Projectopdracht Analyse, Doorontwikkeling en Coaching Servicedesk Veldhoven • FlexIntens Werving, Selectie & Detachering

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor de gemeente Veldhoven is FlexIntens op zoek naar een Projectopdracht – Analyse, Doorontwikkeling en Coaching Servicedesk voor 36 uur per week.

De gemeente Veldhoven zoekt een ervaren ICT-professional met expertise in servicedeskmanagement, procesverbetering en teamcoaching.
De Servicedesk vormt het eerste aanspreekpunt voor alle medewerkers bij ICT-gerelateerde vragen, storingen en aanvragen. De kwaliteit van deze dienstverlening bepaalt in hoge mate de tevredenheid, continuïteit en productiviteit van de organisatie.

De afgelopen jaren is de werkwijze van de Servicedesk organisch gegroeid. Er is sprake van een hoge werkdruk, versnipperde registratie, overlappende taken en onduidelijkheid over de grenzen tussen 1e, 2e en 3e lijns ondersteuning.
Tegelijkertijd vraagt de verdere digitalisering (M365/E5, Copilot, IAM, selfserviceportalen) en het hybride werken om een herpositionering van de Servicedesk.

De opdracht richt zich op analyse, doorontwikkeling en coaching van de Servicedesk, zodat deze zich kan ontwikkelen tot een moderne, klantgerichte en datagedreven ICT-ondersteuning.

Doelstellingen:

• In kaart brengen van de huidige werkwijze, processen, rollen en werkdruk binnen de Servicedesk.
• Analyseren van de kwaliteit van dienstverlening, klanttevredenheid en samenwerking met 2e/3e lijns ondersteuning.
• Benoemen van knelpunten en verbeterkansen in processen, communicatie, taakverdeling en kennisborging.
• Ontwikkelen van een toekomstgericht verbeterplan en visie op de rol van de Servicedesk binnen team Informatisering. Daarbij een goede samenwerking en afstemming zoeken met o.a. systeembeheer (incl inhuurkracht), IT-servicepartner en functioneel beheerder M365.
• Actieve coaching op de werkvloer gericht op klantgericht handelen, eigenaarschap en samenwerking.

Taken en verantwoordelijkheden

• Uitvoeren van een nulmeting van processen, registraties en werkverdeling binnen de Servicedesk.
• Analyseren van ticketstromen, doorlooptijden, klanttevredenheid en heropeningsratio’s.
• Voeren van interviews met medewerkers, functioneel beheerders, systeembeheerders en gebruikers.
• Begeleiden en coachen van Servicedeskmedewerkers op houding, communicatie, samenwerking en eigenaarschap.
• Formuleren van een toekomstvisie en een SMART verbeterplan met prioriteiten, tijdlijn en benodigde middelen.
• Adviseren over optimalisatie van processen, kennismanagement en tooling (bijv. selfservice, dashboarding).
• Presenteren van bevindingen en plan van aanpak aan team Informatisering en management.

Verantwoordelijkheden

• Objectieve en goed onderbouwde analyse van de huidige situatie.
• Zorgen voor draagvlak en eigenaarschap bij Servicedeskmedewerkers.
• Afstemming en samenwerking met functioneel beheer, systeembeheer en informatiebeveiliging.
• Vertaling van inzichten naar praktisch toepasbare verbeteracties.
• Bevorderen van een lerende en klantgerichte Servicedeskcultuur.

Verwachte resultaten

• Analyse huidige situatie – overzicht van processen, rollen, werkdruk en knelpunten.
• Coaching on the job – directe gedragsverbetering en versterkte samenwerking binnen het team.
• Toekomstbeeld & verbeterplan – visie, prioriteiten, KPI’s en concreet plan van aanpak voor verdere professionalisering van de Servicedesk.

De gemeente zoekt een ervaren Servicedesk- of ICT-servicemanager / teamcoach met een scherp analytisch vermogen en ervaring in procesoptimalisatie binnen ICT-dienstverlening.
De kandidaat weet techniek, mens en proces met elkaar te verbinden en beschikt over sterke coachings- en veranderkundige vaardigheden.

Hij/zij kan de huidige werkwijze objectief beoordelen, verbeterpunten benoemen en deze vertalen naar een realistisch verbeterplan. Tegelijkertijd is de kandidaat zichtbaar op de werkvloer en weet medewerkers te inspireren en begeleiden naar eigenaarschap en klantgericht handelen.

De kandidaat beschikt over:

• Minimaal 5 jaar ervaring in ICT-servicemanagement of Servicedeskcoaching.
• Kennis van ITIL-processen, klantgericht werken en continu verbeteren.
• Ervaring met coaching on the job en veranderaanpak binnen operationele teams.
• Inzicht in Microsoft 365, selfserviceportalen en tickettools (zoals TOPdesk).
• Sterke communicatieve en verbindende vaardigheden.

Gevraagd

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Minimaal 5 jaar ervaring in ICT-servicemanagement of Servicedeskcoaching.
2. Kennis van ITIL-processen, klantgericht werken en continu verbeteren.
3. Ervaring met coaching on the job en veranderaanpak binnen operationele teams.
4. Inzicht in Microsoft 365, selfserviceportalen en tickettools (zoals TOPdesk).
5. Sterke communicatieve en verbindende vaardigheden.
6. Deze functie is niet geschikt voor een zzp'er.

Wensen:

1. HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in de richting van:
   • Informatica
   • Communicatie & ICT
   • Bedrijfskunde of Organisatieontwikkeling
2. Certificering in ITIL, Coaching, Lean/Continu Verbeteren of Prince2 is een pré.
3. Minimaal 3 jaar en bij voorkeur meer dan 5 jaar relevante ervaring binnen ICT-servicemanagement, operationeel teamleiderschap of coaching in een ICT-omgeving.
4. Ervaring met analyse van processen, werkdruk en teamdynamiek.
5. Aantoonbare ervaring met verbetertrajecten en verandermanagement binnen ICT-teams.

Aanbod

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: voor elke opdracht is het beheersen van de Nederlandse taal verplicht.

Waar je gaat werken