Managementassistent

In het kort: Je gaat agenda's beheren, vergaderingen en ruimtes plannen, catering en administratieve processen organiseren, digitale bestanden bijhouden en als vraagbaak op het secretariaat fungeren, zodat collega's efficiënt worden ondersteund.

Organisatie
Werk en Inkomen Lekstroom (WIL) is de uitvoeringsorganisatie voor werk, inkomen en schuldhulpverlening voor de gemeenten Houten, IJsselstein, Lopik en Nieuwegein. Vanuit het Stadshuis in Nieuwegein en deels ook op locatie werken we met ruim 200 mensen aan het gericht vooruit helpen van onze klanten. Wij bieden inkomensondersteuning en verstrekken uitkeringen waar nodig. Ook stimuleren we mensen om naar vermogen mee te doen in de maatschappij. Bij WIL werken we vanuit een mensgerichte aanpak. Waar mogelijk passen we maatwerk toe binnen de geldende wet- en regelgeving.

Opdracht
Als Managementassistent heb je een belangrijke rol binnen WIL. Je beheert de vaak volle agenda’s van collega’s en je bent de schakel tussen veel partijen, intern en extern.
Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

- Je plant (serie) afspraken;
- Je reserveert vergaderruimten;
- Je verzorgt ondersteunende werkzaamheden t.b.v. de organisatie;
- Je plant vergaderingen (reeksen);
- Je faciliteert catering, indien nodig;
- Je verricht diverse administratieve werkzaamheden en draagt zorg voor het beheer en bewerking van (digitale) bestanden en systemen;
- Je zorgt met je teamleden voor de fysieke aanwezigheid op het secretariaat (vraagbaak).

Wie zoeken wij?
Jij bent secuur zonder daarbij afbreuk te doen aan je snelheid en het stellen van de juiste prioriteiten. Je verstaat de kunst van het schakelen tussen diverse deeltaken met verschillende petten op, zonder daarbij het overzicht te verliezen. Je bent in staat om te communiceren op diverse niveaus en je blijft objectief. Voorzie jij een knelpunt of heb je voor het secretariaat een verbetervoorstel, dan stem je dit af met de collega’s. Je denkt oplossingsgericht. Dit alles doe je vanuit onze kernwaarden eigenaarschap, samen en vertrouwen.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Eisen
-Dienstverband: Detachering
- Maximaal 5 pagina’s cv, exclusief motivatiebrief en voorblad, opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties) in pdf.
- Motivatie opgesteld door de professional zelf, toegevoegd als één document achter het cv.
- Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.
- Aantoonbaar afgeronde MBO 4 opleiding in de richting van managementondersteuning;
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent;
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met MS office (benoem in het cv waar dit is opgedaan)
- Je bent minimaal op woensdagen (8 uur), donderdagen (8 uur) en vrijdagochtend (4 uur) beschikbaar om op kantoor te werken.

Wensen
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente (benoem dit in het cv waar dit is opgedaan) (30 punten);
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een directie secretariaat(benoem in het cv waar dit is opgedaan) (30 punten);
- Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als managementassistent( benoem in het CV waar dit is opgedaan) (20 punten);
- Aantoonbare werkervaring met het Topdesk systeem (benoem dit in het cv) (20 punten).

Competenties
- Plannen en organiseren
- Klantgericht
- Accuraat werken

Overige informatie
Optie tot verlenging: Ja, mogelijk maar nog niet bekend
Gespreksdatum: Op later te bepalen moment
Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever
Werk en Inkomen Lekstroom is een organisatie die zich richt op werk en inkomen in de regio Lekstroom. Zij bieden ondersteuning aan inwoners bij het vinden van werk en het regelen van hun inkomen. Werk en Inkomen Lekstroom werkt samen met verschillende partners om werkzoekenden te begeleiden en te ondersteunen. Hun doel is om inwoners te helpen bij het vinden van passend werk en het krijgen van een stabiel inkomen.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.
- Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
- Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
- Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.
Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.