Evenementencoördinator Amsterdam • All About Work

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

uwv SRQ149407. UWV

Heb jij een proactieve houding en een flinke dosis enthousiasme? Ben je een echte regelaar, houd je ervan om evenementen te organiseren, teksten te schrijven en de touwtjes in handen te nemen?

Dan zijn we op zoek naar jou!

Wie ben jij

In deze functie ben je een echte regelaar! Hoe meer ballen jij in de lucht kunt houden, hoe blijer je wordt.

Jij zorgt ervoor dat alles binnen de afgesproken tijd en volgens afspraak wordt opgeleverd.

Met een scherpe en nauwkeurige blik als het gaat om de voorbereiding van online en fysieke evenementen.

Je kan snel schakelen tussen projecten en weet je concept, doelgroep en boodschap naadloos op elkaar aan te laten sluiten.

Je kunt zelfstandig werken maar voelt je ook thuis in een team en bent flexibel wat betreft werkplek: op kantoor, thuis of op locatie. 

Wat ga je doen

• Je organiseert samen met het team evenementen voor werkzoekenden, werkgevers,  samenwerkingspartners en medewerkers.
• Je zorgt ervoor dat elk evenement een succes wordt, van voorbereiding tot uitvoering.
• Je werkt samen met het team aan aantrekkelijke, inhoudelijke programma´s en denkt mee over nieuwe werkvormen. Dit doe je o.a. met professionals van evenementbureaus, sprekers en dagvoorzitters, maar ook met onze collega´s van avies en content.
• Daarnaast pak je werkzaamheden op zoals het uitnodigings- en aanmeldtraject. Denk hierbij aan het schrijven van uitnodigingen en het maken van content voor websites.
• Naast de grotere projecten, pak je ook zelfstandig kleinere projecten op en ondersteun je collega’s waar nodig op het gebied van projectmanagement.

Waar kom je te werken

Het eventteam is onderdeel van het communicatieteam van werkbedrijf. Dit team bestaat uit zo’n 25 communicatieprofessionals. Het team is verdeeld in drie clusters: events, content en advies. Voor grote events werken we samen met onze collega’s van advies en content. We werken met dit gezellige team op het hoofdkantoor van UWV in Amsterdam (Sloterdijk), maar we zijn met het eventteam ook veel op locatie. Deels thuiswerken is mogelijk, maar we streven ernaar om minimaal 2 dagen per week samen op kantoor te zijn.

Gunningcriteria

• Minimaal 3 jaar aantoonbare relevante werkervaring op het gebied van het organiseren van events in de afgelopen 5
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met eventmanagement in de afgelopen 5 jaar
• Afgeronde HBO-opleiding (eventmanagement of communicatie is een pré)
• Minimaal 3 jaar aantoonbare relevante werkervaring in grote en complexe organisaties met meer dan 2.000 fte in de afgelopen 5 jaar

Kaders, speel- en regelruimte

De functie opereert binnen de volgende kaders:

• Wet- en regelgeving SZW
• UWV strategie en Beleid
• Dienstverleningsbeleid
• Beleid Concerncommunicatie

Vakinhoudelijke competenties.

• HBO+ werk- en denkniveau, opleiding specifiek op het gebied van Communicatie en/of
  Eventmanagement
• Aantal (>5) jaren ervaring met het organiseren van (complexe) evenementen.
• Aantoonbaar kennis van en ervaring met het communicatievak in algemene zin, denkt in vernieuwende concepten
• Aantoonbaar ervaring met
• Kennis en inzicht van de bedrijfseconomische aspecten voor het organiseren van evenementen.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede kennis van en ervaring met de inzet van audiovisuele middelen.
• Ruime kennis van klanten en klantgedrag.

Contextinformatie en Kleurbeeld

Concerncommunicatie is onderdeel van de stafdirectie Bestuurszaken. Concerncommunicatie (CC) profileert UWV als een professionele en betrouwbare dienstverlener met meerwaarde voor de maatschappij binnen de maatschappelijke context. Dit doet CC niet door het te vertellen, maar door het te laten zien. De afdeling is georganiseerd langs 4 pijlers, te weten Woordvoering, Public Affairs, Interne en externe communicatie en Projectmanagement en communicatiemiddelen.

Binnen het cluster Projectmanagement & Communicatiemiddelen zijn diverse teams vertegenwoordigd, allen werkzaam op een specialisme binnen het vakgebied communicatie. Zo ook op het gebied van evenementen en congressen.

Corporate evenementen, zoals beurzen, congressen, seminars, informatiebijeenkomsten etc., zijn een belangrijk communicatiemiddel, ze zijn zowel intern als extern bepalend voor het imago en de beeldvorming van en over UWV. Het zijn evenementen die een platform vormen waarop UWV zich profileert richting haar doelgroepen, zoals medewerkers, klanten, werkgevers en stakeholders. Deze evenementen zijn tevens een podium waarop UWV haar standpunt als deskundige en professionele organisatie op het terrein van de sociale zekerheid inhoudelijk uitdraagt.

Evenementen zijn communicatiemiddelen met een hoog afbreukrisico. Ze zijn tegelijkertijd ook het enige communicatiemiddel waar direct en persoonlijk contact met onze doelgroepen mogelijk is. Evenementen zijn geen doel op zich, maar moeten onderdeel vormen van een gerichte communicatieaanpak rondom een bepaalde boodschap of thema, afgeleid van de strategie van de organisatie. Dat betekent ook dat het evenement niet alleen staat, maar dat het onderdeel is van een totale communicatieaanpak, met een palet aan communicatiemiddelen dat wordt ingezet zoals persberichten, intranet, internet, corporate media etc.

Concerncommunicatie heeft de regie en coördinatie bij de corporate evenementen, die afwisselend omvangrijk en/of complex van aard zijn. Het programma (inhoud en vorm) wordt samen met de inhoudsdeskundigen van de verschillende divisies bepaald. De evenementencoördinator heeft de expertise op het vakgebied van evenementen en congressen en is de deskundige die adviseert en ook uitvoert.

Het organiseren van een evenement vraagt om een projectmatige aanpak. De evenementencoördinator is verantwoordelijk voor het traject van A tot Z; van het initiëren en (mede) vormgeven van het concept, het invullen en regisseren van het programma tot aan de finale uitvoering van het evenement zelf binnen het gestelde budget en planning en de evaluatie. De evenementencoördinator houdt de regie op het evenement, schakelt hiervoor met de benodigde in- en externe partijen, stuurt deze aan en is verantwoordelijk voor het resultaat. De evenementencoördinator vervult in het geheel de rol van projectleider of deelprojectleider, afhankelijk of het evenement op zichzelf staat of onderdeel is van een breder geheel aan activiteiten binnen een overkoepelend thema.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Minimaal 3 jaar aantoonbare relevante werkervaring op het gebied van het organiseren van events in de afgelopen 5
  2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met eventmanagement in de afgelopen 5 jaar
  3. Afgeronde HBO-opleiding (eventmanagement of communicatie is een pré)
  4. Minimaal 3 jaar aantoonbare relevante werkervaring in grote en complexe organisaties met meer dan 2.000 fte in de afgelopen 5 jaar
  5. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?
  6. Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.