Hoe werkt de Getting Things Done-methode?

Dat geeft rust, zodat je meer voor elkaar krijgt. Verbeter bijvoorbeeld jouw werk-privé balans. Wat is de Getting Things Done-methode en hoe kun je daar zelf mee aan de slag? We leggen je uit waar je rekening mee moet houden en delen voorbeelden uit de praktijk, waarmee het je kan helpen. Zo krijg je veel meer voor elkaar, terwijl je minder stress ervaart.

Wat is de Getting Things Done-methode?

De Getting Things Done-methode helpt je jouw werk- en privé-taken beter te organiseren. Het maakt je productiever, terwijl je minder stress ervaart.

Je schrijft alle taken, projecten en verplichtingen op. Zo haal je die uit je hoofd, waardoor je de rust ervaart om helderder te denken en je op het moment te concentreren.

Voorbeelden van de Getting Things Done-methode in de praktijk

Benieuwd naar voorbeelden van hoe anderen de Getting Things Done-methode gebruiken? Het helpt je bijvoorbeeld bij je persoonlijke productiviteit. Gebruik het voor projecttaken, deadlines en de communicatie met collega’s, klanten en anderen. Verdeel taken bijvoorbeeld over categorieën zoals ‘Nu te doen’, ‘Wachtend op feedback’ en ‘Toekomstige plannen’.

Ook kan de methode helpen bij het management van teams. Organiseer een gedeeld taakbeheersysteem, waarin teamleden de status van taken updaten op basis van hun werk. Vraag ze bijvoorbeeld om taken te classificeren als ‘Op te pakken’, ‘Mee bezig’ en ‘Afgerond’.

Verder is de methode bijvoorbeeld geschikt om je dagelijkse taken te beheren, zoals vergaderingen, e-mails en de strategische planning. Of gebruik het voor studiebeheer, inclusief de taken, opdrachten, deadlines en examendata.

Hoe kun je de Getting Things Done-methode gebruiken?

De Getting Things Done-methode bestaat uit 5 basisstappen:

1. Verzamelen

Begin met het verzamelen van alles wat aandacht nodig heeft. Je kunt denken aan fysieke items zoals papieren en memo’s. Of aan digitale notities, e-mails, voicememo’s of andere dingen die je wilt verwerken en organiseren.

Verzamel alles in een notitieboek of op een fysieke plek. Of verzamel het in een digitale app of op een andere centrale digitale plek. Zorgt dat het allemaal samenkomt, om het daarna te verwerken.

2. Verwerken

Beoordeel alles wat je hebt verzameld, één voor één. Stel jezelf steeds de vraag:

Als het antwoord ‘ja’ is bepaal je wat de volgende actie is (in de volgende stap).
Is het antwoord ‘nee’? Dan kun je het parkeren, archiveren of weggooien.

3. Organiseren

Voor alle taken waarop je ‘ja’ antwoordde tijdens het verwerken: categoriseer ze.
Je kunt denken aan categorieën zoals:

• Oppakken: voor taken waar je snel mee moet starten
• Projecten: voor taken die meerdere stappen vereisen
• Wachtend op: voor taken waarbij je afhankelijk bent van actie van iemand anders
• Agenda: voor taken die op een specifieke dag of tijd moeten gebeuren
• Misschien later: voor taken die je misschien later oppakt

4. Bekijken

Plan een regelmatig moment, waarop je bekijkt welke taken je in de verschillende categorieën hebt zitten. Plan bijvoorbeeld iedere week een moment, zoals maandagochtend om 11:00 uur. Je hebt dan ’s morgens de tijd om urgente zaken op te pakken. Daarna bekijk en beoordeel je de taken, om de rest van de dag en de week te plannen.

5. Uitvoeren

Gebruik het overzicht om de taken te kiezen waarmee je aan de slag gaat. Houd rekening met de benodigde (en beschikbare) tijd en kies taken die passen bij de energie die je er nu of op een later moment in kunt steken.

Rond de taken stuk voor stuk af, om je te concentreren op wat er op dat moment moet gebeuren.

Wat is belangrijk om rekening mee te houden?

De Getting Things Done-methode helpt je productiever te zijn, terwijl je minder stress ervaart. Je verzamelt, verwerkt, organiseert, bekijkt en voert uit, zodat je dit niet allemaal vanuit je hoofd hoeft te doen.

Wil je dat goed doen? Houd hier dan rekening mee:

• Verzamel alle taken (sla niets over)
  De Getting Things Done-methode werkt het best als je alle taken verzamelt, dus zowel groot als klein. Maak je hoofd helemaal leeg, zodat je geen taken hoeft te onthouden.
  Gaat het om een kleine taak die je binnen 2 minuten kunt afronden? Doe dat dan meteen.
• Maak tijd vrij om de taken te bekijken
  Plan tijd in om de taken en categorisering te bekijken. Neem daar bijvoorbeeld een half uur of een uur de tijd voor. Je investeert daarmee in meer productiviteit, waardoor je dat uur in de rest van de dag of week makkelijk terugverdient.
• Stel herinneringen in en breng discipline op
  Stel in het begin herinneringen in, om naar je taken te kijken. Breng de discipline op, omdat de Getting Things Done-methode in begin wat gewenning vraagt. Ontwikkel een nieuwe gewoonte, door alle taken op te schrijven of digitaal te verzamelen.
• Gun jezelf geplande flexibiliteit
  Breng de discipline op, maar gun jezelf na een paar weken wat flexibiliteit. Wat werkt er voor jou wél? En niet zo goed? Pas de categorisering, het moment waarop je de taken bekijkt of andere onderdelen aan.

Aan de slag: hoe kun je met de Getting Things Done-methode beginnen?

Er bestaan allerlei handige tools, waarmee je digitaal aan de slag kunt met de Getting Things Done-methode. Wil je daarmee beginnen?

Probeer bijvoorbeeld apps zoals Todoist, Trello, Microsoft To Do, Asana of Evernote. Er zijn daarnaast gespecialiseerde apps beschikbaar, zoals OmniFocus en Nirvana.

Werk je liever op papier? Gebruik een notitieboekje of een speciaal GTD-notitieboek.