Programmasecretaris Utrecht • Xstate

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Als Programmasecretaris ben jij de spin in het web die programma’s laat draaien. Jij brengt structuur, overzicht en verbinding in de uitvoering én zorgt dat plannen werkelijkheid worden.

Je werkt aan thema’s die ertoe doen: duurzaamheid, wonen, mobiliteit, digitalisering of organisatieontwikkeling. Wat de inhoud ook is, jij zorgt ervoor dat de programmamanager en projectteams hun doelen bereiken.

In jouw rol als Programmasecretaris ondersteun je programmamanagers bij het aansturen, organiseren en monitoren van meerdere projecten tegelijk. Jij bent de schakel tussen strategie en uitvoering, en weet wat er speelt binnen het programma én in de organisatie eromheen.

• Ondersteunen van de programmamanager bij de voorbereiding, uitvoering en voortgang van programma’s.
• Bewaken van planning, budget en rapportages op programmaniveau.
• Voorbereiden van overleggen, opstellen van notulen, besluitenlijsten en actielijsten.
• Verzamelen, analyseren en presenteren van informatie voor bestuurlijke besluitvorming.
• Signaleren van risico’s, knelpunten en kansen binnen het programma.
• Verbeteren van processen en structuren, bijvoorbeeld bij de inrichting van een Programma Management Office (PMO).
• Versterken van samenwerking en kennisdeling tussen projecten en teams.

Gevraagd

• Een afgeronde hbo- of wo-opleiding — bijvoorbeeld in bestuurskunde, bedrijfskunde, communicatie of een vergelijkbare richting.
• Minimaal 1 jaar ervaring als programmasecretaris, projectsecretaris of projectondersteuner
• Kennis van project- en programmamanagementmethodieken (zoals Prince2, IPMA-D of MSP).
• Vaardig in MS 365 en digitale samenwerkingstools.
• Analytisch sterk, communicatief vaardig en gestructureerd in je werk.
• Je voelt je thuis in een dynamische, bestuurlijke omgeving.
• En vooral: je bent bevlogen, samenwerkingsgericht en altijd op zoek naar verbetering.

Aanbod

✅ Een salaris tussen €3.171,00 en €5.519,00 bruto per maand (schaal 8–10, Cao Gemeenten, bij fulltime )
✅ Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05%, dat je kunt inzetten voor extra salaris, verlof of opleidingen
✅ Een jaarcontract bij Xstate met uitzicht op een vast dienstverband bij de opdrachtgever
✅ Flexibel en hybride werken, met vrijheid om je uren en werklocatie zelf te bepalen
✅ Ruime ontwikkelingsmogelijkheden via coaching, trainingen en leergangen
✅ Een goede werk-privébalans en een collegiale werkomgeving waarin samenwerking centraal staat
✅ Een betekenisvolle functie van 32–36 uur per week

Heb je vragen? Neem gerust contact op met Amin Aabis (Lead Recruiter) via de button "Solliciteer nu" op deze pagina. of , of solliciteer direct via de knop hieronder. Wij nemen binnen één werkdag contact met je op.

Fluency in Dutch is required for this position.

Waar je gaat werken

Als programmasecretaris binnen de publieke sector word je gedetacheerd via Xstate bij een gemeente in jouw regio. Daar werk je samen met collega’s die net als jij betrokken, nauwkeurig en verbindend zijn. De sfeer is informeel, de lijnen zijn kort en er is volop ruimte voor initiatief en eigen inbreng.

Je ondersteunt programma’s die bijdragen aan maatschappelijke opgaven. Bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid, gebiedsontwikkeling, ruimte of energietransitie. Je werkt in nauwe samenwerking met programmamanagers, projectleiders en beleidsmedewerkers, en zorgt dat afspraken, planning en communicatie soepel verlopen.