Management Assistent
Foundya
Management Assistent
Samenvatting
Wat krijg je?
Wat ga je doen?
- Organiseren en voorbereiden van vergaderingen
- Bewaken van actiepunten en deadlines
- Coördineren van alle informatiestromen
- Notuleren van diverse bestuurlijke overleggen
- Opstellen van diverse managementoverzichten
Wat verwachten wij?
- Kennis van managementondersteuning, secretarieel beheer en procedures.
- Kennis van actuele beleidsonderwerpen en beleidsprocessen.
- Inzicht in ambtelijke en politieke bestuurlijke verhoudingen.
- Ervaring als buffer voor politiek en ambtelijk topniveau.
Volledige vacaturetekst
Management Support waarborgt binnen de afdeling Business Support de continuïteit van bestuurlijke en administratieve processen. In deze rol bij de opdrachtgever coördineer je complexe informatiestromen en fungeer je als vitale buffer op topniveau. Je draagt direct bij aan soepele samenwerkingen en een toegankelijke governance. Zet jouw organisatietalent in voor deze professionele organisatie en ontdek de impact van jouw regie. Pak deze kans en duik in de details!
Management Assistent
Over de opdrachtContext
Management Support is werkzaam binnen de afdeling Business Support en legt hiërarchisch verantwoording af aan de Manager Business Support. De afdeling Business Support heeft als doel het waarborgen van financieel beheer, control en organisatorische ondersteuning voor de gehele organisatie.
Management Support is verantwoordelijk voor het organiseren, coördineren en ondersteunen van bestuurlijke en administratieve processen.
Zelfstandig verantwoordelijk voor
- Het ondersteunen en coördineren van bestuurs-, management- en toezichtprocessen;
- het bewaken van actiepunten, deadlines en de tijdige aanlevering van informatie en documenten;
- het coördineren van interne en externe communicatie en informatiestromen;
- het beheren en toegankelijk houden van bestuurs-, beleids- en governance-informatie.
Kader
De functie wordt uitgeoefend binnen het kader van procedures en voorschriften.
Rekenschap over/aan
Management Support legt hiërarchisch verantwoording af aan de Manager Business Support over de kwaliteit van de secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden.
Doel van de contacten
De contacten zijn gericht op het uitwisselen van informatie, het optreden als buffer en het verkrijgen van afstemming.
Gewenst resultaat
Resultaatgebied 1: Bestuurs- en procesondersteuning
- Ondersteunt bestuur, management en governance-overleggen door het voorbereiden, plannen en organiseren van vergaderingen;
- Stelt managementinformatie en overzichten op over voortgang, actiepunten en procesafspraken en bewaakt de actualiteit daarvan;
- Verzorgt de verslaglegging en notulering van overleggen, waaronder de Commissie van Toezicht, en bewaakt de opvolging van besluiten en actiepunten;
- Coördineert informatiestromen en bewaakt de tijdige aanlevering van stukken, rapportages en documentatie;
- Signaleert deadlines en voortgangsrisico's en onderneemt actie om tijdige afhandeling te waarborgen.
Resultaatgebied 2: Stakeholdercommunicatie en dienstverlening
- Onderhoudt contacten met interne en externe stakeholders en fungeert als eerste aanspreekpunt voor ondersteunende en organisatorische vraagstukken;
- Stemt communicatie af over processen, procedures, acties en afspraken;
- Treedt op als buffer tussen interne en externe partijen en faciliteert een soepele samenwerking;
- Ondersteunt interne dienstverlening en zorgt voor een professionele en klantgerichte afhandeling van verzoeken.
Resultaatgebied 3: Informatie- en documentbeheer
- Beheert archieven, bestuursstukken, documenten en overige organisatie-informatie;
- Zorgt voor een volledige, actuele en toegankelijke vastlegging van documenten en governance-informatie;
- Borgt de juiste versiebeheer-, opslag- en archiveringsprocessen.
De functie is verantwoordelijk voor het organiseren, coördineren en ondersteunen van bestuurlijke en administratieve processen, zodat besluitvorming, informatievoorziening en communicatie tijdig, correct en efficiënt verlopen.
Dit neem je meeWat wordt er van jou gevraagd? Eisen
- Theoretische kennis van management ondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften.
- Theoretische en algemeen inhoudelijke kennis van en inzicht in actuele, met elkaar samenhangende beleidsonderwerpen en -processen.
- Inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden, in primaire processen en in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen.
- Vaardigheid in het fungeren als buffer naar politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met derden, waaronder externe en buitenlandse relaties.
- Vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie.
- Vaardigheid in het secretarieel-administratief beheer.
- Vaardigheid in het coördineren van complexe informatiestromen.
Competenties
- Grote mate van zelfstandigheid.
- Professionele en klantgerichte afhandeling van verzoeken.
- Kan belangen, prioriteiten en voortgang zelfstandig afwegen.
- Kan als buffer en verbindende schakel tussen interne en externe stakeholders optreden.
- Kan processen, procedures en werkzaamheden afstemmen.
- Signaleert deadlines en voortgangsrisico's en onderneemt actie.
In het kort
Opdrachtgever: Stichting Routerings Instituut (Inter)Nationale Informatiestromen (Stichting RINIS)
Locatie: Amstelveen
Uren per week: 32
Startdatum: 09-11-2026
Einddatum: 30-04-2027
Sluitingsdatum: 22-10-2026
Contractvorm: Loondienst, Tijdelijke arbeidsovereenkomst
Verlenging mogelijk
Over de werkgever
Zo werkt solliciteren
- Snel en eenvoudig via je mobiel
- Solliciteer in 1 minuut
- Volg je sollicitatie via Track & Trace
- Volg je sollicitatie via Track & Trace
