Adviseur Projectbeheersing Project VenR Kunstwerken A44 Utrecht • Samenvijf

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Adviseur Projectbeheersing Project VenR Kunstwerken A44. 

Als Adviseur Projectbeheersing ben je verantwoordelijk voor het beheer van de archivering binnen het document management systeem (DMS) door projectmedewerkers. Je voert activiteiten uit zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Daarnaast zorg je voor een actueel ordeningsplan, waardeer je dossiers, autoriseer je medewerkers, geef je training en opleiding aan projectmedewerkers en zorg je voor de benodigde middelen.

Een belangrijke taak is het trainen van projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoeren, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
• Verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte DMS
• Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het DMS naar behoefte van medewerkers
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat hun taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming kunnen uitvoeren
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
• Actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers
• Opstellen en uitvoeren van een verbeterplan op basis van tussentijdse toets van DIM
• Monitoren en zo nodig uitbreiden van de opslagcapaciteit van het DMS
• Melden van storingen op Connect-site aan ICT helpdesk
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen van applicaties in de vorm van functionele wensen
• Vervaardigen van voortgangsrapportage en dashboard en deze maandelijks bespreken met de manager projectbeheersing
• Te zijner tijd de site(s) gereed maken voor overdracht naar het archief

Resultaat van de opdracht

• Ingericht projectarchief volgens afspraken met de opdrachtgever, dat voldoet aan de kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata)
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur)

Gevraagd

• HBO denk- en werkniveau en/of een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het DMS Hummingbird en Connect en het vakgebied digitaal archiveren
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
• Aantoonbaar zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen

Competenties

• Analyseren/analytisch denkvermogen
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit (denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Nauwkeurigheid en oog voor detail
• Proactieve en gestructureerde werkhouding
• Plannen en organiseren
• Zelfontwikkeling en toepassen van geleerde kennis
• Zelfstandigheid en initiatief nemen om zaken te verbeteren

Wensen

• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
• Ervaring met recordmanagement in de 365 SharePoint applicatie
• Aantoonbare kennis van en ervaring met een overheidsinstelling
• Werkervaring in het vakgebied digitaal archiveren
• Ervaring met werken met een documentbeheersysteem (DMS) en archiveringssoftware SharePoint Connect van Rijkswaterstaat

Deze functie is niet geschikt voor ZZP'ers

Aanbod

• We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
• Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
• Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
• Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
• Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor

Waar je gaat werken

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.