Secretaresse Schiphol-Rijk • Page Personnel

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor een toonaangevende organisatie in de luchtvaartsector zoeken wij vier secretaresses die secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden uitvoeren binnen de afdeling Portfolio Delivery. De functie omvat agendabeheer, e-mail- en postverwerking, organisatie van vergaderingen en evenementen, telefoonbeheer, dossierbeheer en correspondentie, waarbij zelfstandigheid en coördinatievaardigheden vereist zijn.

Omschrijving

• Agendabeheer: Plannen en coördineren van afspraken en zorgen voor een efficiënte indeling van de agenda.
• E-mail- en postbeheer: Registreren en beheren van inkomende correspondentie en zorgen voor een snelle en correcte afhandeling.
• Vergaderingen en bijeenkomsten: Organiseren, notuleren en voorbereiden van (project)vergaderingen, inclusief het opstellen en verspreiden van agenda's en documenten.
• Telefoonverkeer: Aannemen en registreren van inkomende en uitgaande gesprekken en doorverbinden naar de juiste contactpersonen.
• Informatie- en dossierbeheer: Documenteren, archiveren en actualiseren van dossiers om informatie snel en efficiënt toegankelijk te maken.
• Correspondentie: Opstellen, verwerken en bewaken van de opvolging van correspondentie volgens interne richtlijnen.
• Communicatie: Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe vragen en zorgen voor een tijdige en accurate informatieoverdracht.
• Evenementenorganisatie: Voorbereiden, organiseren en begeleiden van evenementen, zowel nationaal als internationaal.
• Coördinatie: Leiding geven aan het secretariaat en zorgen voor een efficiënte werkverdeling en een goed teamklimaat.
• Afdelingsspecifieke ondersteuning: Uitvoeren van ondersteunende taken zoals contractbeheer, juridische zaken en rapportages om leidinggevenden en projecten optimaal te ondersteunen.

Profiel van kandidaat

• Ervaren professional: Minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een secretariële of administratieve functie.
• Zelfstandig en proactief: Kan zelfstandig werkzaamheden uitvoeren, stelt prioriteiten en bewaakt deadlines.
• Sterke organisatorische vaardigheden: Beheert agenda's, vergaderingen en evenementen op een gestructureerde en efficiënte manier.
• Communicatief vaardig: Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden en fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• Discreet en nauwkeurig: Kan omgaan met vertrouwelijke informatie en werkt accuraat binnen interne richtlijnen en procedures.
• Stressbestendig en flexibel: Weet goed om te gaan met een dynamische werkomgeving en kan snel schakelen tussen verschillende taken.
• IT-vaardig: Ervaring met MS Office en andere relevante administratieve systemen.
• Teamspeler: Werkt goed samen binnen een team en kan functioneel leiding geven aan het secretariaat.
• Taalvaardig: Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.
• Affiniteit met de luchtvaartsector: Heeft interesse in of ervaring met werken in een complexe vliegveldomgeving.

Aanbod

• Een uitdagende en dynamische functie in een toonaangevende organisatie binnen de luchtvaartsector.
• Een verantwoordelijke rol waarbij je betrokken bent bij belangrijke projecten en processen die bijdragen aan de modernisering en verduurzaming van de luchthaveninfrastructuur.
• Een competitief salaris conform de cao van de organisatie
• Een professionele werkomgeving met ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling.
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een goed pensioen, vakantiedagen en andere voordelen.
• Werken in een internationale omgeving, met de mogelijkheid om evenementen en projecten te coördineren met internationale deelnemers.
• Een hecht en professioneel team, waarin samenwerking en innovatie centraal staan.
• Stabiele en duurzame organisatie met een maatschappelijke rol en focus op de lange termijn.

Waar je gaat werken

De opdrachtgever is een vooraanstaande organisatie in de luchtvaartsector die verantwoordelijk is voor het beheren, bouwen en onderhouden van zowel fysieke als digitale assets binnen de luchthaveninfrastructuur. Met een sterke focus op duurzaamheid, innovatie en operationele efficiëntie werken zij samen met diverse partners aan grootschalige projecten, zoals elektrificatie van assets, modernisering van terminals en optimalisatie van bagagesystemen. De afdeling Portfolio Delivery speelt hierbij een essentiële rol door projecten uit te voeren in een complexe vliegveldomgeving, waarbij rekening wordt gehouden met operationele processen en veiligheid.