Management Assistent Utrecht • OverheidZZP

In het kort: Je gaat de agenda’s van drie managers beheren, e-mails afhandelen en lichte administratieve taken uitvoeren, zoals het verwerken van documenten en het voorbereiden van vergaderingen.

**Bedrijfsinformatie**
Portaal is één van de grootste woningcorporaties van het land, verspreid over het midden van Nederland. De vijf regiokantoren in Leiden, Utrecht, Amersfoort, Arnhem en Nijmegen zijn primair gericht op de verhuur van de woningen en de verbetering van de leefbaarheid in die regio’s. Het centrale ontmoetingspunt van de organisatie is het Huis van Portaal in Utrecht. Portaal is een ambitieuze woningcorporatie. We bouwen, beheren en renoveren woningen, en zetten ook een stap verder. We dragen bij aan goed samenleven in de wijken. Dat doen we door ons in te zetten voor inclusieve buurten en verduurzaming van onze woningen. Daar worden onze huurders uiteindelijk beter van.

**Projectomschrijving**
Tijdelijke ondersteuning Officemanagement – focus op agendabeheer & administratieve werkzaamheden. Voor onze afdeling Officemanagement zoeken we tijdelijk versterking. We zoeken een ervaren Management Assistent die snel kan schakelen, vooruitdenkt, overzicht houdt en zelfstandig werkt. Je ondersteunt drie managers: de manager Inkoop & Facilitair, de manager Administratie (Finance) en de manager Control. De werkzaamheden bestaan voornamelijk uit agenda- en emailbeheer naast uitvoer van lichte administratieve taken zoals het boeken van facturen en organiseren van bijeenkomsten. Deze positie komt tijdelijk vrij vanwege ziekte. Omdat onduidelijk is hoe het herstel zich ontwikkelt, zoeken we iemand die flexibel is en mogelijk langer beschikbaar.

**Wat ga je doen?**
– Je beheert de agenda’s van drie managers en zorgt dat afspraken, reis & werktijd goed gepland, afgestemd en voorbereid in de agenda’s staat.
– Je ondersteunt de managers bij het afhandelen van e-mails.
– Je voert lichte administratieve taken uit, zoals het verwerken van documenten, facturen en bijhouden van overzichten.
– Je helpt bij het voorbereiden van vergaderingen of bijeenkomsten en zorgt dat benodigde stukken tijdig beschikbaar zijn.
– Je springt bij waar nodig is in het kernteam en denkt mee over praktische oplossingen.

LET OP: Het is voor onze opdrachtgever noodzakelijk dat je aan al de gestelde functie-eisen kunt voldoen. Dit moet overtuigend blijken uit je CV. Alleen dan is reageren op deze opdracht zinvol.

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.