Arbeidsproductiviteit verhogen? 18 Coaching Vaardigheden

Wat is het doel of wat zijn de doelen van een project? Als leidinggevende moet je dit helder voor ogen hebben. Leg vervolgens de doelen, maar ook de bijbehorende werkprocessen, op een begrijpelijke manier uit aan je medewerkers.

Houd je uitleg zo beknopt mogelijk, ook met het oog op tijd. Gebruik hierbij liever geen jargon, tenzij het jargon al bij iedereen bekend is. Reserveer ook genoeg tijd voor vragen van je medewerkers.

Ruzies op de werkvloer zijn vaak ‘killing’ voor de arbeidsproductiviteit. Leer conflicten dus te beheersen. Belangrijk is dan wel dat je een zo compleet mogelijk beeld krijgt van het conflict. Luister bijvoorbeeld naar alle betrokken partijen en probeer te bemiddelen. Loopt een conflict volledig uit de hand en/of ben je er zelf bij betrokken? Schakel dan een mediator in.

Je weet welke werkzaamheden nodig zijn om een bepaald doel te bereiken. In dit geval is het doel verbetering van arbeidsproductiviteit, maar daaronder liggen vaak nog meer subdoelen.

Een voorbeeld: wat hebben je werknemers nodig om het hoofddoel te bereiken? Dit kan per werknemer verschillen en dat vereist wat maatwerk. Dit maatwerk moet je kunnen leveren zonder de focus op het hoofddoel te verliezen. Bovendien moet je medewerkers ook blijven herinneren aan het hoofddoel, als dat nodig is.

Een empathisch vermogen hebben betekent inlevingsvermogen hebben. Als je werknemer het gevoel krijgt dat je zijn of haar situatie goed begrijpt, dan verbetert vaak ook de onderlinge communicatie. Door je kil en afstandelijk op te stellen, bereik je juist het tegenovergestelde. Menselijkheid tonen is dus heel belangrijk.

Werkt je team of afdeling samen met andere afdelingen? Verdiep je goed in hoe die andere afdelingen werken. Zo krijg je zelf begrip voor hun werkprocessen en besef je ook welke werkprocessen van je eigen medewerkers van invloed zijn op de andere afdelingen. Leg deze invloed duidelijk uit aan je medewerkers en je kweekt wederzijds begrip tussen de afdelingen.

Op een goede manier feedback geven én ontvangen is eveneens belangrijk. Dit zijn de tips over het ‘geven’: uit nooit je kritiek tegenover een medewerker in het openbaar. Regel liever een een-op-een-gesprek. Voor wat het gesprek zelf betreft, kun je allerlei methodes toepassen om feedback te geven.

Een van de methodes is de ‘sandwich-methode’. Je start dan met positieve feedback om vervolgens over te gaan op de negatieve feedback. Afsluiten doe je dan weer met positieve feedback. Op deze manier voorkom je dat de medewerker op een ongemakkelijke of misschien zelfs extreme wijze reageert.

Als manager krijg je zelf ook te maken met kritiek, positief of negatief, van medewerkers en eigen leidinggevenden. Reageer nooit emotioneel op deze kritieken, maar luister er wel goed naar.

Je bedrijf of organisatie moet misschien voldoen aan een bepaalde marktvraag. De beste manier om hiermee om te gaan is door kansen en bedreigingen in kaart te brengen. Dit heet ook wel ‘agile werken’. Deze manier van werken vereist een bepaalde flexibiliteit: als er bepaalde zaken moeten veranderen om een bepaald doel te bereiken, dan moet je flexibel genoeg zijn om die veranderingen ook echt aan te brengen.

Flexibiliteit betekent tegelijkertijd flexibiliteit tegenover je medewerkers. Er kunnen mensen uitvallen door ziekte of ontslag. Misschien geven mensen aan dat de werkdruk te hoog is. Als manager moet je goed op dit soort (onvoorziene) gebeurtenissen inspelen om het hoofddoel alsnog te bereiken.

Goed leiderschap laten zien is cruciaal. Maar let op: het gaat hier niet om leiderschap op basis van angst en dwang, maar om inspirerend leiderschap. Tegenwoordig spreken we zelfs van ‘inclusief leiderschap’. Dit houdt in dat je de unieke zienswijzen en ervaringen van elke medewerker begrijpt en erkent. Ook zorg je ervoor dat al je medewerkers zich gezien, gehoord en ondersteund voelen. Overigens sluiten veel vaardigheden in dit overzicht hierop aan.

Heel belangrijk is ook dat je als leidinggevende integer blijft, wat je ook doet en voor welke uitdaging je ook staat. ‘Leiderschap’ betekent namelijk ook dat je een voorbeeldrol hebt.

Om precies te weten wat er speelt, moet je goed luisteren naar je medewerkers. Vanuit hun kennis en directe praktijkervaring leer je dan welke verbeteringen nodig zijn. Reageer actief op alle input. Sta tegelijkertijd open voor nieuwe ideeën van een werknemer.

Sterker nog: moedig een werknemer aan om zelf met een idee te komen om een probleem op te lossen. Je werknemer voelt zich dan gehoord en krijgt daardoor ook meer zelfvertrouwen en een groter gevoel van verantwoordelijkheid.

Je weet welke motivatietechnieken bestaan om werknemers vooruit te helpen. Ook weet je hoe je werknemers kunt motiveren om het beste uit zichzelf te halen. Stel ook nieuwe groeimogelijkheden voor, zodat werknemers nieuwe kennis en vaardigheden op kunnen doen. Op deze manier blijven zij tevreden en geïnspireerd en dat betekent, direct en indirect, dat de kans op een verhoogde productiviteit toeneemt.

Als manager kun je verschillende taken tegelijkertijd uitvoeren. Je stuurt mensen aan en je overziet vergaderingen en projecten. Door zelf goed overzicht te houden, ontstaat er structuur voor je team. De medewerkers kunnen altijd bij je terecht voor vragen over de voortgang en weten precies wat er (stap voor stap) moet gebeuren. Anders gezegd: meer structuur = meer rust en minder stress.

Soms is een nieuw idee, een nieuw werkproces of een verandering van koers nodig. Hoe dan ook, je wilt een bepaalde verbetering zien en daar moet je je werknemers van overtuigen. Dit doe je het beste door overtuigende argumenten te presenteren.

Overtuigende argumenten zijn argumenten die je werknemers inspireren en motiveren tot een nieuw idee of andere aanpak. Dwang en manipulatie helpen niet: je medewerkers moeten het gevoel krijgen dat ze zelf tot een nieuw of ander inzicht komen. Eigenlijk hoef je ze daar alleen maar in te sturen.

Waar loopt het stroef? Als manager weet je hoe de huidige werkprocessen eruitzien en waar je naar antwoorden moet zoeken. Je gebruikt hiervoor de juiste tools (meten is weten) en je vraagt informatie op bij je medewerkers.

Uiteindelijk weet je ook hoe je een probleem effectief oplost. Vaak ligt die oplossing in het niet harder werken, maar slimmer werken. Hoe efficiënter een werkproces is, hoe groter de kans is dat je werknemers een hogere arbeidsproductiviteit laten zien.

Resultaatgericht coachen betekent dat je oplossingen en antwoorden hebt voor je werknemer of voor de situatie waarin je werknemer zich bevindt. Je geeft misschien een nieuw inzicht of in elk geval iets waar je werknemer verder mee kan om zichzelf of het werk verder te verbeteren. Belangrijk is hier wel dat je het gewenste doel eerst helder in kaart brengt voor je werknemer.

Hoe efficiënter een werkproces, hoe groter de kans op een hogere arbeidsproductiviteit!

Je weet hoe je werkprocessen moet (bij)sturen zodat een product of dienst op tijd klaar is. Maar je weet ook wanneer en hoeveel tijd je moet vrijmaken om naar verbeterpunten te zoeken en die op te lossen. Dit laatste doe je onder meer door tijd vrij te maken voor gesprekken met je medewerkers. Je bespreekt dan hun individuele prestaties en productiviteit. Uit dit soort gesprekken komen vaak (nieuwe) knelpunten aan het licht: die kun je dan, op tijd, bijsturen.

Een tevreden team is een productief team. Een tevreden team is ook een team waarin de medewerkers zich prettig bij elkaar voelen. Het is dan ook geen slecht idee om de band tussen je medewerkers te versterken, bijvoorbeeld zo:

1. Je kunt elke dag, bij wijze van ‘dag-start’, een korte meeting met elkaar houden en doelbewust terugblikken op positieve gebeurtenissen, zoals behaalde prestaties.
2. Organiseer daarnaast regelmatig teamuitjes. Geef jouw medewerkers gelegenheid om (meer) met elkaar in verbinding te raken.

Om de arbeidsproductiviteit van je medewerkers bij te houden en te meten, heb je vaak één of meer technische tools nodig. Denk bijvoorbeeld aan softwareprogramma's of aan fysieke machines. Als manager moet je weten hoe dit soort instrumenten werken. De werking van een tool moet je ook duidelijk kunnen uitleggen aan je medewerkers en dan vooral aan de personen die ook met deze tools moeten werken.

Je werknemer moet zich veilig voelen in de werkomgeving. Die is dan ook eerder geneigd om open te communiceren, bijvoorbeeld over zaken die niet lekker lopen. Stelt je werknemer zich open? Je krijgt dan meer inzicht over wat er verbeterd kan worden. Maar dit betekent wel dat je eerst een goede relatie, en dus vertrouwen, met je werknemer moet opbouwen. Dat doe je door, bijvoorbeeld, zelf ook openheid van zaken te geven.

Hoe meer persoonlijke en professionele ervaring je zelf opdoet, hoe beter je bepaalde knelpunten oplost om de arbeidsproductiviteit te verbeteren. Nogmaals: luister daarom goed naar de feedback van jouw werknemers en van je leidinggevende. Tegelijkertijd kun je ook dit doen:

1. Pas de nodige zelfreflectie toe en wees je bewust van je eigen acties en gedrag.
2. Volg workshops en trainingen om je vaardigheden bij te spijkeren.
3. Overleg regelmatig met andere leidinggevenden: hoe pakken zij bepaalde zaken aan? Welke methodes passen ze toe? Dit kan je inspireren en ook veel leren.

Tot slot: welke vaardigheden passen bij jouw stijl?

Elke manager heeft zo zijn of haar eigen stijl van leidinggeven. Maar om de arbeidsproductiviteit van je werknemers te verhogen zijn bovenstaande vaardigheden in coaching echt onmisbaar. Welke vaardigheden hier zijn nieuw voor jou? Welke passen in je huidige stijl? Wat kun je misschien nog verbeteren? Hopelijk biedt bovenstaand overzicht jou de antwoorden die je zoekt!