Wat doet een Administratief Medewerker?

Wat is een administratief medewerker?

Een administratief medewerker doet de administratie van een bedrijf of organisatie. Ben je administrateur? Je bent dan administratief medewerker, maar je hebt ook een verantwoordelijke rol. Je functie heet dan ‘bedrijfsadministrateur’ of ‘Hoofd Administratie’.

Welke soorten administratief medewerkers zijn er?

Er zijn grofweg vijf soorten administratief medewerkers. Die kun je als specialisaties beschouwen. Bij deze functies horen dan ook verschillende taken. Die geven we hier kort weer.

Financieel administratief medewerker

Je verwerkt vooral financiële gegevens. Denk onder meer aan declaraties, salarisstroken of inkoop- en verkoopfacturen. Ook houd je archieven bij. Afhankelijk van je takenpakket heet je functie ook wel: ‘medewerker bedrijfsadministratie’ of ‘medewerker salarisadministratie’.

Commercieel administratief medewerker

Je ondersteunt de verkoopafdeling van je bedrijf of organisatie. Je helpt zelf klanten en je houdt de gegevens hierover bij. Het invoeren van orders en het organiseren van transport komt ook vaak voor.

Receptionist of telefonist

Je verwerkt gegevens en documenten, maar de nadruk ligt vooral op het contact met mensen. Zo neem je telefoontjes aan en je ontvangt bezoekers (klanten, gasten of leveranciers).

Secretaresse of secretarieel medewerker

Je verwerkt (financiële) gegevens, verzorgt de correspondentie, organiseert vergaderingen en je houdt de agenda bij. Je hebt vaak ook contact met klanten of leveranciers.

Managementassistent

Je ondersteunt het management met verschillende taken. Je verwerkt gegevens en documenten, maar je hebt ook een secretariële en coördinerende rol. Het takenpakket is hier eigenlijk vrij breed.

Taken van een administratief medewerker (algemeen)

Het takenpakket van een administratief medewerker is vaak heel breed. Naast het administreren van gegevens heb je namelijk soms ook taken die bij een secretaresse of receptioniste horen. In dit overzicht vind je dan ook taken die vrij algemeen voorkomen. Uiteindelijk is het mogelijk dat je een mix van taken krijgt bij een bedrijf of organisatie.

Gegevens verzamelen en verwerken

Je controleert en corrigeert gegevens, in documenten of dossiers. Dit zijn bijvoorbeeld klantgegevens (inkoop/verkoop), personeelsgegevens (declaraties, loonstroken, ziekmeldingen) of andere algemene (financiële) gegevens van je bedrijf of organisatie. Meestal gebruik je een computersysteem voor de controle en verwerking van gegevens.

Verslagen en notulen uitwerken

Je schrijft (gesprek)verslagen en werkt notulen uit van vergaderingen. Dit kan een vergadering van het hoger management zijn. De verslagen of notulen stuur je naar de personen die dit aangaan.

Archiveren

Bepaalde gegevens moet je voor langere tijd bewaren, bijvoorbeeld salarisstroken van werknemers of facturen van je bedrijf of organisatie. Je zorgt dus ook voor goede (digitale) archivering van documenten of dossiers.

Telefoontjes aannemen

Afhankelijk van je precieze rol als administratief medewerker, neem je ook telefoontjes aan van gasten, klanten of leveranciers. Je beantwoordt dan vragen of je zorgt ervoor dat de telefoontjes worden doorgeschakeld naar andere medewerkers.

Correspondentie verzorgen

Je schrijft brieven en beantwoordt e-mails. Ook verzorg je ingaande en uitgaande post. Bij dit laatste kan ook het aannemen of verzenden van (grote) goederen horen. Je handelt dan ook bestelbonnen af.

Agenda’s bijhouden

Als je een (deels) secretariële rol vervult, dan ben je meestal ook verantwoordelijk voor het beheren van agenda’s van medewerkers, meestal van het hoger management. Voor deze medewerkers maak je afspraken. Ook stuur je ze herinneringen over afspraken.

Vergaderingen organiseren

Je plant vergaderingen in, maar je regelt ook vergaderruimtes. Je boekt bijvoorbeeld een ruimte bij een extern bedrijf of je bereidt een ruimte voor in het bedrijf of de organisatie waar je werkt.

Bezoekers ontvangen

Als secretaresse of receptionist(e) ontvang je gasten, klanten of leveranciers. Je schrijft ze in en/of je brengt ze naar een wachtruimte. Je zorgt dan ook voor koffie en thee. Voor de bezoekers ben jij het eerste aanspreekpunt, dus je moet zorgen voor een goede eerste indruk.

Hoe word je administratief medewerker?

Een administratief medewerker heeft minstens een opleiding op mbo-niveau. Meestal is dit een administratieve opleiding, in deeltijd of voltijd.

Doorleren als administratief medewerker

Na een mbo-studie kun je ervoor kiezen om op hbo-niveau door te leren. Je kiest dan bijvoorbeeld voor een studie in boekhouding, accounting of bedrijfsadministratie. Wil je secretaresse worden, dan moet je hier een specifieke opleiding voor volgen.

Is een opleiding verplicht?

Niet altijd. Er zijn namelijk ook veel bedrijven die mensen zonder administratieve ervaring aannemen. Je start dan met relatief eenvoudige administratieve handelingen. Gaandeweg doe je steeds meer ervaring op. Dit kan ervoor zorgen dat je doorgroeit naar een volgende (administratieve) baan.

Hoe meer ervaring je hebt, hoe meer doorgroeimogelijkheden je krijgt

Benodigde vaardigheden en competenties

Als administratief medewerker kun je een breed takenpakket hebben. Daar horen dus vaak ook aardig wat vaardigheden en competenties bij. We noemen hier de belangrijkste.

Computerkennis - Je maakt veel gebruik van je laptop of computer om te administreren en te corresponderen. Je weet dan ook goed om te gaan met programma’s van MS Office (Word, Outlook en Excel). Bovendien kun je goed en snel typen.

Taalvaardig - Je werkt elke dag met gegevens en je communiceert hier ook regelmatig over. Je moet dus goed Nederlands spreken en schrijven en eenvoudig rekenwerk aankunnen. Werk je voor een internationaal bedrijf? Het is dan mogelijk dat je ook een vreemde taal moet spreken en schrijven.

Analytisch - Als je met gegevens werkt of deze verwerkt, dan moet je analytisch en nauwkeurig zijn. Zeker als je financiële gegevens behandelt. Een rekenfout in een factuur of een verkeerd geplande afspraak in een agenda kan namelijk heel vervelende gevolgen hebben.

Betrouwbaar, discreet en integer - In sommige bedrijven of organisaties werk je met gevoelige gegevens. Het is dan heel belangrijk dat je discreet met deze gegevens omgaat. Je deelt ze dus niet met buitenstaanders. Je gebruikt ook geen gegevens voor eigen gewin.

Flexibel - Je moet vaak afwisselen tussen verschillende werkzaamheden. Ben je bezig met een ingewikkeld financieel document en staat er ineens een klant voor de deur? Je moet dan snel kunnen schakelen.

Samenwerkingsgericht - Je werkt meestal samen met andere afdelingen, waaronder vaak ook het hoger management. In bepaalde administratieve functies heb je ook regelmatig contact met klanten of leveranciers. Je moet dus in staat zijn om zowel met interne als externe partijen samen te werken.

Organisatorisch en planmatig - Je weet precies welke actie op een andere volgt. Dit kan te maken hebben met een belangrijk document of rapport dat ergens naartoe moet. Maar je moet soms ook berichten (op tijd) doorgeven en agenda’s van anderen bijhouden. Kortom, je weet precies hoe je zaken zodanig organiseert dat je overzicht houdt.

Dienstbaar en oplossingsgericht - Je bent bereid om zowel collega’s als klanten te helpen. Zo geef je bijvoorbeeld informatie aan een medewerker over zijn of haar salarisstrook. Of je regelt een afspraak voor een klant met een bepaalde afdeling. Hoe dan ook, je zorgt dat mensen een goed antwoord of goede oplossing krijgen bij een vraag of probleem.

Waar werkt een administratief medewerker?

Als administratief medewerker kun je in veel verschillende bedrijven of organisaties aan de slag. Werk je in een klein bedrijf, dan krijg je vaak eerder te maken met het verwerken van financiële gegevens. Je krijgt dus net wat meer verantwoordelijkheden. Werk je in een grote onderneming? Vaak ben je dan actief in een team van administratief medewerkers.

Waar je werkplek precies staat? Meestal werk je op kantoor, maar je kunt vaak ook thuiswerken. Dit doe je altijd in overleg met je leidinggevende.

Wat zijn de werktijden van een administratief medewerker?

Een administratief medewerker werkt parttime of fulltime, vrijwel altijd op kantoortijden. Werken in het weekend komt zelden voor. Alleen in de logistiek kunnen de werktijden anders liggen: je hebt dan een vroege dienst of een late dienst.

Wat zijn de doorgroeimogelijkheden voor een administratief medewerker?

Hoe meer ervaring je hebt, hoe meer doorgroeimogelijkheden bestaan. Dit geldt zeker voor administratief medewerkers. Zo kun je doorleren om teamleider of Hoofd Administratie te worden. Werk je vooral met financiële gegevens, dan kun je je verder ontwikkelen als boekhouder of accountant.

Wat verdient een administratief medewerker?

Een administratief medewerker in Nederland verdient tussen de €2000 en €3000 bruto per maand. Ben je secretaresse en/of gespecialiseerd in financiën, dan verdien je meestal iets meer dan andere soorten administratief medewerkers. Verder geldt net als voor veel andere beroepen: hoe meer ervaring je opdoet, hoe meer je kunt verdienen.

Meer weten? Raadpleeg onze salariswijzer

Werkzoeken.nl heeft alle actuele gegevens over salarissen in Nederland. Wil je weten wat een administratief medewerker momenteel verdient? Zoek het op in onze salariswijzer!