Management Assistent Rotterdam • Masters in Public

Als Management Assistant bij Schiphol ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van het management team van de afdeling Finance. Je bent de verbindende schakel binnen de organisatie en speelt een cruciale rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden.

• Proactieve ondersteuning in het agendabeheer van management team leden.
• Uitvoeren van secretariële taken zoals het organiseren van teambijeenkomsten, trainingen en evenementen en (in overleg) overige administratieve taken.
• Uitvoeren van diverse ondersteunende (ad hoc) werkzaamheden, zoals het voorbereiden van presentaties en afspraken, organiseren van dienstreizen.
• Functie als back-up van de Assistant van de Director Finance en ondersteunt indirect waar nodig bij diverse administratieve en organisatorische taken.
• Onboarding van nieuwe collega’s (bijv. het aanvragen van passen voor nieuwe medewerkers, assistentie verlenen aan de inhurende manager om een soepel proces te garanderen).
• Centrale aanspreekpunt voor alle interne en externe contacten en zelfstandig opvolgen van vragen en verzoeken.

In deze dynamische rol als Management Assistant krijg je de kans om intensief samen te werken met collega’s binnen én buiten de afdeling. Je kunt jouw creativiteit en organisatietalent volop benutten, met veel ruimte voor eigen inbreng bij het opzetten en coördineren van bijvoorbeeld teamevents. Bovendien biedt deze functie je een steile leercurve, waarin je snel nieuwe vaardigheden ontwikkelt en groeit in je professionaliteit.

• Professioneel in het ontzorgen van de manager(s) voor wie je werkt en doet dit op proactieve wijze.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk in het Nederlands en redelijk goed in het Engels.
• Heeft een gave om sfeer aan te voelen en gaat hier op een juiste, integere manier mee om.
• Belangrijke motor en de smeerolie voor het draaiende houden van de hele afdeling.
• Maakt het bespreekbaar als emoties oplopen, maar durft ook mensen aan te spreken of hun gedrag te spiegelen.
• Helpt collega’s graag, is oplossingsgericht en creatief, maar weet ook prioriteiten te stellen aan eigen werkzaamheden.
• Echte teamspeler, want je bent ook onderdeel van een team samen met andere Management Assistants bij Schiphol Finance.
• Proactief en zelfstandig, waardoor je jouw manager(s) werk uit handen neemt. Jij weet tijdig urgente zaken te signaleren en je manager hierop te attenderen. Daar waar nodig pak je dingen proactief op. Je staat stevig in je schoenen en bent in staat om onder druk te werken.