Coördinator Binnendienst

Krijg jij energie van klantcontact én ervoor zorgen dat alles achter de schermen op rolletjes loopt? Ben jij iemand die vooruitdenkt, zelfstandig schakelt en pas tevreden is als het voor de klant écht goed geregeld is? Kom dan het team van SANTAS Koffie in Rotterdam versterken als Coördinator Binnendienst en draag bij aan duurzame koffie met impact.

Je werkt in een team van 10 collega’s, waaronder 3 accountmanagers. De huidige coördinator binnendienst groeit door naar een buitenrol en jij gaat haar rol overnemen. Op termijn wordt er een collega aangenomen die jou gaat ondersteunen met administratieve taken en die jij aanstuurt.

Jij bent telefonisch en via email het eerste aanspreekpunt voor de klanten en schakelt daarnaast veel met de accountmanagers. SANTAS Koffie heeft voornamelijk zakelijke klanten, zoals kantoren, scholen en overheidsinstellingen, met wie vaak al lang wordt samengewerkt. Jij zet graag een stapje extra om de klant écht te helpen.

Jij zorgt dat alles voor klanten op rolletjes loopt. Jouw administratieve werkzaamheden bestaan uit:

• Klantvragen via email en telefonisch beantwoorden en advies over de producten en machines.
• Orders verwerken en controleren in Exact.
• Orderbevestigingen maken.
• Contracten opstellen voor nieuwe klanten.
• Facturatie.
• Inkoop van koffie en bijbehorende producten zoals koekjes, suiker en thee.
• Administratie bijhouden van certificeringen zoals SKAL en SROI.

Eventuele klachten of vragen handel je af, waarbij je de klant ontzorgt en het echt voor ze oplost.

Daarnaast zorg je dat alles reilt en zeilt op kantoor. Ook ondersteun je bij events en beurzen.

Coördinerende rol magazijn

In het magazijn wordt voorraad bijgehouden, orders klaargezet en de recyclebare blikken schoongemaakt. Jij hebt een coördinerende rol in het magazijn; je houdt voorraadlijsten bij, controleert pakbonnen en badgenummers. Je zorgt dat er voldoende voorraad is voor bestaande en nieuwe klanten. Enkele collega’s in het magazijn hebben een afstand tot de arbeidsmarkt. Jij helpt hen graag bij vragen en stuurt hen aan in de dagelijkse werkzaamheden. Bij drukte stroop je zelf de mouwen op en spring je bij in het magazijn.

Kortom; jij bent de spin in het web die alles regelt, zowel op kantoor als voor klanten!

• Je hebt mbo+/hbo werk- en denkniveau.
• Je hebt ervaring in een soortgelijke commerciële binnendienst-, customer service- of andersoortige klantgerichte functie.
• Ervaring met Exact is mooi meegenomen, maar geen vereiste.
• Rotterdam is voor jou goed bereisbaar.
• Je bent 32 tot 40 uur per week beschikbaar.

Wie ben jij als Coördinator Binnendienst bij SANTAS Koffie?

Jij bent een energieke regelaar met commercieel gevoel. Je ziet wat klanten nodig hebben, denkt actief met ze mee en vindt het leuk om kansen te signaleren. Daarbij wacht je niet af: je neemt initiatief, pakt zaken zelfstandig op en zorgt dat afspraken worden nagekomen.

Ook als er veel tegelijk speelt, houd jij het overzicht en weet je wat prioriteit heeft. Je schakelt makkelijk tussen klanten, accountmanagers, leveranciers en collega’s in het magazijn en voelt je verantwoordelijk voor het hele proces. Voor jou betekent goede service meer dan alleen een vraag beantwoorden: je wilt het écht regelen voor de klant en zet daarvoor graag een stap extra.

Je bent proactief, praktisch ingesteld en krijgt energie van een dynamische werkomgeving waarin geen dag hetzelfde is. Zie je dat ergens hulp nodig is? Dan pak je het op. Of dat nu gaat om een klantvraag, een commerciële kans, een administratieve klus of even bijspringen in het magazijn.