Programmasecretaris Team JZB Amsterdam • Bright Professionals

Voor het informele team Jeugd, Zorg en Basisvoorzieningen (JZB) binnen de directie Maatschappelijke Voorzieningen zoeken we een enthousiaste programmasecretaris. In deze rol ben je het middelpunt voor de realisatie van maatschappelijk vastgoed. Je bent verantwoordelijk voor het plannen en organiseren van overleggen, het coördineren van rapportages en besluitvorming, en het structureren van werkdossiers in MS Teams. Een unieke kans om bij te dragen aan een inclusieve en leefbare stad. Vol interesse om meer te weten? Ontdek alle details hieronder!

Functieomschrijving
Voor de Gemeente Amsterdam zoeken wij een Programmasecretaris Team JZB.

De opdracht
De directie Maatschappelijke Voorzieningen is voor het informele team Jeugd, Zorg en Basisvoorzieningen (JZB) op zoek naar een enthousiaste, flexibele en initiatiefrijke programmasecretaris (minimaal 12 maanden, 24 tot 32 uur per week, indicatief uurtarief 70/90). Het team is verantwoordelijk voor de realisatie van maatschappelijk vastgoed voor JZB-voorzieningen. Het team projecten Jeugd, Zorg en Basisvoorzieningen (JZB) werkt onder aansturing van de opdrachtgevers van de afdeling Opdrachten en Realisatie binnen de directie Maatschappelijke Voorzieningen en is verantwoordelijk voor de realisatie van zo'n 70  maatschappelijke voorzieningen in Amsterdam en Weesp. Deze voorzieningen zijn nodig zodat de stad leefbaar, compleet en inclusief is en blijft. Zo creëren we met elkaar een stad waar iedereen de kans krijgt om mee te doen en zich kan ontwikkelen. Dit team bestaat uit opdrachtgevers, adviseurs, projectmanagers,  bouwmanagers en de toekomstig eigenaar van het vastgoed. Zij komen allemaal vanuit verschillende directies. Goede onderlinge samenwerking is daarom essentieel. Om die samenwerking te versterken vinden er verschillende samenwerkingsoverleggen plaats en worden er gezamenlijke bijeenkomsten georganiseerd. Als programmasecretaris heb je hier een centrale rol in. Zo ben je een natuurtalent als het gaat om plannen en organiseren van die werkzaamheden. Alsof je in een cockpit zit, houd jij het overzicht. Als rechterhand van de ambtelijke opdrachtgevers denk je graag actief mee en voorruit, eigenlijk heb je al iets in werking gezet voordat er iemand er om heeft hoeven te vragen. Je haalt plezier uit het scheppen van orde in de chaos en hebt een opgewekte hands-on mentaliteit. Je laat je niet afschrikken door diverse automatiseringssystemen en kan je dit snel eigen maken. Sinds kort zijn ze gaan werken in MS-Teams. Om de samenwerking hierin optimaal te laten verlopen is de nodige structuur nodig. Ook moet hier nog een inhaalslag gemaakt worden om alle documenten in de nieuwe structuur te plaatsen. Daarnaast zijn ze hun werkprocessen aan het door ontwikkelen die geborgd moeten worden. Je bent van betekenisvolle waarde voor zowel het bouwen van de structuur als het borgen van de processen. Verder is binnen het werkpakket voldoende ruimte om het initiatief te nemen en om werkzaamheden naar je toe te trekken. 

Jouw verantwoordelijkheden

• Voorbereiden van overleggen van onder meer de stuurgroep. Je stelt hiervoor de agenda op, maakt verslag en zet de acties uit en bewaakt deze;
• Coördineren van rapportages en bestuurlijke besluitvorming voor directie en bestuur en stelt de bijbehorende voordrachten op in samenspraak met de opdrachtgevers;
• Bewaken van deadlines en planningen;
• Coördinerende rol voor het structureren en vormen van werkdossiers in MS Teams;
• Borging werkprocessen;
• Organiseren van themabijeenkomsten en presentaties;
• Faciliteren van de ambtelijke opdrachtgevers bij onder meer overleggen, verbetering van werkprocessen;
• Je rapporteert over de voortgang van je inzet aan een van de ambtelijk opdrachtgevers JZB. Dit doe je op eigen initiatief en je zorgt dat je tenminste tweewekelijks elkaar treft om de voortgang te bespreken. Benoem vooraf schriftelijk de bespreekpunten en bevestig achteraf tenminste de besproken risico’s per email. Je neemt verantwoordelijkheid om te zorgen dat de betrokkenen op elk niveau telkens tijdig en volledig zijn geïnformeerd.  

De organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: .

De afdeling
De directie MV zorgt samen met haar partners in het sociale en fysieke domein voor het inzichtelijk maken van de opgave, om op de juiste plekken in de stad voorzieningen te realiseren en te exploiteren. De Directie is bij de ontwikkeling van gebieden het eerste aanspreekpunt voor de projectteams voor alle maatschappelijke voorzieningen en werkt daarbij in opdracht van de beleidsdirecties Onderwijs, Jeugd en Zorg, Stadsdelen, Kunst en Cultuur, Sport en Bos, WPI en GGD. Door de bundeling van verschillende expertises en de focus op ontwikkelvraagstukken is directie MV een dynamische club professionals, gericht op het handen en voeten geven aan de Amsterdamse ambities voor een inclusieve, leefbare en gezonde stad. De directie Maatschappelijke Voorzieningen bestaat uit de teams Onderwijshuisvesting, Stad en gebied, Projecten.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.