Senior documentspecialist Utrecht • Circle8

Heldere en begrijpelijke communicatie met burgers en bedrijven is topprioriteit voor de Belastingdienst. Via brieven, beschikkingen en formulieren informeren we miljoenen mensen — en jij, als documentspecialist, speelt daarin een sleutelrol.

Je bent onderdeel van het RTO Beheer-team binnen de afdeling Klantinteractie & -Services in Utrecht. Hier werk je samen met documentbouwers, redacteuren, vakspecialisten en product owners aan content die raakt. Binnen het team Generieke Document Creatie (GDC) ben jij de brug tussen inhoud, techniek en uitvoering.

Als senior documentspecialist:

• ondersteun je bouwers bij het opstellen van goed functionerende briefmodellen;
• geef je gevraagd en ongevraagd advies over het bouwen van brieven en het verbeteren van processen;
• fungeer je als vraagbaak en kennisdrager binnen het project.
• groei je eventueel door naar een adviserende rol voor de interne klant.

Je combineert technische precisie met communicatieve vaardigheid en weet complexe informatie toegankelijk te maken voor je collega’s. Je denkt vooruit, deelt je kennis actief en staat stevig in je schoenen wanneer je feedback geeft of ontvangt.

Je werkt met Utrecht als standplaats — een plek waar collega’s samenkomen om elkaar te helpen en te versterken.

Achtergrond opdracht

Waarom dit project?

De Belastingdienst werkt hard aan het verbeteren van de dienstverlening aan burgers en bedrijven. Een belangrijk onderdeel daarvan is het duidelijk en consistent communiceren via onze brieven. Daarom stappen we organisatiebreed over op het gebruik van Generieke Document Creatie (GDC) – een softwareoplossing waarmee we kennisintensieve brieven efficiënt en uniform kunnen opstellen.

Voordat collega’s met GDC aan de slag kunnen, moeten alle bestaande brieven zorgvuldig worden herbouwd in dit nieuwe systeem. Daarvoor is het Project Brievenbouw GDC in het leven geroepen.

Tijdelijke versterking gezocht

Door de intensieve voorbereidingsfase en de hoeveelheid brieven die moeten worden overgezet, ontstaat er tijdelijk extra werkdruk binnen het projectteam. Om die reden zoeken we versterking.

Let op: vanwege de aard van de werkzaamheden en de manier waarop we samenwerken binnen het team, is deze functie niet geschikt voor zzp’ers. In verband met de wet DBA kunnen we alleen kandidaten in (tijdelijke) loondienst overwegen.

Belastingdienst Helaas kunnen wij geen ZZP-ers aanbieden bij de belastingdienst. Eventueel geïnteresseerde ZZP'ers kunnen zich op detacheringsbasis (= in loondienst) laten aanbieden door Circle8. Voor vragen over deze procedure kunt u contact opnemen met Circle8

• HBO werk-denkniveau.
• Deze persoon heeft ervaring met het bouwen en testen van brieven/briefmodellen in document opmaaksystemen. Deze persoon moet gemotiveerd zijn en graag willen leren. Werkt zeer nauwkeurig (testmentaliteit), planmatig en gestructureerd.
• Nauwkeurigheid, gevorderde kennis HTML en XML en XPath.
• Opleiding op gebied van IT.
• Minimaal 5 jaar ervaring met senior bouwer.

• Je hebt kennis van en ervaring met XML (XML4 met XPath 1.0)
• Je bent communicatief zeer vaardig en beheerst de Nederlandse taal uitstekend.
• Je beschikt over ervaring met documentcreatie en het vertalen van teksten naar brief- en huisstijlmodellen. Uiteraard hoort ervaring met Word hierbij.
• Je hebt ervaring met werken binnen een zelfsturend of zelfregulerend (scrum)team.
• Je hebt affiniteit met IT, en kan goed analyseren en logisch denken.
• Het is een pré als je ervaring hebt met klantcontact, -begeleiding en -advies

Kennisgebieden

• Professional Developer Scrum: niet van toepassing (kennis van is prima, maar niet noodzakelijk)
• SAFe: niet van toepassing (kennis van is prima, maar niet noodzakelijk)
• Softwareontwerp: wij werken niet verder dan basis HTML en XML, met een klein beetje XPath; geen 'zware' developer noodzakelijk
• Methoden en technieken voor Agile ontwerp: niet van toepassing (kennis van is prima, maar niet noodzakelijk)
• Programmeren: zie eerder
• Testen: vooral eigen werk, geen testframework of iets dergelijks
• Aanvullende kennisgebieden/Voorbeelden van opleidingen: Kennis van HTML en XML is een pré, geen 'zware' developer noodzakelijk
• Toelichting: Binnen GDC wordt gebruik gemaakt van een WYSIWYG-editor om brieven aan te maken. In sommige gevallen is deze editor niet goed genoeg en moet er in HTML/XML een en ander aangepast worden.

Herken jij jezelf hierin?

Je hebt de ambitie om je vast te bijten in complexe briefmodellen, formulieren en beschikkingen — en die zo op te bouwen dat ze technisch kloppen én voor de eindgebruiker helder zijn. Kwaliteit en nauwkeurigheid verlies je daarbij nooit uit het oog.

Je bent klantgericht en weet snel tot de kern van de vraag te komen. Je helpt bouwers om tot de beste oplossing te komen binnen GDC. Je deelt je kennis, denkt mee en stelt de juiste vragen. Je legt makkelijk contact, werkt graag samen en vindt het vanzelfsprekend om anderen te coachen of op weg te helpen.

Je bent enthousiast, betrokken en laat je niet uit het veld slaan als het even tegenzit. Je schakelt soepel tussen verschillende werkzaamheden en voelt je thuis in een organisatie die volop in beweging is. We werken hybride; je standplaats is Utrecht, waar we regelmatig samenwerken aan goed gebouwde, begrijpelijke communicatie.

• Analytisch vermogen: Je doorziet snel complexe inhoud en vertaalt die naar heldere, logische documentstructuren.
• Technisch inzicht: Je begrijpt de werking van GDC en weet hoe je brieven functioneel en flexibel opbouwt.
• Kwaliteitsgerichtheid: Je levert nauwkeurig werk af en bewaakt de technische én inhoudelijke kwaliteit van documenten.
• Klantgerichtheid: Je stemt goed af met opdrachtgevers en bouwers, en denkt mee in werkbare oplossingen.
• Samenwerken: Je werkt prettig met redacteuren, bouwers, planners en andere specialisten aan één gezamenlijk doel.
• Communicatieve vaardigheid: Je weet je kennis duidelijk over te brengen, zowel mondeling als schriftelijk.
• Coachend vermogen: Je begeleidt collega’s, leidt trainers op en bent een vraagbaak binnen het project.
• Flexibiliteit: Je beweegt makkelijk mee met veranderende eisen, deadlines of teambehoeften. 

Interesse?

Stuur ons dan uiterlijk 12 Augustus 2025, voor 17.00 uur je recente CV + motivatie voor deze rol, samen met je beschikbaarheid/geplande vakanties en je all-in uurtarief excl. BTW.

Let op: De aanvraag betreft een ondersteunde rol en volgt instructies op van leidinggevende. Dit past niet binnen de wet DBA. Hierdoor is het niet mogelijk om ZZP'ers te contracteren. Eventueel geïnteresseerde ZZP'ers kunnen zich op detacheringsbasis (= in loondienst) laten aanbieden door Circle8. Voor vragen over deze procedure kunt u contact opnemen met Trees van Schaik.