Programmasecretaris team JZB Amsterdam • ZuidProfs

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

De directie Maatschappelijke Voorzieningen is voor het informele team Jeugd, Zorg en Basisvoorzieningen (JZB) op zoek naar een enthousiaste, flexibele en initiatiefrijke programmasecretaris (minimaal 12 maanden, 24 tot 32 uur per week, indicatief uurtarief 70/90). Het team is verantwoordelijk voor de realisatie van maatschappelijk vastgoed voor JZB-voorzieningen.

Het team projecten Jeugd, Zorg en Basisvoorzieningen (JZB) werkt onder aansturing van de opdrachtgevers van de afdeling Opdrachten en Realisatie binnen de directie Maatschappelijke Voorzieningen en is verantwoordelijk voor de realisatie van zo'n 70 maatschappelijke voorzieningen in Amsterdam en Weesp. Deze voorzieningen zijn nodig zodat de stad leefbaar, compleet en inclusief is en blijft. Zo creëren we met elkaar een stad waar iedereen de kans krijgt om mee te doen en zich kan ontwikkelen. Dit team bestaat uit opdrachtgevers, adviseurs, projectmanagers, bouwmanagers en de toekomstig eigenaar van het vastgoed. Zij komen allemaal vanuit verschillende directies. Goede onderlinge samenwerking is daarom essentieel. Om die samenwerking te versterken vinden er verschillende samenwerkingsoverleggen plaats en worden er gezamenlijke bijeenkomsten georganiseerd. Als programmasecretaris heb je hier een centrale rol in. Zo ben je een natuurtalent als het gaat om plannen en organiseren van die werkzaamheden. Alsof je in een cockpit zit, houd jij het overzicht. Als rechterhand van de ambtelijke opdrachtgevers denk je graag actief mee en vooruit, eigenlijk heb je al iets in werking gezet voordat er iemand er om heeft hoeven te vragen. Je haalt plezier uit het scheppen van orde in de chaos en hebt een opgewekte hands-on mentaliteit. Je laat je niet afschrikken door diverse automatiseringssystemen en kan je dit snel eigen maken. Sinds kort zijn we gaan werken in MS-Teams. Om de samenwerking hierin optimaal te laten verlopen is de nodige structuur nodig. Ook moet hier nog een inhaalslag gemaakt worden om alle documenten in de nieuwe structuur te plaatsen. Daarnaast zijn we onze werkprocessen aan het door ontwikkelen die geborgd moeten worden. Je bent van betekenisvolle waarde voor zowel het bouwen van de structuur als het borgen van de processen.

Verder is binnen het werkpakket voldoende ruimte om het initiatief te nemen en om werkzaamheden naar je toe te trekken.

Wij vragen je om minimaal 2 dagen fysiek aanwezig te zijn op kantoor, waarbij de dinsdag op Weesperplein 8 en de maandag of donderdag op Amstel 1.

In aanvulling op de opdrachtformulering bestaan de klussen op hoofdlijnen uit:

• Voorbereiden van overleggen van onder meer de stuurgroep. Je stelt hiervoor de agenda op, maakt verslag en zet de acties uit en bewaakt deze.
• Coördineren van rapportages en bestuurlijke besluitvorming voor directie en bestuur en stelt de bijbehorende voordrachten op in samenspraak met de opdrachtgevers.
• Bewaken van deadlines en planningen.
• Coördinerende rol voor het structureren en vormen van werkdossiers in MS Teams.
• Borging werkprocessen.
• Organiseren van themabijeenkomsten en presentaties.
• Faciliteren van de ambtelijke opdrachtgevers bij onder meer overleggen, verbetering van werkprocessen.

Je rapporteert over de voortgang van je inzet aan een van de ambtelijk opdrachtgevers JZB. Dit doe je op eigen initiatief en je zorgt dat je tenminste tweewekelijks elkaar treft om de voortgang te bespreken. Benoem vooraf schriftelijk de bespreekpunten en bevestig achteraf tenminste de besproken risico’s per email. Je neemt verantwoordelijkheid om te zorgen dat de betrokkenen op elk niveau telkens tijdig en volledig zijn geïnformeerd.

Gevraagd

Eisen:

1. De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1 jaar werkervaring als project-/programma secretaris
2. De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1 jaar kennis en ervaring met het werken binnen de applicatie MSTeams
3. De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over een hbo werk- en denkniveau
4. De aangeboden kandidaat is in het bezit van een erkende hbo diploma. Let op! De kandidaat moet het document meenemen naar het interview zodat de opdrachtgever kan controleren of deze voldoet. Indien het document niet aanwezig is of niet voldoet wordt het gesprek beëindigd en de offerte ter zijde gelegd

Wensen:

• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1 jaar werkervaring in een grote gemeentelijke organisatie op het gebied van projectmanagement
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1 jaar werkervaring werkervaring opgedaan in een coördinerende rol
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis van verandermanagement
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1 jaar werkervaring in een grote gemeentelijke organisatie op het gebied van projectmanagement
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1 jaar werkervaring werkervaring opgedaan in een coördinerende rol
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis van verandermanagement

Waar je gaat werken

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.