Medewerker Secretariaat Examencommissies Leiden • Hoofdgebouw Hogeschool Leiden

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Als medewerker secretariaat examencommissies draag jij bij aan het afgeven van een waardevol diploma aan onze studenten.

Wat ga je doen als Medewerker Secretariaat Examencommissies
Als medewerker van het secretariaat van de examencommissies ben jij de onmisbare schakel die zorgt dat alles achter de schermen op rolletjes loopt. Dankzij jouw zorgvuldigheid, overzicht en goede samenwerking met commissieleden en collega’s verlopen alle administratieve en organisatorische processen soepel. Concreet betekent het dat jij:

• de vergaderingen van de examencommissie voorbereidt en organiseert – van het opstellen van agenda’s tot het verzamelen van vergaderstukken;
• notuleert tijdens vergaderingen en zorgt dat besluiten helder en correct worden vastgelegd;
• conceptbesluiten opstelt voor studentenverzoeken, bijvoorbeeld bij vrijstellingen of toetsvoorzieningen;
• acties opvolgt die voortkomen uit de vergaderingen en zorgt dat alle betrokkenen goed geïnformeerd zijn;
• administratieve ondersteuning biedt bij het proces rondom het bindend studieadvies;
• de mailbox en post beheert en ervoor zorgt dat vragen tijdig, duidelijk en vriendelijk worden afgehandeld;
• regie hebt op het proces rondom de uitgifte van getuigschriften een scherp oog houdt voor kwaliteit en consistentie in alle processen – en verbetervoorstellen aandraagt als iets slimmer of efficiënter kan.

Meer weten over het werk van de examencommissie? !

Jouw werkplek
Je komt terecht in het team Secretariaat Examencommissies, een hecht en betrokken team van negen collega’s. Samen zorgen jullie ervoor dat de examencommissies hun werk goed kunnen doen en dat alle administratieve en organisatorische processen zorgvuldig verlopen. Je werkt daarbij nauw samen met de leden van de examencommissies én met collega’s uit de dienst Onderwijs, Onderzoek & Studentzaken (OO&S).

De dienst OO&S bestaat uit zeven teams: Onderwijs & Onderzoek, Studentinschrijving, Studievoortgangsadministratie, Toetsorganisatie, Secretariaat Examencommissies, Student Support en het Mediacentrum. Binnen deze dienst komen beleid en uitvoering samen. Als betrouwbare partner van de faculteiten, andere diensten en het College van Bestuur dragen we bij aan een goed functionerende hogeschool.

Wat we jou bieden als Medewerker Secretariaat Examencommissies
Bij ons draait het om jouw werkplezier en ontwikkeling. Daarom bieden we jou:

• een bruto maandsalaris tussen de € 3.311,92 en € 4.376,46 (op basis van een fulltime dienstverband, schaal 8, cao-hbo);
• een dienstverband van 30 tot 32 uur per week, voor de duur van één jaar met uitzicht op verlenging;
• een uitgebreide vakantieregeling om een gezonde werk-privébalans te ondersteunen;
• 45 duurzame inzetbaarheidsuren per jaar bij een fulltime dienstverband;
• 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering;
• de keuze afhankelijk van de woon-werkafstand voor een NS Businesscard of reiskostenvergoeding;
• een gunstige pensioenregeling via ABP, collectieve ziektekostenverzekering en (betaald) ouderschapsverlof;
• diverse cursussen via ons loopbaan- en vitaliteitsplatform.

Wil je meer weten? Lees via deze link meer over onze arbeidsvoorwaarden.

Over Hogeschool Leiden
Wat voor onze studenten geldt, geldt ook voor onze medewerkers: we zien wie je bent. En we gaan met je in gesprek over wat jij nodig hebt om prettig te werken en je te blijven ontwikkelen als professional. We geloven dat een persoonlijke benadering het verschil maakt. Hier kennen en helpen we elkaar als dat nodig is. Of je nu docent bent, onderzoeker of medewerker bij een van onze diensten.

Samen met onze studenten en partners in het werkveld zijn we één samenhangend netwerk. Met praktijkgericht onderzoek en onderwijs dragen we allemaal bij aan de ontwikkeling van onze studenten, onze organisatie en de maatschappij. We willen een leergemeenschap zijn waar diversiteit wordt gezien als kracht en waar we met elkaar inclusie bevorderen.
Hogeschool Leiden. Gezien en gehoord.

Wat je meebrengt als Medewerker Secretariaat Examencommissies
Je voelt je thuis in een onderwijsomgeving waar zorgvuldigheid en helderheid centraal staan. Je communiceert duidelijk, past je taalgebruik aan de formele context aan en volgt richtlijnen van de examencommissie zorgvuldig op. Met jouw ICT-vaardigheden en gevoel voor kwaliteit laat je processen rond vergaderingen, studieadviezen en getuigschriften soepel verlopen. Daarnaast beschik je over:

• hbo-werk- en denkniveau;
• ervaring met administratieve ondersteuning;
• correct en helder kunnen schrijven in een formele onderwijscontext;
• pré: kennis van of ervaring binnen het hoger onderwijs, bij voorkeur met onderwijslogistieke processen.

Is je interesse gewekt?
Solliciteer dan via de sollicitatieknop vóór 26 november 2025. Voor meer informatie kun je contact opnemen met Vera Valentijn, Manager Onderwijsondersteuning & Studentinschrijving, via , of per e-mail: via de button "Solliciteer nu" op deze pagina..

Goed om te weten:

• de sollicitatiegesprekken zijn gepland op 3 december 2025;
• de interne/externe sollicitatieprocedure loopt tegelijk. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang;
• een online screening en referentiecheck kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces;
• voordat je bij ons in dienst komt, lever je een recente Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan;
• werk je bij een bureau en wil je een kandidaat voorstellen voor deze vacature bij Hogeschool Leiden? Bedankt, maar hier gaan we niet op in. We werven onze nieuwe collega graag zelf.