Directiesecretaresse Utrecht • High Quality

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

In deze rol als Directiesecretaresse kom je te werken voor een organisatie die zich inzet voor vluchtelingen. Dat betekent dan ook werken met je hart en met je hoofd.

Je komt te werken op een secretariaat met 4 directe collega's (3 management assistants en de teamlead/directiesecretaris), waarbij je de bestuurder en enkele directieleden ondersteunt. Iedereen op het secretariaat heeft eigen focus in ondersteuning, maar kan elkaar overnemen bij afwezigheid. Daarnaast zijn er een aantal gemeenschappelijke taken die vanuit het secretariaat worden uitgevoerd. 

In deze rol ben je verantwoordelijk voor;

• Complex agendabeheer. Dit doe je zelfstandig, maar vooral ook in afstemming met je collega ondersteuners.
• Je plant en organiseert vergaderingen en overleggen.
• Je verzorgt correspondentie en zorgt ervoor dat deze correct wordt gearchiveerd.
• Je beheert de mailbox van de directieleden, pakt op wat je zelf kunt afhandelen, attendeert de directieleden op belangrijke zaken en voorziet hen van vergaderstukken.
• Je behoudt overzicht en schakelt snel wanneer er zaken in de planning veranderen.
• Je denkt vooruit en hebt een belangrijke en signalerende functie.

Kortom, je hebt een zeer centrale plek binnen een dynamische organisatie die dicht op de maatschappij zit. De functie biedt ruimte voor eigen inbreng en initiatief en vanuit een leuk en collegiaal team zorg je ervoor dat alle organisatorische zaken voor management en directie soepel verlopen. 

Gevraagd

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau
• Ervaring in de rol van directiesecretaresse, office manager of management assistant
• Je bent accuraat, representatief, servicegericht en je hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen
• Je bent digitaal vaardig (kent o.m. goed de weg in MS Office en MS Teams)
• Je hebt een proactieve werkhouding en bent flexibel
• Je kunt goed rust bewaren, het overzicht bewaken en prioriteiten stellen
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift

Aanbod

De organisatie hanteert de cao Jeugdzorg, waar de functie van Directiesecretaresse in schaal 7 valt;

• Een salaris van maximaal € 3.887 bij een fulltime dienstverband van 36 uur
• Vakantietoeslag van 8% en eindejaarsuitkering van 8,3%
• 5,5 week vakantie obv 36 uur
• Pensioenopbouw vanuit Pensioenfond Zorg en Welzijn
• Reiskostenvergoeding

Waar je gaat werken

Onze opdrachtgever is een landelijk opererende organisatie die zich bezig houdt met begeleiden van vluchtelingen. Dat betekent dat je in een organisatie terecht komt waar collega's met hoofd en hart werken, maatschappelijk betrokken willen zijn en het verschil willen maken. Als onderdeel van een team van 4 collega's ondersteun je de top van de organisatie; de bestuurder, het directieteam en management.