Directiesecretaris VTH / teamleider officemanagement Utrecht • ZuidProfs

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Als teamleider officemanagement geef je leiding aan een team van 10 medewerkers dat het management ontzorgt en de organisatie draaiende houdt. Je bent de drijvende kracht achter voortdurende verbeteringen binnen het team en geeft op een directe, coachende en ondersteunende manier leiding. Het creëren van een positieve werkcultuur en een stimulerende werkomgeving staat centraal in jouw rol. Je stimuleert zowel de individuele groei van medewerkers als de ontwikkeling van het team als geheel, onder andere door het voeren van constructieve FIT-gesprekken en bilaterale overleggen.

Je werkt nauw samen met de afdelingsmanager en zorgt voor een integrale aanpak en afstemming met andere teams binnen Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH).

Daarnaast ben je als directiesecretaris het centrale aanspreekpunt voor het management en hét gezicht van het organisatieonderdeel VTH. Je coördineert tactische en strategische vraagstukken binnen de organisatie en houdt toezicht op de voortgang. Je bent onderdeel van het MT-VTH en verzorgt de agenda en actie- en besluitenlijst van het wekelijkse overleg. Als sparringpartner van het managementteam en de directeur VTH coördineer, zet je vragen en opdrachten uit en bewaak je deze, wat bijdraagt aan een soepele bedrijfsvoering.

Opleiding en ervaring

• Minimaal HBO werk- en denkniveau
• Minimaal 3 jaar werkervaring als leidinggevende, bij voorkeur meer
• Minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaris of in andere coördinerende werkzaamheden op strategisch niveau, bij voorkeur meer

Competenties

• Analytisch vermogen: Je kunt op tactisch niveau hoofdzaken van bijzaken onderscheiden, complexe situaties ontleden, relevante informatie identificeren en verbanden leggen. Je neemt verschillende perspectieven mee om goed doordachte beslissingen te nemen.
• Plannen en organiseren: Je geeft prioriteit aan taken op basis van urgentie, maakt optimaal gebruik van beschikbare tijd, werkt systematisch en gestructureerd en communiceert duidelijk over verwachtingen.
• Bestuurlijk sensitief: Je bent je bewust van belangen en posities van verschillende belanghebbenden binnen de organisatie en toont begrip voor besluitvormingsprocessen. Je presenteert informatie en voorstellen passend bij de (politiek) bestuurlijke context.

Gevraagd

Eisen:

1. Je beschikt over minimaal hbo werk en denk niveau
2. Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als leidinggevende
3. Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaris of andere coördinerende werkzaamheden op strategisch niveau
4. Ik bevestig dat ik de bovenstaande vragen naar waarheid heb ingevuld:

Wensen:

• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als leidinggevende
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaris of andere coördinerende werkzaamheden op strategisch niveau
• Geef een korte toelichting in welke situatie je leiding hebt gegeven, de context en het team
• Geef een korte toelichting in welke situatie je coördinerende taken heb gehad, neem hierin de context mee en de onderwerpen die het betrof

Waar je gaat werken

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.