Procesmanager huisvesting culturele instellingen Leiden • Matchd

Vacatureomschrijving

Leiden is uniek: de hoge concentratie van cultuur en historie heeft een grote aantrekkingskracht op jong en oud, zowel in binnen- als buitenland. We brengen bij de huisvesting van culturele instellingen de basis op orde. Daarom maken we geld vrij voor het onderhoud van de gebouwen. Ook maken we afspraken met de instellingen hoe we de huisvesting op peil houden voor de toekomst. We maken onder meer afspraken over een betrokken en professionele aansturing. Daarnaast kijken we naar effectief en efficiënt gebruik van de beschikbare gebouwen en ruimtes (Beleidsakkoord 2022).

Doel

• Per instelling is een maatwerkoplossing gemaakt om toe te groeien naar een financiële gezonde organisatie. Daarbij is een transparant onderscheid gemaakt tussen kosten:
  • Organisatiekosten.
  • Kosten voor het realiseren van beleidsdoelen (culturele programmering).
  • Kosten huisvesting. Die kosten zijn uitgesplitst in:
    • Huurprijs (gemeentelijke verhuurder en overig)
    • evt. leningsaflossing naar gemeente voor verbouwing
    • Gas, water en licht, verzekeringspremies, schoonmaakkosten, onroerendzaakbelastingen en dergelijke\
    • Dagelijkse kosten reparatie en onderhoud
    • Planmatige onderhoud (deel huurder)
    • Inrichtingskosten of vervangingskosten inrichting, zoals vloerbedekking, bureau(s) en specifieke theater of cultuurinrichting.
• Die maatwerkoplossing wordt opgeleverd voor alle culturele instellingen waarmee we op dit moment in gesprek zijn over vastgoed.
• Die maatwerkoplossingen zijn intern (en bestuurlijk) vastgesteld en met de instellingen vastgelegd.
• Die maatwerkoplossingen jagen de instellingen aan om efficiënt gebruik te maken van panden.
• Gebruik maken van best practices: Er zijn ook andere gemeenten met culturele instellingen in historische panden – op welke manier hebben zij het georganiseerd? Betrek dat bij de maatwerkoplossingen.
• Je zorgt voor een heldere rolbeschrijving en werkafspraken tussen de accounthouder van de instelling (collega cultuur), de afdeling vastgoed, finance over de onderlinge afstemming en communicatie richting de instellingen. Deze rolbeschrijving en werkafspraken zijn gezamenlijk met hen opgesteld en intern vastgesteld (MT SO / directieteam gemeente Leiden). Ook zijn deze werkafspraken met de culturele instellingen bevestigd.

Op te leveren producten

• De maatwerkoplossingen met de instellingen – met iedere instelling wordt een afzonderlijke oplossing vastgelegd/getekend.
• Collegebesluit (met evt. Raadsvoorstel) maatwerkoplossingen huisvesting culturele instellingen – het besluit zelf, het doorlopen van het interne besluitvormingsproces (afstemming en ophalen akkoorden) en de externe afstemming (met de culturele instellingen). Eventueel met een presentatie aan college en Raad
• Als de oplossing voor BplusC onverhoopt niet kan meelopen met de totale set aan maatwerkoplossingen is hiervoor nog een afzonderlijk collegebesluit noodzakelijk (inclusief ook het interne besluitvormingsproces en de externe afstemming)
• Een set van afspraken over ‘De regels en rekenmethodiek bij veranderingen in de huisvesting'. Hier is een memo met allerlei praktijkvoorbeelden voor opgesteld die vastgesteld dient te worden in de regiegroep. Als dit ook bestuurlijk geborgd moet worden, wordt hiervoor een collegebesluit opgesteld (evt. als onderdeel van het besluit over de maatwerkoplossingen).
• Borging van de werkwijze. Tussen de culturele instelling, team Cultuur en team Vastgoed zijn goede afspraken gemaakt over de rolverdeling en het uitvoeren van de afspraken uit de maatwerkoplossing.
• Inbreng op het proces kaderbrief:
  • T.b.v. de kaderbrief wordt er een aantal scenario's opgesteld voor het herschikken van middelen binnen de cultuurbegroting. Binnen die scenario's zitten mogelijk ook een of meerdere varianten die van invloed zijn op de culturele instellingen waarmee we nu de maatwerkoplossingen aan het maken zijn. Het is dus van belang om de afstemming hiermee te hebben.
  • De 3.5 ton voor de maatwerkoplossingen uit het beleidsakkoord is het uitgangspunt. Indien er onverhoopt structureel of incidenteel een aanvulling noodzakelijk is, moet dat onderdeel zijn van het bredere proces voor de kaderbrief – onderdeel cultuur.

Aandachtspunten

• Het programma is strategisch van aard en heeft een hoge politieke, financiële en maatschappelijke impact.
• Het is een dynamisch krachtenveld met stevige spelers, zowel intern als extern. Je bent daarom een stevige gesprekspartner.
• De gemeente heeft verschillende rollen – er dient integraal gewerkt te worden met oog voor die verschillende rollen (en belangen), waaronder subsidieverlener en verhuurder.
• Deze extra opgave en de ‘going concern' zijn heel sterk met elkaar verbonden en dienen daarom in nauwe samenwerking plaats te vinden. Dat doe je door proactief de samenwerking te zoeken met de collega's cultuur en vastgoed.
• De inhoudelijk procesmanager kan ondersteund worden door een coördinator op het proces.

Kaders – vastgestelde uitgangspunten vanuit de Raad en het college:

• Beleidsakkoord 2022 gemeente Leiden
• Ontwikkelingsvisie 2030 Leiden, Stad van Ontdekkingen
• Cultuurvisie 2020
• Beleidskader Vastgoed 2015
• Begroting 2023
• Deltaplan Cultuur 2021
• Huisvestingslasten cultuur, Republiq 2020

3 maanden - 20 tot 36 uur per week - 0,56 tot 1 fte

Functie-eisen

• Universitair werk- en denkniveau, aangevuld met een opleiding project, - programma of procesmanagement;
• Minimaal 5 jaar recente en relevante ervaring als procesmanager van complexe strategische projecten bij een gemeente;
• Ervaring op het gebied van huisvesting van culturele instellingen en culturele programmering;
• Je kent de weg binnen een gemeentelijke organisatie en de lokale politieke besluitvorming (college en Raad);
• Ervaring in het samenbrengen van verschillende belangen;
• Je kent de context in Leiden;
• Analytisch vermogen om complexe financiële vraagstukken te kunnen ontrafelen en hiervoor een oplossingsrichting voor te stellen.

Arbeidsvoorwaarden

Bedrijfsomschrijving

Leiden is een geweldige plek om te werken, te studeren, te ondernemen, te wonen en te zijn. Leiden is de Stad van Ontdekkingen, met een prachtige historische binnenstad en een rijke traditie van kennis en cultuur. Onze nieuwe collega stelt de klantvraag centraal, neemt verantwoordelijkheid en is gericht op samenwerking én resultaat. Kwaliteit staat hoog in ons vaandel.Leiden werkt aan een groener, gezonder en duurzamer Leiden en aan een stad met meer betaalbare woningen. De pijlers ‘Internationale kennis' en ‘Historische cultuur' bieden een sterke uitgangspositie. De visie ‘Leiden, Stad van Ontdekkingen' geeft richting aan de samenwerking tussen de gemeente en partners, zoals de Universiteit Leiden, andere kennisinstellingen, bedrijven, instellingen en groepen bewoners.