Administratief medewerker Groningen • UMC Groningen

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

In deze veelzijdige functie is geen dag hetzelfde. Je begint je werkdag met het openen van de algemene mailbox. Het is jouw verantwoordelijkheid om alle binnenkomende e-mails te beheren en adequaat af te handelen of door te sturen naar de juiste personen. Eind van de ochtend wordt onze balie geopend en help jij, als eerste aanspreekpunt, docenten en studenten met uiteenlopende vragen en geef je informatie over bijvoorbeeld roosters, ziekte- en afwezigheidsregistratie, en andere administratieve zaken. Gedurende de dag ben je een belangrijke schakel tussen het team, de studenten en docenten. Docenten kunnen bij jou terecht met hun vragen en verzoeken, zoals het aanleveren van presentielijsten of het maken van groepsindelingen. Je zorgt ervoor dat alle benodigde gegevens correct worden gedocumenteerd en gearchiveerd, zodat iedereen altijd over de juiste informatie beschikt. Ook is overleg een vast onderdeel van je dag. Je stemt samen met de producenten af welke actiepunten er zijn en bewaakt dat deze tijdig worden opgepakt en afgehandeld. Je organiseert de bachelor- en masterbuluitreikingen van a tot z. Het uitnodigen van de kandidaten, maken van zaalreserveringen en catering behoren tot je takenpakket. Jij zorgt ervoor dat deze evenementen op rolletjes verlopen, uiteraard met je collega’s als sparringpartner en support. En uiteraard ben je bereid om op deze avonden onze gasten welkom te heten en namens de tandartsexamencommissie je rol te vervullen. Daarnaast ben je gedurende de dag flexibel en alert om snel te reageren op zaken die onverwachts binnenkomen. Aan het einde van de dag controleer je nogmaals of alle dringende zaken zijn afgehandeld. Voor je de deur uitgaat, stem je nog even af met de medewerkers van het team om ervoor te zorgen dat iedereen goed op de hoogte is van de voortgang van de diverse werkzaamheden en dat alles soepel verloopt. Deze functie biedt veel afwisseling en vraagt om een proactieve en georganiseerde aanpak. Je bent de spil van de afdeling en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.

Het Wenckebach Instituut voor Onderwijs en Opleiden (WIOO) is het instituut van het UMCG dat zich richt op de professionele en persoonlijke ontwikkeling en opleiding van studenten en (toekomstige) medewerkers in de zorg. Vanuit de domeinen Onderwijs en Opleiden verzorgen we een breed aanbod aan opleidingen, bij- en nascholingen, trainingen en coaching en bieden we advies en begeleiding bij de innovatie van opleidingen en overige leer- en ontwikkeltrajecten.

Domein Onderwijs
Binnen het WIOO is dit domein verantwoordelijk voor de organisatorische en onderwijskundige ondersteuning van de academische opleidingen Geneeskunde, Tandheelkunde, Bewegingswetenschappen en Research Masters.

Het Curriculumbureau Tandheelkunde is op zoek naar een administratief medewerker.
Wij zijn gesprekspartner voor de opleiding als het gaat om herziening en implementatie van (nieuw)onderwijs en dragen er zorg voor dat inhoud en organisatie altijd goed op elkaar afgestemd is en blijft. We hebben een balie waar studenten ons dagelijks bezoeken en vragen stellen. We zoeken een administratief medewerker die ons kan ondersteunen in al onze processen.

• Een afgeronde opleiding op MBO-niveau in secretaresse of managementassistent.
• Zelfstandig kunnen werken én goed kunnen samenwerken.
• Goede communicatieve eigenschappen, sociaal vaardig en gevoel voor verhoudingen.
• Stressbestendig en adequaat kunnen handelen bij onverwachte situaties.
• Initiatiefrijk en oplossingsgericht.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Digitale vaardigheid.

• Je krijgt een arbeidsovereenkomst van 25,2 uur per week voor een jaar.
• Je salaris bedraagt maximaal € 3.571 ,- (per 1 juli 2025 € 3.678,-) bruto per maand (schaal 6), afhankelijk van opleiding en ervaring en op basis van een fulltime dienstverband. Daarnaast bieden wij je 8% vakantietoeslag, 8,3% eindejaarsuitkering en een pensioenopbouw bij het ABP, waarbij 70% van de premie door ons wordt vergoed.
• De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).

Link
WIOO