderen van facturen, aanmaken van verplichtingen, rapporteren over en monitoren van het budget.

• Bewaken van de voortgang van actiepunten en genomen besluiten, en zorgen voor een tijdige opvolging.

• Nauwe samenwerking met je collega-managementassistent om continuïteit, efficiëntie en kwaliteit van ondersteuning te waarborgen.

Profiel van kandidaat

• Mbo+ werk- en denkniveau (bijvoorbeeld richting Officemanagement of Managementassistent)

• Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol, bij voorkeur met ondersteuning van meerdere leidinggevenden

• Je spreekt vloeiend Nederlands

• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden

• Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en behoudt altijd het overzicht

• Je bent dienstverlenend, discreet en sociaal vaardig

• Je schakelt makkelijk tussen taken en weet prioriteiten te stellen

• Je bent beschikbaar voor 24 uur per week

• Je staat positief in het leven en stevig in je schoenen, je houdt het hoofd koel in een dynamische werkomgeving

Functie-eisen:
Akkoord procedure en inhuurvoorwaarden (oa all-in tariefstelling wat betreft reiskosten woon-werk en evt fee kosten). Eis (ja-neevraag)

Te beantwoorden door aanbieder
De inhurende organisatie zal bij gunning van opdracht een integriteitsverklaring overhandigen aan de kandidaat welke ondertekend dient te worden. Hier dient u als aanbieder mee akkoord te gaan. Eis (ja-neevraag)

Te beantwoorden door aanbieder
Mbo+ werk- en denkniveau (bijvoorbeeld richting Officemanagement of Managementassistent).
Dit blijkt uit een afgeronde opleiding en/of een toelichting in het cv
Kandidaat dient minimaal 3 dagen in de week aanwezig te zijn op het kantoor in Doorn
De functie wordt uitgevoerd op basis van een gezagsverhouding. Er is sprake van leiding en toezicht door de opdrachtgever. Vrije vervanging is niet mogelijk. Het gevolg hiervan is dat er in de praktijk sprake zal zijn van een dienstbetrekking, waardoor deze opdracht niet uitgevoerd kan worden door een zzp'er. Kandidaten die voor deze opdracht in aanmerking willen komen dienen zich te laten detacheren of in loondienst te zijn via een detacheringsbureau of adviesbedrijf, die dan de offerte indient. Bemiddeling is onvoldoende.*

* De criteria dient naar waarheid ingevuld te worden. Indien blijkt dat dit niet zo is, wordt de opdracht per direct beëindigd.

Wensen:
Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol, bij voorkeur met ondersteuning van meerdere leidinggevenden
Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol
Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol met ondersteuning van meerdere leidinggevenden
Er dient minimaal 1 recente referentie met contactgegevens te zijn meegenomen in het CV
Door middel van een gesprek wordt getoetst of de kandidaat voldoet aan de
het functieprofiel, past binnen het bestaande team en de kernwaarden
Omgevingsgevoelig en Dienstverlenend van de gemeente Utrechtse Heuvelrug.

De volgende kernwoorden zoeken wij in de managementassistent:
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden
• Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en behoudt altijd het overzicht
• Je bent dienstverlenend, discreet en sociaal vaardig
• Je schakelt makkelijk tussen taken en weet prioriteiten te stellen
• Je staat positief in het leven en stevig in je schoenen, je houdt het hoofd koel in een dynamische werkomgeving