Managementassistent / secretaresse (32-36 uur) Eindhoven • PIA

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Je ondersteunt het directieteam met secretariële en facilitaire taken bij een regionale overheidsorganisatie in Noord-Brabant: van het plannen en coördineren van vergaderingen tot het afhandelen van meldingen, klachten en afspraken.

Omschrijving van de opdrachtgever:
Deze regionale organisatie in Noord-Brabantse zorgt samen met 21 gemeenten, provincie en samenwerkingspartners voor een veilige, schone en gezonde leefomgeving. Ter ondersteuning van het directieteam zoeken wij zowel een managementassistent als een secretaresse.

Het team bestaat uit 2 directieleden en 7 clustermanagers. In Je bent het eerste aanspreekpunt voor deze clustermanagers en draag je bij aan een soepele en professionele ondersteuning van hun werkzaamheden.

Wij gaan graag met je in gesprek om te kijken welke van de 2 rollen het beste bij jou past, afhankelijk van jouw ervaring en beschikbaarheid.

Wat ga je doen:

• Je plant en coördineert interne en externe vergaderingen en beheert de praktische zaken rondom deze bijeenkomsten.
• Je bewaakt de afhandeling van meldingen, klachten en afspraken.
• Je organiseert bijeenkomsten, ontvangt gasten en onderhoudt contact met externe relaties.
• Je signaleert en volgt facilitaire meldingen op, hebt contact met leveranciers en denkt mee over de inrichting en het functioneren van de werkomgeving.
• Je zorgt voor een accurate verslaglegging van vergaderingen, bewaakt de voortgang van actiepunten en zorgt voor een duidelijke en correcte vastlegging van besluitvorming.
• Je bent verantwoordelijk voor het agendabeheer van het managementteam.

Wij vragen:

• Je minimaal mbo-werk- en -denkniveau, bij voorkeur opgedaan via een opleiding in de richting van managementassistent of secretaresse of vergelijkbaar.
• Je hebt minimaal 2 tot 3 jaar ervaring als secretaresse of managementassistent, bij voorkeur in een bestuurlijke omgeving.
• Je hebt kennis van en ervaring met MS Office, waaronder Outlook, Teams, Word, Excel en SharePoint.
• Je hebt ervaring met archiveringssoftware, zoals PowerBrowser en met vergadertools als iBabs.

Standplaats:
Noord-Brabant

Wij bieden:
De functie is per begin juni aanstaande beschikbaar voor 32-36 uur per week. Deze functie is op projectbasis voor ten minste 9 maanden, met een optie tot verlenging (2 x 6 maanden).

Ja, ik ben geïnteresseerd!
Reageer vóór maandag 2 juni aanstaande en stuur je cv via de button "Solliciteer nu" op deze pagina.. Ons referentienummer is 25283/25284. Voor meer informatie of vragen kun je contact opnemen met Bas Gielen op 078-6182212.

Ik zoek toch iets anders!
Wij helpen je graag bij het vinden van de juiste opdracht. Als we jouw cv en wensen hebben, kunnen we contact met je opnemen zodra er een geschikte opdracht voorbijkomt. Zoek niet langer alleen en mail ons via de button "Solliciteer nu" op deze pagina. of bel 078-618 22 12.

Waarom kiezen voor PIA?
Op basis van interim- en projectmanagement, detachering en werving & selectie koppelen wij van Project Interim Advies (PIA) jou aan uitdagende opdrachten. We richten ons op professionals die graag hun bijdrage leveren aan de realisatie van projecten en de (door)ontwikkeling van organisaties.

PIA staat voor professionaliteit, openheid en persoonlijke betrokkenheid. Met een eerlijke en transparante werkwijze leggen we de basis voor een langdurige samenwerking met jou.