Management Assistent

Een goede Management Assistent wacht niet tot iemand vraagt of iets geregeld kan worden. Die heeft het vaak al geregeld.
Als Management Assistent ben jij de rechterhand van de directie en een belangrijke ondersteuning voor het managementteam.
Je houdt agenda's overzichtelijk, bewaakt afspraken en deadlines en zorgt dat iedereen weet wat er moet gebeuren.
Daarbij schakel je moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden.
Het ene moment bereid je een directievergadering voor.
Even later stem je een evenement af, regel je een reis of zorg je ervoor dat een project niet stilvalt omdat iemand vergeten is een beslissing te nemen.
Je gaat onder andere:

• de agenda en de mailbox van de directie beheren;
• afspraken plannen, prioriteiten bewaken en agenda's op elkaar afstemmen;
• directie- en managementvergaderingen voorbereiden;
• vergaderingen notuleren en zorgen dat actiepunten worden opgevolgd;
• evenementen, trainingen en bijeenkomsten organiseren;
• ondersteunen bij projecten binnen verschillende afdelingen;
• interne processen coördineren en deadlines bewaken;
• reizen, reserveringen en andere praktische zaken regelen;
• ondersteunen bij onboarding van nieuwe medewerkers;
• administratieve en facilitaire werkzaamheden coördineren;
• ervoor zorgen dat informatie op tijd bij de juiste personen terechtkomt.

En dan is er natuurlijk nog dat andere onderdeel van je werk. De dingen die niet gepland stonden.
Een afspraak die ineens moet worden verzet.
Een bijeenkomst waarvoor op het laatste moment iets verandert.
De directeur die morgen ergens moet zijn en daar vandaag pas aan denkt.
Jij raakt daar niet meteen van in de stress.
Je kijkt wat er nodig is, stelt prioriteiten en regelt het.

Dat betekent overigens niet dat je overal automatisch ja op zegt.
Sterker nog: een goede Directiesecretaresse weet ook wanneer ze moet zeggen:
"Dat kan, maar dan moeten we eerst even bepalen wat prioriteit heeft."
Want overzicht houden betekent soms ook dat je anderen helpt keuzes te maken.

Gevraagd

Jij bent georganiseerd, zelfstandig en sociaal. Maar je bent vooral iemand die niet voor ieder besluit eerst toestemming hoeft te vragen.
Je ziet wat er moet gebeuren en pakt het op.
Je bent gewend om met verschillende mensen en belangen om te gaan en vindt het leuk om een directie of managementteam te ondersteunen.
Daarbij ben je vriendelijk en behulpzaam, maar ook duidelijk wanneer dat nodig is.
Want een agenda beheren is soms vooral een kwestie van diplomatiek nee kunnen zeggen.
Je:

• beschikt over minimaal mbo+ werk- en denkniveau;
• hebt ervaring als Management Assistent, Directiesecretaresse, Directie Assistent, Personal Assistant of in een vergelijkbare ondersteunende functie;
• bent sterk in organiseren, plannen en prioriteiten stellen;
• werkt zelfstandig en neemt graag verantwoordelijkheid;
• bent proactief en denkt vooruit;
• communiceert uitstekend in zowel Nederlands als Engels;
• bent sociaal, enthousiast en representatief;
• bent assertief en durft zaken bespreekbaar te maken;
• kunt goed omgaan met drukte en onverwachte veranderingen;
• denkt in oplossingen in plaats van problemen;
• bent vaardig met Microsoft Office / Microsoft 365;
• hebt ervaring met administratieve processen;
• gaat zorgvuldig en integer om met vertrouwelijke informatie;
• vindt het prettig om naast je vaste werkplek in Waalwijk ook op externe locaties aanwezig te zijn.

Ervaring binnen de meubelbranche of retail is natuurlijk leuk meegenomen.
Maar veel belangrijker is dat je gewend bent om in een organisatie te werken waar meerdere dingen tegelijkertijd gebeuren.
En dat je daar niet alleen tegen kunt.
Je vindt het juist leuk.
Want jij bent waarschijnlijk die collega van wie iedereen denkt:
"Vraag het even aan haar of hem. Die weet het vast."
En meestal klopt dat ook.

Dus ben jij een Management Assistent die niet alleen agenda's beheert, maar vooral zorgt dat een organisatie achter de schermen lekker blijft draaien?
Dan maken we graag kennis met je.

Aanbod

Ben jij degene die al drie stappen verder denkt, terwijl een ander nog probeert uit te zoeken waar die ene afspraak ook alweer stond?
Dan zou deze functie als Management Assistent zomaar eens heel goed bij je kunnen passen.
Voor een toonaangevend Nederlands designmeubelmerk zoeken we iemand die de directie en het managementteam ondersteunt, overzicht houdt en vooral ontzettend goed is in regelen.
En met regelen bedoelen we niet alleen een afspraak in een agenda zetten.

Je organiseert bijeenkomsten, bereidt vergaderingen voor, bewaakt deadlines, ondersteunt bij projecten en zorgt ervoor dat de juiste mensen op het juiste moment over de juiste informatie beschikken.
Jij bent degene die rust brengt als iedereen het druk heeft.
En daar krijg je behoorlijk wat voor terug:

• een afwisselende functie als voor circa 32 uur per week.
• marktconform salaris, passend bij jouw kennis en ervaring.
• werken voor een bekend Nederlands designmeubelmerk binnen een grotere retailorganisatie.
• een zelfstandige functie met veel verantwoordelijkheid.
• veel ruimte voor eigen initiatief en ideeën.
• betrokkenheid bij uiteenlopende projecten, evenementen en trainingen.
• een inspirerende omgeving waarin design, commercie en organisatie samenkomen.
• werkplek in Waalwijk, waarbij je ook regelmatig op externe locaties aanwezig bent.
• een betrokken en energiek team met korte lijnen.
• en misschien wel het leukste: je krijgt hier niet alleen de ruimte om dingen te regelen, j krijgt ook de ruimte om te bedenken hoe het slimmer kan.

Waar je gaat werken

Mooie meubels verkopen is één ding. Er een succesvol merk van maken, vraagt achter de schermen behoorlijk wat organisatie.
Je gaat werken bij een toonaangevend Nederlands meubelmerk dat onderdeel is van een grotere retailorganisatie binnen de woonbranche.
Het merk staat bekend om eigentijdse designmeubelen van hoge kwaliteit, maar dan wel voor een toegankelijk prijsniveau.
Design moet tenslotte niet alleen mooi zijn om naar te kijken.
Er moet ook gewoon op gezeten kunnen worden.

Binnen de organisatie wordt veel aandacht besteed aan productontwikkeling, presentatie en merkbeleving.
Nieuwe collecties worden uitgebreid gepresenteerd, medewerkers krijgen trainingen en er worden regelmatig evenementen en bijeenkomsten georganiseerd.
Dat betekent dat er achter de schermen voortdurend van alles gebeurt.
Directieoverleg. Nieuwe projecten. Productpresentaties. Trainingen. Evenementen. Afspraken met verschillende afdelingen.
En ergens tussen al die activiteiten moet natuurlijk ook gewoon alles goed georganiseerd worden.
Precies daar kom jij in beeld.

De organisatie heeft een commerciële, energieke en betrokken cultuur.
Er wordt hard gewerkt, veel samengewerkt en initiatief wordt gewaardeerd.
Je werkt vanuit Waalwijk, maar bent door de verschillende activiteiten en projecten ook regelmatig op andere locaties aanwezig.