Projectsecretaris -Vernieuwing Van Brienenoordbrug Utrecht • OverheidZZP

In het kort: Je gaat als Projectsecretaris het projectsecretariaat van de Vernieuwing van de Brienenoordbrug leiden, waarbij je verantwoordelijk bent voor secretariële ondersteuning, coördinatie van overleggen en het optimaliseren van projectprocessen.

LET OP:
– Detachering; Loondienst optie tot verlenging; 6x 12 maanden
– Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis, komt de kandidaat niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarna wordt er beoordeeld op diverse wensen. In de aanbieding van de kandidaten moeten eisen en wensen: plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden;
– Let op! Vanwege AVG heeft Rijkswaterstaat expliciete voorwaarden gesteld voor het aanbieden van CV’s! Zie onderaan.

Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving
Het project Vernieuwen van Brienenoordbrug is een groot renovatieproject dat aan de vooravond staat van aanbesteding van de onderliggende 4 contracten. Voor dit project wordt een RWS projectorganisatie opgebouwd. In het hart van die organisatie staat het projectsecretariaat. De Projectsecretaris geeft hands-on leiding aan (de werkzaamheden van) het secretariaat. Naast de uitvoering van reguliere taken verwachten we dat je proactief inspeelt op wat het projectteam nodig heeft en denk je mee over de manier waarop je werkzaamheden makkelijker, sneller, efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Bovendien ben je secretaris/aanspreekpunt voor een aantal project overstijgende overleggen, zoals het IPM-overleg, het Opdrachtgevers overleg en overkoepelende raakvlak overleggen.

Als Projectsecretaris ben je de spin in het web van het projectteam, de verbindende factor. Je bent het centrale aanspreekpunt van het projectsecretariaat en verantwoordelijk voor het uitvoeren van de werkzaamheden van het secretariaat. Je geeft mogelijk leiding aan eventuele projectondersteuners daarbinnen in de toekomst.

Het secretariaat is verantwoordelijk voor:
– Algemene secretariële ondersteuning van het projectteam;
– Coördineren, voorbereiden, en verslagleggen van diverse (directie) overleggen en bijeenkomsten, inclusief het agenda beheer;
– (Mede) vormgeven en (mede) uitvoeren van projectbeheersprocessen waar het secretariaat een belangrijke rol in speelt, waaronder:
– Capaciteitsmanagement en organisatorische processen;
– Informatiestromen (briefverkeer) en documentbeheer;
– (Light) inkoopproces voor het project;
– Voortgangsrapportages voor de opdrachtgever.

Resultaat opdracht
De opdracht (projectondersteuning cq. invulling van de taken van het projectsecretariaat) wordt naar tevredenheid van het projectteam uitgevoerd.

De Projectsecretaris heeft o.a. de volgende taken:
– Het zelfstandig en proactief uitvoeren van diverse /project ondersteunende werkzaamheden (administratieve, secretarieel en informatievoorziening) om het team te ontlasten en ontzorgen.
– Bewaken, ordenen en vastleggen van de processen rondom het projectsecretariaat.
– Organiseren, begeleiden en notuleren van (complexe) overleggen en najagen van de hieruit voortkomende acties en het bewaken van de raakvlakken hiertussen.
– Indien gewenst het tegenlezen van documenten op taal/grammatica.
– Verzorgen van teambuildingsactiviteiten.
– Verzorgen van kaarten en of attenties voor verjaardagen, jubilea, geboortes en ziekte.
– Verzorgen van (uitgaande) post, etc.
– Opstellen en bijhouden van project specifieke documenten: vakantieplanning, organogram, checklist nieuwe medewerkers etc.
– Archivering van correspondentie, producten, verslagen, etc. in SharePoint Online en Relatics.
– Het onderhouden van contacten met interne en externe betrokkenen en proactief reageren op vragen, zoveel mogelijk zelfstandig af te handelen.

Leiding en toezicht
Ja maar je opereert wel zelfstandig in je functie.

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.