Management Assistent en Sales Support Haelen • Landgoed Leudal

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Gevraagd

• Verzorgen van de dagelijkse administratie en correspondentie.

• Plannen van diensten en roosters.

• Voldoen aan administratieve eisen van voorschriften ten behoeve van Veiligheid, Arbo, Hygiëne, etc.

• Zorgen voor vervanging bij afwezigheid van personeel.

• Mede initiëren en uitschrijven van werkprocessen en procedures om deze te standaardiseren, en zorgen dat verbeteringen in het systeem worden geïmplementeerd.

• Uitvoeren en opvolgen van alle activiteiten met betrekking tot de administratie en personeelszaken, waaronder urenregistratie, ziekmeldingen, personeelscontracten en operationeel contact met de Payroll organisatie.

• Superuser van administratieve systemen en het maken van basis gebruiksinstructies.

• Bewaken van de kwaliteit en up-to-date houden van data in ons administratiesysteem “Hotelrunner”.

• Beantwoorden van e-mails en telefoontjes aangaande administratie.

• Controleren van inkomende facturen en opdracht geven tot betaling.

• Opstellen van uitgaande facturen voor groepen, borg, schade, etc.

• Bij ontvangst van groepen: betalingen controleren en extra’s verwerken.

• Verwerken van groepen in het boekingssysteem, toewijzen van accommodaties, en het afhandelen van annuleringen en wijzigingen.

• Opstellen van rapportages voor het management. Maken en bijhouden van het handboek voor evenementen en opties.

• Bijspringen waar nodig.

• Ondersteunen van het sales team bij het opstellen van offertes en contracten.

• Bijhouden en actualiseren van klantinformatie en salesgegevens in het systeem.

• Beantwoorden van klantvragen en -verzoeken via telefoon en e-mail, en het doorzetten van bijzondere klantvragen naar de Sales Rep.

• Coördineren van opgestarte salesactiviteiten en promotiecampagnes.

• Bewaken van de kwaliteit en up-to-date houden van klantgegevens in Hotel Runner.

• Open en dichtzetten van de betreffende accommodatie in het systeem.

• Beantwoorden van reviews.

• Beheren van het klantenbestand en actief benaderen om zaken te dubbelchecken.

• Uitvoeren van aftersales activiteiten zoals afgesproken met de Sales Rep.

• Meten van klanttevredenheid en initiëren van verbeteracties.

• Opstellen en versturen van offertes.

• Afhandelen van klachten en zorgen voor een snelle en efficiënte oplossing.

• Coördineren van groepsreserveringen en speciale verzoeken.

• Assisteren bij de organisatie en uitvoering van evenementen en trainingen.

• Plaatsvervanger bij onderbezetting of afwezigheid van Receptie of Gastvrouw-groepen.

• Direct contact met de Technische Dienst over benodigde reparaties.

• Zorgdragen voor juiste papieren en testrapporten.

• Contact opnemen en afspraken inplannen met instanties en specialisten.

• Archiveren van documentatie van installaties.

• Minimaal een Mbo-opleiding in een relevante richting, zoals managementassistentie, administratie, of hospitality management.

• Minimaal 3 jaar relevante ervaring met vergelijkbare verantwoordelijkheden binnen de recreatie, horeca of een gerelateerde sector.

• Vaardigheid in het werken met MS Office en CRM-systemen.

• Vloeiend Nederlands, Engels en basis Duits

Aanbod

• Een dynamische en uitdagende werkomgeving binnen een groeiende duurzame business.

• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en door het oppakken van verschillende rollen binnen een klein team met gemeenschappelijke verantwoordelijkheid.

• Een marktconform salaris en goede secundaire arbeidsvoorwaarden.

• Flexibele houding ten aanzien van werktijden, binnen af te spreken grenzen.

• Een gezellig en professioneel team van collega’s in een mooie omgeving met enthousiaste gasten.