Projectsecretaris -Vernieuwing Van Brienenoordbrug Utrecht • Masters in Public

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Wij werken dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Wij zijn op zoek naar een Projectsecretaris voor het project Vernieuwen van Brienenoordbrug. Dit is een groot renovatieproject dat aan de vooravond staat van aanbesteding van de onderliggende 4 contracten. Als Projectsecretaris geef je hands-on leiding aan (de werkzaamheden van) het secretariaat en ben je het centrale aanspreekpunt van het projectsecretariaat. Je bent verantwoordelijk voor het uitvoeren van de werkzaamheden van het secretariaat en mogelijk geef je leiding aan eventuele projectondersteuners daarbinnen in de toekomst.

Als Projectsecretaris ben je verantwoordelijk voor:

• Algemene secretariële ondersteuning van het projectteam
• Coördineren, voorbereiden, en verslagleggen van diverse (directie) overleggen en bijeenkomsten, inclusief het agenda beheer
• (Mede) vormgeven en (mede) uitvoeren van projectbeheersprocessen waar het secretariaat een belangrijke rol in speelt, waaronder capaciteitsmanagement en organisatorische processen, informatiestromen (briefverkeer) en documentbeheer, (Light) inkoopproces voor het project, voortgangsrapportages voor de opdrachtgever

De opdracht (projectondersteuning cq. invulling van de taken van het projectsecretariaat) wordt naar tevredenheid van het projectteam uitgevoerd.

Als Projectsecretaris heb je onder andere de volgende taken:

• Zelfstandig en proactief uitvoeren van diverse /project ondersteunende werkzaamheden (administratieve, secretarieel en informatievoorziening) om het team te ontlasten en ontzorgen
• Bewaken, ordenen en vastleggen van de processen rondom het projectsecretariaat
• Organiseren, begeleiden en notuleren van (complexe) overleggen en najagen van de hieruit voortkomende acties en het bewaken van de raakvlakken hiertussen
• Indien gewenst het tegenlezen van documenten op taal/grammatica
• Verzorgen van teambuildingsactiviteiten
• Verzorgen van kaarten en of attenties voor verjaardagen, jubilea, geboortes en ziekte
• Verzorgen van (uitgaande) post, etc
• Opstellen en bijhouden van project specifieke documenten: vakantieplanning, organogram, checklist nieuwe medewerkers etc
• Archivering van correspondentie, producten, verslagen, etc. in SharePoint Online en Relatics
• Het onderhouden van contacten met interne en externe betrokkenen en proactief reageren op vragen, zoveel mogelijk zelfstandig af te handelen

Je geeft leiding maar opereert wel zelfstandig in je functie.

De ideale kandidaat heeft de volgende competenties:

• Communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk
• Ondernemend en creatief
• Hands-on, je bent er niet vies van om zelf de gaten dicht te lopen
• Je werkt gestructureerd en georganiseerd
• Je werk goed zelfstandig en goed samen met een divers team
• Detailgericht, accuraat
• Proactief en oplossingsgericht
• Flexibel en je kan snel schakelen
• Je denkt tactisch en systematisch en kunt prioriteiten stellen
• Je hebt inzicht in bestuurlijke verhoudingen