Managementassistent Utrecht • Matchpartner

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Je wordt de assistent van de twee bestuurders die samen het College van Bestuur (CvB) vormen van deze grote en mooie onderwijsorganisatie. Je bent een belangrijke sleutelfiguur die kwalitatieve ondersteuning biedt en het eerste aanspreekpunt is bij alle in- en externe vragen. In deze uitdagende functie ontzorg je het CvB volledig. Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit met de focus op het complexe agendabeheer van beide bestuurders. Je krijgt ruimte om zaken naar je toe te trekken en als klankbord en sparringpartner op te treden voor jouw bestuurders. Jij monitort, coördineert, beheert en organiseert en doet dat met plezier. Je hebt het vermogen om te anticiperen en bent proactief, accuraat en denkt snel. Hierdoor draag je bij aan vooruitgang en kwaliteitsverbetering. Je signaleert, informeert, verbindt en stuurt bij. Jouw (inhoudelijk) meedenken vanuit je ondersteuningstalenten wordt gewaardeerd.

Gevraagd

Je bent zelfstandig, denkt mee en vooruit, blijft kalm onder druk en bent een stevige, vrolijke en energieke sidekick. Je houdt van structuur, regelt alles tot in de puntjes en herstelt foutjes snel.

Met jouw vlotte pen, gevoel voor taal en humor, ben je een bruggenbouwer met lef en eigenaarschap. En bovenal: je hebt hart voor het onderwijs.

Herken je jezelf in deze beschrijving? Dan is deze vacante functie wellicht iets voor jou als je beschikt over:

• hbo werk- en denkniveau
• een afgeronde opleiding voor Directiesecretaresse, Managementassistent, Personal Assistant (of vergelijkbaar)
• geruime ervaring in een soortgelijke functie op bestuurlijk of directieniveau
• vaardigheid in en met Office365 en SharePoint
• uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift

Aanbod

Je komt te werken in een kleurrijk gebouw, goed te bereiken via de A2 en de A12 of met het openbaar vervoer. Centraal in Nederland en centraal in Utrecht. Je kunt er prima parkeren.

Het pakket aan arbeidsvoorwaarden behorende bij de functie bestaat uit:

• een tijdelijk contract van juni 2025 t/m februari 2026
• een functie voor 24-32 uur
• een salaris o.b.v. CAO-VO schaal 8 (maximaal € 4.200,- bruto per maand o.b.v. 40 uur).
• 8,33% vakantietoeslag en een eindejaarsuitkering
• ruim 50 vrije dagen op jaarbasis, bij een fulltime dienstverband
• een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer
• een uitstekende pensioenvoorziening 

Waar je gaat werken

Als managementassistent maak je onderdeel uit van team Bestuurssecretariaat, bestaande uit twee assistenten van het College van Bestuur, twee assistenten van het managementteam onderwijs- en organisatieondersteuning (stafbureau) en een juridisch adviseur, onder leiding van de bestuurssecretaris. Het is een gedreven team dat zich sterk maakt voor en planmatig werkt aan de verdere optimalisatie van de ondersteuning. Er wordt hard gewerkt en tegelijkertijd is er oprechte aandacht voor werkplezier én voor elkaar. Het secretariaat vervult gezamenlijk ook de front-office functie (gastenontvangst, centrale telefonie, postverwerking etc.)

Taken:

• je fungeert als eerste aanspreekpunt van de in- en externe relaties

• uitvoeren van complex agendabeheer
• managen van mailboxen
• inschatten en prioriteren van diverse verzoeken
• voorbereiden van reisschema’s en maken van reserveringen
• afhandelen van correspondentie

Je wordt onderdeel van een grote scholengroep (in de stad) Utrecht en de directe omgeving. Je werkt (in)direct met zo’n 2.800 collega’s voor ruim 21.000 leerlingen verspreid over 44 scholen. Het is een ontwikkelingsgerichte organisatie met een grote maatschappelijke missie. Er is veel aandacht voor diversiteit, inclusie en gelijkwaardigheid. Voor elke leerling de beste ontwikkelkansen! Door het sociale karakter, de fijne mensen en de cultuur een aantrekkelijke omgeving om in te werken