Managementassistent – Cluster Maatschappelijke Ontwikkeling Rotterdam • Masters in Public

Een managementteam zonder een managementassistent is een verloren zaak. Er zijn talloze zaken waaraan gedacht moet worden waardoor het werk gauw onoverzichtelijk wordt en niet meer functioneel. Als geen ander weet jij hier raad mee. Jij ontzorgt het managementteam van administratieve en organisatorische taken. Dankzij jouw komst creeer je overzicht en stabiliteit binnen het team! Jouw specifieke aandachtsgebied is het secretarieel ondersteunen van de regiomanager en teamleider van het REC TBC.

De managementassistent ondersteunt, net als de andere managementassistenten, de afdeling en het afdelingshoofd, in het bijzonder met facilitaire en administratieve zaken. Ook zorgt de managementassistent voor representatieve activiteiten voor de teams en/of medewerkers.

Andere taken zijn onder andere coördinatie en afhandeling van mailing t.b.v. de afdeling, boeken van ruimtes en het bewaken van de procedurele uitvoering van gemaakte afspraken. Tot slot is het voorbereiden en notuleren van vergaderingen (o.a. verzamelen van gegevens) een belangrijk onderdeel van het takenpakket. Verder ben je volledig thuis in het digitaal vergaderen met MS TEAMS.

De managementassistent bepaalt op basis van eigen inzicht de aanpak, prioriteiten en inhoudelijke samenstelling van de werkzaamheden. De managementassistent heeft een proactieve houding en een representatieve instelling.

• Je zorgt ervoor dat de agenda van het afdelingsmanagement op orde is;
• Je plant vergaderingen en overleggen in, zet stukken uit ter voorbereiding van vergaderingen en organiseert/faciliteert afdelingsbijeenkomsten;
• Je notuleert bij overleggen en vergaderingen en/of maakt actielijsten naderhand;
• Je pakt administratieve taken op;
• Je verzorgt uitgaande en inkomende correspondentie, waaronder mailingen aan huisartsen of andere zorgprofessionals.

Je houdt van aanpakken, kunt goed zelfstandig werken, maar zoekt ook de verbinding. Je hebt overzicht over afdeling brede werkzaamheden op het gebied van ondersteuning en processen en levert hier proactief een bijdrage op, zoals het inplannen van de jaarlijks terugkerende het organiseren van diverse vakinhoudelijke bijeenkomsten voor de afdeling.

Je hebt een resultaatgerichte en dienstverlenende instelling en je blijft onder hoge werkdruk goed presteren. Daarbij blijf je oog houden voor samenwerking met verschillende partners. Ook ben je flexibel en stressbestendig en denk je in oplossingen. Je bent opmerkzaam en werkt integer. Vanzelfsprekend beschik je over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk en ben je in staat om snel, zelfstandig en pragmatisch op te treden.