Secretaris Rotterdam • Samenvijf

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Secretaris.

Als secretaris ben jij de drijvende kracht achter ordening, transparantie, rust en overzicht binnen onze organisatie. Je zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt door afspraken zorgvuldig vast te leggen, planningen te maken en te delen, en collega’s te begeleiden bij het tijdig en kwalitatief aanleveren van hun stukken. Je hebt aan een half woord genoeg, maar vraagt ook om verduidelijking wanneer dat nodig is.

Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving binnen een grote organisatie met ambitieuze doelen voor de stad. Achter de schermen zorg jij ervoor dat processen soepel verlopen. Je bent goed op de hoogte van formele en informele procedures en kent de relevante personen. Je opereert op het snijvlak van inhoud en proces en schakelt snel tussen verschillende taken, zoals het secretaris zijn van belangrijke overleggen, het meelezen van gevoelige stukken en het zorgvuldig beleggen van ingewikkelde kwesties binnen de organisatie.

Belangrijkste taken

• Secretaris zijn van een wekelijks overleg van een wethouder, waarbij je zorgt dat stukken tijdig, in het juiste format en met alle benodigde akkoorden worden aangeleverd.
• Secretaris zijn voor één of meerdere inhoudelijke overleggen van de directie SO.
• Collega’s in het team ondersteunen bij het begeleiden van bestuurlijke stukken richting het college en de gemeenteraad, indien nodig.

Gevraagd

• Je hebt minimaal een afgeronde Hbo-opleiding
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring bij een overheidsorganisatie of andere organisatie in de (semi)publieke sector
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met secretariswerkzaamheden zoals het voorbereiden van overleggen, verslaglegging en het uitzetten en opvolgen van acties die daaruit voortkomen
• Je werkt secuur, ook onder tijdsdruk, en bent stressbestendig vanwege wekelijkse deadlines
• Je bent behulpzaam en ondersteunt collega’s die iets willen agenderen maar niet de juiste procedures kennen
• Je neemt zelf initiatief wanneer je ziet dat iets beter kan of niet goed loopt
• Je bent geen inhoudelijke expert, maar houdt overzicht over diverse dossiers en kunt snel inspringen op nieuwe dossiers
• Je staat stevig in je schoenen en laat je niet van de wijs brengen als collega’s proberen werkafspraken te omzeilen

Aanbod

• We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
• Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
• Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
• Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
• Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor

Waar je gaat werken

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.