Hospitality/ Office Assistant (Family Office) Utrecht • Fygi

Als Office / Facility Assistant ben jij hét aanspreekpunt en het visitekaartje van deze Family Office. Je bent verantwoordelijk voor de algehele uitstraling en het reilen en zeilen van het nieuwe prachtige kantoor in Utrecht Centrum. Je schakelt moeiteloos tussen facilitaire taken en ondersteunende secretariële werkzaamheden en zorgt dat alles tot in de puntjes geregeld is. Jouw werkhouding kenmerkt zich door discretie, rust, flair, flexibiliteit en een groot gevoel voor service.

Taken & verantwoordelijkheden

Gastvrijheid & Organisatie

• Ontvangst en begeleiding van uiteenlopende bezoekers op charmante wijze
• Voorbereiding en coördinatie van vergaderruimtes, inclusief catering
• Bestellen en beheren van kantoorbenodigdheden
• Coördinatie van ICT- en serviceverzoeken richting externe partijen
• Ondersteuning agendabeheer en correspondentie tijdens afwezigheid van de Management Assistant bij de organisatie van bijeenkomsten of Family events
• Assistentie bij een dinner voor een grote groep gasten (begeleiding cateraar)

Facilitair & Kantoorbeheer

• Eerste aanspreekpunt voor alle facilitaire zaken zoals beveiliging, schoonmaak, catering, groenvoorziening, onderhoud en parking
• Toezicht op representativiteit, netheid en toegankelijkheid (sleutelbeheer) van het kantoor
• Coördinatie van leveranciers en dienstverleners, inclusief bewaking van de kwaliteit
• Signaleren en (laten)opvolgen van meldingen en storingen
• Veiligheidszaken beheren (o.a. BHV, brandmeldinstallatie, calamiteitenplan)

• Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in de richting van Hospitality, Office Support of Facility Management
• Ruime aantoonbare ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie binnen de zakelijke dienstverlening; ervaring binnen een Family Office setting of private equity is een pre
• Representatief, oog voor detail, discreet en servicegericht
• Organisatorisch sterk, zelfstandig, loyaal en in staat overzicht te bewaren
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, goede kennis van MS Office
• Bij voorkeur woonachtig in de (directe) omgeving van Utrecht (parkeergelegenheid)

• Een veelzijdige, verantwoordelijke functie met veel ruimte voor eigen initiatief
• Werken in een uiterst stijlvolle, hoogwaardige en persoonlijke omgeving
• Een hecht team met oog voor de mens achter de collega
• Goed salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden (afhankelijk van ervaring)
• Een dienstverband van 24 of 32 uur per week (vrijdag is vaste werkdag)