Directie secetaresse gemeente

Referentie: HLS-V19609

Gemeente regio utrecht. De ambtelijke organisatie telt ongeveer 380 medewerkers, verdeeld over 23 teams met elk een teammanager. Aan het hoofd van de organisatie staat een 4-koppige directie, bestaan uit de gemeente secretaris, en concern controller en 2 directeuren.

functie inhoud:
Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoording dat de dag van de bestuurder klopt van A tot Z;
Zelfstandige behandeling e-mail van het college;
Verbanden leggen tussen de e-mail en agenda en daar naar handelen;
Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);
Het adviseren en praktisch ondersteunen van het college bij het voorbereiden van ontvangsten en andere representatieve aangelegenheden;

Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
Communicatietaken;
Vervanging van collega’s van team BDS bij afwezigheid;
Jij helpt bij allerlei andere voorkomende secretariële en overige representatieve taken;
(Mede)verantwoordelijk voor de uitvoering van de Kabinetszaken.

eisen
Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als secretaresse/secretaris
Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse/secretaris bij een provinciale of gemeentelijke overheid
Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse/secretaris van een wethouder, bestuurder en/of directie

Jij bent zelfstandig, proactief en hebt ervaring in een politiek / bestuurlijke omgeving. Hierdoor ben je snel zelf startend! Door jouw positieve en enthousiaste persoonlijkheid weet je ook goed de verbinding met het team te vinden. Jij hebt organisatorisch inzicht, je weet overzicht te houden en werkt secuur in een digitale omgeving.

Meerdere jaren ervaring op secretarieel gebied;
Recente werkervaring in een politiek/bestuurlijke omgeving;
Uitstekende communicatieve vaardigheden in woord en geschrift;
Goede kennis van en zeer vaardig met Outlook, Word en Excel.