Secretaresse

Als secretaresse in de regio Utrecht bied je afdelingshoofden secretariële en organisatorische ondersteuning. Je helpt interne en externe afspraken en bijeenkomsten goed voor te bereiden. Zo hebben betrokkenen de juiste informatie en kunnen vergaderingen doelgericht verlopen. Je geeft afdelingshoofden overzicht in hun agenda en helpt collega’s afspraken en vergaderstukken klaar te maken.

Je werkt met afdelingshoofden en collega’s die vergaderingen voorbereiden. Daarbij houd je overzicht op afspraken, agenda’s en stukken. Als secretaresse ondersteun je ook vergaderingen van een projectstuurgroep.

Je beoordeelt of vergaderstukken compleet zijn en onderneemt actie als dat nodig is. Wanneer collega’s afwezig zijn, verzorg je de verslaglegging. Zo kunnen vergaderingen doorgaan met de benodigde stukken en een verslag achteraf.

• Je beheert agenda’s van afdelingshoofden en attendeert hen op afspraken.
• Je plant en organiseert interne en externe bijeenkomsten en vergaderingen.
• Je stelt agenda’s op en verspreidt vergaderstukken voor de projectstuurgroep.
• Je controleert vergaderstukken en bijlagen op volledigheid.
• Je verzorgt de verslaglegging bij afwezigheid van collega’s.

Gevraagd

• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 4.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als secretaresse.
• Je hebt ervaring met Microsoft Office.