Management Assistent 36u/w Royal Schiphol Group Schiphol-Rijk • Royal Schiphol Group

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Standplaats: SCHIPHOL
Duur: 01-12-2025 - 30-06-2026
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 18-11-2025

Voor de Royal Schiphol Group zijn we op zoek naar een Management Assistant:
Connecting your world
Als Management Assistant voor de MT-leden binnen Schiphol, zorg je voor een adequate ondersteuning van het management team van de afdeling Finance. In deze rol ben je verantwoordelijk voor:
• Proactieve ondersteuning in het agendabeheer van management team leden;
• Secretariële taken zoals het organiseren van teambijeenkomsten, trainingen en evenementen en (in overleg) overige administratieve taken;
• Het uitvoeren van diverse ondersteunende (ad hoc) werkzaamheden, zoals het voorbereiden van presentaties en afspraken, organiseren van dienstreizen;
• Je fungeert als back-up van de Assistant van de Director Finance en ondersteunt indirect waar nodig bij diverse administratieve en organisatorische taken

• De onboarding van nieuwe collega’s (bijv. het aanvragen van passen voor nieuwe medewerkers, assistentie verlenen aan de inhurende manager om een soepel proces te garanderen);
• Ontzorgen is hier het sleutelwoord;
• Tevens ben jij het centrale aanspreekpunt voor alle interne en externe contacten en weet je zelfstandig vragen en verzoeken op te pakken en op te volgen.

In deze dynamische rol als Management Assistant krijg je de kans om intensief samen te werken met collega's binnen én buiten de afdeling. Je kunt jouw creativiteit en organisatietalent volop benutten, met veel ruimte voor eigen inbreng bij het opzetten en coördineren van bijvoorbeeld teamevents. Bovendien biedt deze functie je een steile leercurve, waarin je snel nieuwe vaardigheden ontwikkelt en groeit in je professionaliteit.

You've got this
• Jij bent professioneel in het ontzorgen van de manager(s) voor wie je werkt en doet dit op proactieve wijze.
• Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk in het Nederlands en redelijk goed in het Engels.
• Je hebt een gave om sfeer aan te voelen en gaat hier op een juiste, integere manier mee om.
• Je bent een belangrijke motor en de smeerolie voor het draaiende houden van de hele afdeling.
• Je maakt het bespreekbaar als emoties oplopen, maar durft ook mensen aan te spreken of hun gedrag te spiegelen.
• Je helpt collega’s graag, je bent oplossingsgericht en creatief, maar je weet ook prioriteiten te stellen aan je eigen werkzaamheden.
• Daarnaast ben je een echte teamspeler, want je bent ook onderdeel van een team samen met andere Management Assistants bij Schiphol Finance.

• Je bent proactief en zelfstandig, waardoor je jouw manager(s) werk uit handen neemt. Jij weet tijdig urgente zaken te signaleren en je manager hierop te attenderen. Daar waar nodig pak je dingen proactief op.

• Je staat stevig in je schoenen en bent in staat om onder druk te werken. Jij hebt hier lol in en vind je baan daarom zo leuk!

En verder?
Ervaring met Microsoft 365 is belangrijk voor het gebruik van applicaties als PowerPoint, Excel, Word, Outlook, Sharepoint en Teams. Daarnaast heb je minimaal MBO/HBO werk- en denkniveau. Tenslotte ben je flexibel, stressbestendig en je houdt van een dynamische werkomgeving.

Praktische info
Voor deze rol wordt verwacht dat je, ivm met het inwerken, vooral in het begin van de opdracht vaak op kantoor bent. Verder staan de gesprekken gepland voor dinsdag 25 november en woensdag 26 november. Houdt hier alvast rekening mee.

Aanvullende informatie (1):
• Een kandidaat mag niet bij meerdere aanvragen tegelijkertijd aangeboden worden.
Aanvullende informatie (2):
• Gelieve de motivatie (ook) in het CV toevoegen.
• CV & Motivatie geschreven naar de opdracht, graag in het Nederlands aanleveren en in PDF-format.
• Grootte CV dient maximaal 1500 KB te zijn.
• Belangrijk: Zorg dat de kandidaat informatie volledig is ingevuld
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de (Schiphol) cao. Deze inzet valt in schaal 8 van de Schiphol cao.
• Voor deze opdracht binnen Schiphol is een VOG een vereiste (kosten van €33,85 zijn voor rekening van de leverancier/ondernemer). De startdatum wordt pas besproken na ontvangst van de VOG bij Magnit.
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
• Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van deze specifieke klant. Bent u niet bekend met deze voorwaarden kunt u die opvragen bij de verantwoordelijke recruiter.

Functie-eisen:
Je hebt minimaal MBO/HBO werk- en denkniveau.
Ervaring met Microsoft 365 is belangrijk voor het gebruik van applicaties als PowerPoint, Excel, Word, Outlook, Sharepoint en Teams.
Voor deze opdracht binnen Schiphol is een VOG een vereiste.
De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
Voor deze rol wordt verwacht dat je, ivm met het inwerken, vooral in het begin van de opdracht vaak op kantoor bent.

Wensen:
Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk in het Nederlands en redelijk goed in het Engels.
Ervaring met Microsoft 365 is belangrijk voor het gebruik van applicaties als PowerPoint, Excel, Word, Outlook, Sharepoint en Teams.
Daarnaast heb je minimaal MBO/HBO werk- en denkniveau.