Executive Assistant (32-40 uur, Utrecht) Utrecht • ZIJ

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor een toonaangevende organisatie in Utrecht zijn wij op zoek naar een Executive Assistant die zich met hart en ziel wil inzetten voor het bestuur. In deze rol ondersteun je drie leden van het Executive Team: de CFO, CTO en COO. Je bent hun rechterhand, denkt mee, handelt vooruit en houdt het overzicht. Ook als de agenda’s overlopen, prioriteiten verschuiven of onverwachte situaties zich aandienen. Je weet precies wat nodig is om alles soepel te laten verlopen, zowel op kantoor als op afstand. Van het plannen van complexe vergaderingen tot het voorbereiden van board meetings of het regelen van bijeenkomsten met externe relaties: jij zorgt dat alles tot in de puntjes klopt. Daarbij werk je nauw samen met de Executive Assistant van de CEO. Jullie zijn elkaars sparringpartner en achtervang. Zij notuleert alle bestuursvergaderingen, en samen zorgen jullie voor continuïteit en een goed georganiseerde top van de organisatie.

Hier is echt geen dag hetzelfde. Je werkt samen met een Executive Team dat ontzettend veel veranderingen moeten implementeren in een organisatie. Veranderingen die met open armen worden ontvangen. Alles gaat in een hoog tempo. Dat vergt veel van iedereen. Mee- en vooruit denken is hier belangrijk. Flexibel kunnen zijn als het werk daarom vraagt. Een keer jouw thuiswerk dag ruilen ivm afspraken op kantoor of toch naar de vestiging in Amsterdam ipv naar Utrecht. Niets is jou te gek. Jij bent daar waar je nodig bent. Maar ook durven thuiswerken als het niet van toegevoegde waarde is om op kantoor te werken. Nadenken waar jij het meeste werk kan verrichten. Samenwerken met jouw leden van het bestuur. Waar hebben zij behoefte aan en hoe ga jij ze daarbij optimaal ondersteunen. Ze zijn alle drie totaal anders, qua leeftijd en chaotisch of gestructureerd. Ze zijn gewend om met een Executive Assistant te werken en geven jou veel ruimte om hier jouw eigen draai aan te geven. Stuk voor stuk hele fijne personen om mee en voor te werken.

Ben je op zoek naar een minder uitdagende functie? Kijk dan eens op onze website:.

Deze organisatie richt zich op duurzame oplossingen die bijdragen aan de leefwereld van vandaag én morgen. Vanuit meerdere vestigingen in Nederland, met Utrecht als centrale standplaats wordt er dagelijks gewerkt aan projecten die impact maken. Denk aan mobiliteit, energie en infrastructuur, maar dan met de blik gericht op toekomstbestendigheid en innovatie. Ze hebben de ambitie om voorop te blijven lopen in maatschappelijke verandering. Wie hier werkt, draagt bij aan een wereld in ontwikkeling.

Als je hier werkt, merk je het meteen: dit is een organisatie in beweging. Er wordt gebouwd, vernieuwd en vooruitgekeken. Dat vraagt om mensen die flexibel zijn, die niet schrikken van verandering maar er juist energie van krijgen. Iedere dag ziet er anders uit, en dat is precies wat het werk zo interessant maakt. Er is ruimte om mee te denken, processen te verbeteren en écht het verschil te maken. Collega’s waarderen de open sfeer, het onderlinge vertrouwen en de betrokkenheid. Je wordt hier serieus genomen, krijgt verantwoordelijkheid en wordt tegelijk ondersteund door een hecht team. Je komt terecht in een omgeving waarin mensen blijven omdat ze zich gehoord en gewaardeerd voelen.

We zoeken een ervaren Executive Assistant die eerder heeft gewerkt op C-level niveau en zich thuis voelt in een dynamische, veranderende organisatie. Je bent proactief, gestructureerd en denkt altijd een stap vooruit. Je begrijpt de gevoeligheid van informatie, gaat discreet om met alles wat je hoort en ziet, en weet precies hoe je een bestuurslid optimaal ondersteunt. Je bent bereidt om af en toe te werken op een andere vestiging, zoals Amsterdam of Rotterdam. Je schakelt makkelijk, communiceert helder en weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden. Flexibiliteit rondom de thuiswerkdagen is voor jou heel vanzelfsprekend. Naast zelfstandigheid ben je ook een teamplayer. Een belangrijke eigenschap voor deze functie.

Voor deze functie ontvang je een aantrekkelijk salaris tussen de €4.000 en €5.500 per maand op fulltime basis (40 uur). Daarnaast kun je rekenen op 36 vakantiedagen, een solide pensioenregeling, een individueel keuzebudget (IKB), een thuiswerkvergoeding en alle faciliteiten om hybride te werken. Maar misschien nog wel belangrijker: je werkt bij een organisatie waar oog is voor jouw ontwikkeling, waar ruimte is voor initiatief en waar je samenwerkt met fijne en bevlogen mensen. Startdatum september 2025.

Als je via ZIJ een nieuwe baan vindt dan ontvang je van ons een cadeaubon naar keuze ter waarde van €100. Je kan o.a. kiezen voor een nieuwe garderobe voor jouw eerste werkdag, nog even die training/workshop te volgen voor extra kennis of even heerlijk ontspannen tijdens een weekendje weg zodat jij fris aan jouw nieuwe avontuur kan beginnen.

Heb je interesse in deze vacature of wil je meer weten? Stuur dan een mail via de button "Solliciteer nu" op deze pagina. of bel naar Catalijn van der Meulen-Suidman van ZIJ op telefoonnummer 020 6888 499. We ontvangen graag jouw CV. Heb je nog geen up-to-date CV, is dat geen probleem, dat kan altijd later. We vinden het leuk te horen waarom deze vacature jou aanspreekt!

Binnen één week ontvang je een reactie op jouw mail. Dit kan zowel telefonisch als via mail gebeuren (houd hiervoor ook jouw spam in de gaten).

ZIJ is hét werving & selectiebureau voor secretarieel en administratief personeel binnen de advocatuur, zakelijke dienstverlening en consultancy. Voor bovenstaand bedrijf nemen wij de voorselectie van de juiste kandidaat uit handen. Kijk gerust eens op onze site voor meer informatie over ZIJ. Je kunt ons ook volgen via LinkedIn, Instagram (zij.maakthetverschil) en Facebook om op de hoogte te blijven omtrent de laatste vacatures en updates.