Officemanager Utrecht Utrecht • Human Total Care

Samen met de directeur en het team pak je uiteenlopende werkzaamheden op: van het beheren van complexe agenda’s tot het fungeren als eerste aanspreekpunt voor teamleden. Daarnaast ben je degene die paraat staat om collega’s te ondersteunen bij het organiseren van bijeenkomsten, het afhandelen van verzoeken en het ondersteunen van onze specialisten.

Jouw takenpakket bestaat onder andere uit:

• Functioneel aansturen en begeleiden van medewerkers op het (medisch) secretariaat.
• Ontwikkelen en coachen van jouw collega’s.
• Uitvoeren van diverse administratieve werkzaamheden.
• Monitoren van de voortgang en afhandeling van disputen.
• Ondersteunen van professionals, bijvoorbeeld bij het opvragen en nabellen van medische gegevens en het bewaken van herstelmeldingen.
• Coördineren en voorbereiden van vergaderingen en het maken van notulen.
• Organiseren en monitoren van interne projecten.
• Opstellen van inwerkprogramma’s voor nieuwe collega’s.
• Opstellen van overzichten en bewaken van opvolging.
• Agendabeheer van de directie en het regionale team.
• Beheer van mailboxen.
• (Mede) organiseren van kennissessies met klanten.
• Overnemen van taken bij afwezigheid van collega’s, in overleg.

In deze functie werk je zelfstandig voor jouw directeur, maar ook nauw samen met het secretariaat en het bredere team van Mensely. Je staat er dus nooit alleen voor. Je maakt deel uit van een divers en betrokken team met uiteenlopende achtergronden en ervaringen. Binnen Mensely heerst een open cultuur, waarin ruimte is voor jouw ideeën, achtergrond en creativiteit. Diversiteit en inclusie zijn voor ons vanzelfsprekend.

Je komt terecht in een hecht en enthousiast team waarin jij een centrale rol speelt. Jij bent de spil in het web. Elke dag is anders: je puzzelt, organiseert en lost complexe vraagstukken op – en dat geeft voldoening. Je werk doet ertoe, en dat voel je.

Bij Mensely hechten we veel waarde aan transparantie. Deze rol vraagt veel van je: het werktempo ligt hoog en je krijgt met uiteenlopende taken en prioriteiten te maken. Je moet goed kunnen schakelen, prioriteiten stellen en je tijd efficiënt verdelen over verschillende verantwoordelijkheden. Soms ben je afhankelijk van anderen, wat vraagt om flexibiliteit en geduld.

Je hebt een energieke en positieve houding en bent erop gericht om collega’s te begeleiden en te laten groeien. Je bent stressbestendig, behoudt het overzicht en bent zelfstandig en nauwkeurig. Je durft grenzen aan te geven en weet wanneer 'nee' zeggen nodig is.

Verder heb je:

• Minimaal HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in administratieve of secretariële richting.
• Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Ervaring met secretariële ondersteuning van management of directie, inclusief notuleren.
• Aantoonbare ervaring met het opzetten en coördineren van interne projecten.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden: je kunt plannen, prioriteren en meerdere zaken tegelijk beheren.
• Goede kennis van MS Office en sterke communicatieve vaardigheden.
• Beschikbaarheid van minimaal 32 uur per week, bij voorkeur 36-40 uur.

Mensely is onderdeel van HumanTotalCare. De merken van HumanTotalCare – met in totaal 2.200 collega’s – delen gezamenlijk één missie: samen #meerbetekenen voor werkend Nederland. Die missie dragen wij intern natuurlijk ook uit. Het team waar je in terecht komt kenmerkt zich als innovatief en analytisch. En we bieden ook:

• Een open, informele werksfeer. We doen het voor, door en met elkaar.
• Een fulltime functie voor 32-40 uur per week.
• Een goed instapsalaris volgens onze cao tussen € 3.018,- en € 3.772,- bruto per maand o.b.v. 40 uur. Uiteraard krijg je een goede pensioenregeling en reiskostenvergoeding.
• een jaarcontract met zicht op een vast contract.
• een vaste eindejaarsuitkering.
• extra vakantiedagen bij te kopen. Standaard heb je 25 vakantiedagen (o.b.v. 40 uur) en daar bovenop kun je per jaar maximaal 13 dagen bij kopen.
• een warme introductie in onze organisatie. Dankzij de introductiedagen en de onboarding app weet je snel je weg te vinden.
• hybride werken, waarbij je werkt vanuit de omgeving die past bij jouw werkzaamheden. Indien nodig faciliteren we je in een goede werkplek en ontvang je een thuiswerkvergoeding van €2,35 per thuiswerkdag.
• aandacht voor preventie en vitaliteit met ons my-way ontwikkel- en vitaliteitsprogramma. Je krijgt een persoonlijk vitaliteitsbudget, kunt meedoen aan challenges en ontvangt beloningen voor gezond gedrag.
• een uitgebreid aanbod van opleidingen, (online) trainingen via onze eigen my-academy. Wij investeren in jou, zodat we samen kunnen werken aan een gezond, gemotiveerd en competent werkend Nederland.
• gezellige feesten en borrels, omdat ontspanning voor ons net zo belangrijk is als werken.

Wil jij als tijdelijke officemanager #meerbetekenen voor werkend Nederland? Mooi, we zien je sollicitatie graag tegemoet via de website.