Secretaris – cluster SO Rotterdam • Masters in Public

Als secretaris ben je de drijvende kracht achter de organisatie, zorgend voor orde, transparantie, rust en overzicht. Je zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht door afspraken duidelijk vast te leggen, planningen te maken en te delen, en collega’s te begeleiden in het tijdig en kwalitatief aanleveren van hun stukken. Je bent communicatief sterk, begrijpt snel wat er bedoeld wordt, maar vraagt ook om verduidelijking wanneer nodig.

Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving binnen een grote organisatie met ambitieuze doelen voor de stad. Je bent op de hoogte van zowel de formele als informele procedures en kent de relevante personen binnen deze processen. Je werkt op het snijvlak van inhoud en proces, en bent in staat om snel te schakelen tussen verschillende taken en verantwoordelijkheden.

• Je bent secretaris van een wekelijks overleg van een wethouder. Je zorgt dat de stukken op tijd binnen zijn, in het juiste format en met alle benodigde akkoorden.
• Je bent secretaris voor één of meerdere inhoudelijke overleggen van de directie SO.
• Indien nodig kun je collega’s in het team ondersteunen bij het begeleiden van bestuurlijke stukken richting college en gemeenteraad.

Als secretaris is het van belang dat je secuur werkt, ook onder tijdsdruk. Je bent stressbestendig en behulpzaam, vooral wanneer collega’s hulp nodig hebben bij het agenderen van zaken en de bijbehorende procedures. Je neemt initiatief wanneer je ziet dat iets verbeterd kan worden of niet goed loopt. Hoewel je inhoudelijk niet de expert bent, ben je in staat om het overzicht te behouden over verschillende dossiers en kun je snel inspringen op een nieuw dossier wanneer dat nodig is. Je staat stevig in je schoenen, zelfs wanneer collega’s proberen om werkafspraken te omzeilen.