Directiesecretaris VTH / teamleider officemanagement Utrecht • FlexIntens Werving, Selectie & Detachering

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Korte beschrijving
Speelveld Utrecht heeft jou nodig! Leiderschap tonen, verbinding creëren en koers houden in een dynamische omgeving dat is waar jij energie van krijgt. Als teamleider officemanagement geef je richting aan een team dat het management ontzorgt en de organisatie draaiende houdt. Je bent tevens de rechterhand voor de directeur en het MT en spil in de samenwerking binnen VTH (Vergunningen, Toezicht en Handhaving). Een functie waarin jouw inzicht, daadkracht en oog voor mensen samenkomen om écht iets te betekenen: voor je collegas én voor Utrecht. Ben jij op zoek naar een afwisselende en dynamische functie, lees dan snel verder!

Opdrachtomschrijving (de taken):
Je geeft leiding aan team Officemanagement (10 medewerkers). Als teamleider officemanagement speel je een cruciale rol bij het leiden van het team officemanagement. Je bent de drijvende kracht achter voortdurende verbeteringen binnen het team en geeft op een directe, coachende en ondersteunende manier leiding. Het creëren van een positieve werkcultuur en een stimulerende werkomgeving staat centraal in jouw rol. Je moedigt niet alleen de individuele groei van medewerkers aan, maar ook de ontwikkeling van het team als geheel. Dit bereik je onder andere door het voeren van constructieve FIT-gesprekken en bilaterale overleggen.
Je werkt nauw samen met de afdelingsmanager en zorgt voor een integrale aanpak en afstemming met andere teams binnen VTH. Als directiesecretaris ben je het centrale aanspreekpunt voor het management en hét gezicht van het organisatieonderdeel Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH). Je coördineert tactische en strategische vraagstukken binnen de organisatie en houdt toezicht op de voortgang. Je bent onderdeel van het MT-VTH en verzorgt de agenda en actie- en besluitenlijst van het wekelijks overleg.
Als sparringpartner van het managementteam en de directeur VTH ben je in staat om vragen en opdrachten te coördineren, uit te zetten en te bewaken wat bijdraagt aan een soepele bedrijfsvoering.

Jij hebt/bent:

• Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar werkervaring als leidinggevende, bij voorkeur meer jaren.
• Minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaris of andere coördinerende werkzaamheden op strategisch niveau, bij voorkeur meer jaren.

Verder herken je je in de volgende competenties:

• Analytisch vermogen: Je kunt op een tactisch niveau hoofdzaken van bijzaken onderscheiden. Dit houdt in dat je in staat bent om complexe situaties te ontleden in begrijpelijke delen, relevante informatie te identificeren en verbanden te leggen tussen verschillende factoren. Je neemt verschillende perspectieven in overweging om tot goed doordachte beslissingen te komen.
• Plannen en organiseren: Je geeft prioriteit aan taken op basis van urgentie en maakt optimaal gebruik van beschikbare tijd om taken uit te voeren. Je bent systematisch en gestructureerd in het aanpakken van taken en projecten en communiceert duidelijk over verwachtingen.
• Bestuurlijk sensitief: Je bent je bewust van de belangen en posities van verschillende belanghebbenden binnen de organisatie en toont begrip voor besluitvormingsprocessen binnen de organisatie. Ook kan je informatie en voorstellen presenteren op een manier die aansluiten bij de (politiek) bestuurlijke context.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zon inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Gevraagd

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Je beschikt over minimaal hbo werk en denk niveau
2. Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als leidinggevende
3. Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaris of andere coördinerende werkzaamheden op strategisch niveau
4. Ik bevestig dat ik de bovenstaande vragen naar waarheid heb ingevuld:

Wensen:

1. Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als leidinggevende
2. Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaris of andere coördinerende werkzaamheden op strategisch niveau
3. Geef een korte toelichting in welke situatie je leiding hebt gegeven, de context en het team
4. Geef een korte toelichting in welke situatie je coördinerende taken heb gehad, neem hierin de context mee en de onderwerpen die het betrof

Aanbod

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

Waar je gaat werken