Officemanager 32 uur, Amsterdam VAST Amsterdam • Puk en Lola

Onze opdrachtgever is een reclamebureau dat zich bezig houdt met mobile content.

"As a leader in innovation we make the next generation of mobile content accessible to everyone, on any device. We are growing rapidly using alternative payment solutions. This way our suite of products can be enjoyed everywhere, and especially in markets where access to traditional payments methods is limited."

Je bent aanspreekpunt voor het team in Amsterdam voor personeelszaken, externe relaties, verhuurder van het gebouw, receptie en schoonmaak.

Organiseren van events

• Team BBQ, team borrels, lunches en diners, kerstevents en afscheidsborrels etc.
• Organisatie evenementen voor klanten en jaarlijks team event met alle collega’s wereldwijd. Eerstvolgende trip is in November naar Zuid-Afrika!

HR

• Contact voor het team in Amsterdam en voor het team dat ‘remote’ werkt vanaf andere locaties buiten Nederland
• Up to date houden van de personeels files
• Opstellen van arbeidscontracten
• Relocatie: werk- en verblijfsvergunningen aanvragen en verlengen bij de IND
• Organiseren van housing voor expats
• Assisteren met de aanvraag van sofinummers en openen van bankrekeningen voor expats
• Maandelijkse mutaties doorgeven aan de payroll
• Registratie verlof- en ziektedagen, onboarding en offboarding van personeel
• 30% regeling aanvragen voor het team bij de Belastingdienst
• Contact met UWV, IND, Belastingdienst, Payroll en Arbodienst.
• Verzorgen Kerstgeschenken voor het team en onze partners en allerlei kleine en grote geschenken en attenties waar nodig.

Reizen

• Boeken van vluchten, treinreizen en hotelovernachtingen.
• Organiseren van Visas indien noodzakelijk.

Administratie

• Verwerken van post, versturen van pakketjes, bestellen van koeriers.
• Controleren van facturen, inscannen van facturen en documenten voor de finance afdeling in Kuala Lumpur.
• Verwerken van declaraties.
• Deelnemen aan de verhuurders vergaderingen
• Onderdeel groep BHV-ers
• Aansturen van de schoonmaker
• Bestellen van kantoorartikelen en AH leveringen
• Allerlei ad hoc werkzaamheden

Overig

• Goed samen kunnen werken en anderen te weten te overtuigen
• Discreet, om kunnen gaan met vertrouwelijke stukken
• Creatief, organisatietalent, service minded en probleemoplossend denken
• Ervaring in een internationale organisatie (vrijwel alles in het Engels)

We zijn op zoek naar iemand met een aantal jaren ervaring als Office Manager. En iemand met de juiste instelling; een aanpakkersmentaliteit, het glas halfvol en een bouwer. Je word het centrale punt binnen de organisatie en daarvoor moet je ook wel stressbestendig zijn.

Engels zowel mondeling als in geschrift is erg belangrijk omdat je ook veel met de andere twee kantoren buiten Nederland zal samen werken.