Medisch assisterend secretarieel medewerker polikliniek Infectieziekten & Endocrinologie Utrecht • UMC Utrecht

Als medisch assisterend secretarieel medewerker ben je samen met je collega’s het gezicht en de spil van de polikliniek. Samen verricht je, in goede afstemming, alle werkzaamheden ten behoeve van het gehele poliklinisch proces. Je zorgt er voor dat het op een prettige, effectieve en efficiënte wijze verloopt, zodat de continuïteit en kwaliteit van de patiëntenzorg gewaarborgd blijft.

In de front-office ontvang je de patiënten gastvrij, je begeleidt hen bij hun polikliniek bezoek, controleert en registreert patiëntgegevens en maakt zo nodig vervolgafspraken.

In de backoffice beantwoord je de telefoon en verricht administratieve werkzaamheden, waaronder het verwerken van post, e-consulten, herhaalrecepten, patiënten brieven en opdrachten van artsen (in opleiding) en verpleegkundigen.

We streven er met elkaar naar om een goede werkverdeling te maken. Toch wisselen drukke momenten, met bijvoorbeeld veel telefoontjes en patiënten aan de balie en rustigere momenten zich met elkaar af. Daarom moet de secretaresse stressbestendig zijn, prioriteiten kunnen stellen en zelf initiatieven kunnen nemen. Dit alles in een goede sfeer en afstemming met de collega’s.

Omdat er altijd beweging is, is het belangrijk dat je knelpunten signaleert en kansen ziet om kwaliteit van dienstverlening te verbeteren, waaraan je zelf weer een bijdrage levert.

We zijn op zoek naar iemand die in eerste instantie ingewerkt wordt op de polikliniek Interne Geneeskunde, sub specialismen Infectieziekten en Endocrinologie. Maar aangezien we samen met 2 andere grote medisch afdelingen een polikliniek vormen is er dagelijks sprake van een nauwe samenwerking. Het is niet ondenkbaar dat je op bepaalde dagen, altijd in goed overleg, ook meewerkt en je hulp biedt aan de andere specialismen. Dit maakt de functie juist erg dynamisch, interessant en erg leerzaam!

De poliklinieken Infectieziekten en Endocrinologie zijn twee van de zeven sub specialismen van de medisch afdeling Interne geneeskunde. We richten ons op patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs. Het team van de Infectieziekten en de Endocrinologie bestaat uit artsen (in opleiding), verpleegkundig specialisten, verpleegkundigen, medisch assisterend secretarieel medewerkers en researchverpleegkundigen. Bij ons op de polikliniek komen patiënten met infectieziekten en afweerstoornissen of patiënten met klachten of aandoeningen die te maken hebben met het hormonale stelsel (Endocrinologie).

De polikliniek Interne geneeskunde bestaat totaal uit 7 sub specialismen / 7 poli’s. Dit zijn naast de Infectieziekten en Endocrinologie: Vasculaire geneeskunde, Diabetologie, Erfelijke Aandoeningen, Algemene Interne en Geriatrie. We werken nauw samen met 2 andere grote poli’s. Te weten de Maag- Darm- en Leverziekten en de Nefrologie. We werken allemaal samen bij receptie 21.

Je komt te werken in een groot en enthousiast team van medisch (assisterend) secretarieel medewerkers, dat zorg draagt voor een hartelijk ontvangst van patiënten en een goede planning, verloop en afhandeling van de spreekuren. 

Het team heeft een centrale en belangrijke rol op de polikliniek. Samen zorgen we ervoor dat de spreekuren voor zowel patiënten als collega’s goed verlopen. Dat doen we door de werkzaamheden, zowel in back- als frontoffice, efficiënt en uniform uit te voeren.

Je hebt minimaal een havo-opleiding afgerond. Het is gewenst dat je kennis hebt van medische terminologie en ervaring hebt in de zorg. Bekendheid met HiX is een pre. Werken in de zorg en met patiënten geeft je energie. Je bent klantvriendelijk en integer. Daarnaast ben je flexibel, nauwkeurig, werk je graag samen en ben je communicatief en sociaal vaardig. Je bent in voor vernieuwingen en zet je in om de kwaliteit van de zorg continu te verbeteren en te waarborgen.

Wij verwelkomen graag een nieuwe collega die zich (voor zover mogelijk) voor langere tijd aan ons team wil verbinden. De functie is daarom niet geschikt voor degenen die momenteel een tussenjaar hebben of deze functie naast een studie willen vervullen.

De vacature is gelijktijdig intern en extern gepubliceerd, waarbij de voorkeur bij gelijke geschiktheid uitgaat naar een interne kandidaat. Wij laten de vacature online staan tot de juiste kandidaat is gevonden.

• Een salaris tussen de €2574,- en €3411,- bruto per maand (schaal 5), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur).
• Cao salarisverhoging van 3% vanaf 1 juli 2025.
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%.
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie.
• Reis je met het OV naar je werk? Bij meer dan 7 km enkele reis krijg je deze kosten 100% vergoed. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan krijg je een vergoeding van € 0,18 per km (tot max. 40 km enkele reis met de auto).
• Mogelijkheden om jezelf persoonlijk en op werkgebied te blijven ontwikkelen.
• Cao à la carte: kies extra arbeidsvoorwaarden in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.