Directie- en bestuursassistent Delft • Hoogheemraadschap van Delfland

Als Directie- en bestuursassistent ben je er verantwoordelijk voor dat de directie- en bestuursleden zich kunnen richten op de inhoud van hun werk. Dat doe je door een diversiteit aan secretariële werkzaamheden te verzorgen. Een belangrijk onderdeel van jouw werkzaamheden is het agendabeheer in een ambtelijk en politiek dynamische context. Denk hierbij aan het inplannen of verzetten van afspraken en de afspraken maken op basis van urgentie.

De agenda’s van degenen die je ondersteunt, bepalen jouw dag en jij voert hier de regie over. Je kijkt altijd vooruit en beperkt je niet tot je eigen werkpakket. Je snapt op hoofdlijnen wat er speelt en weet daardoor wat prioriteit heeft. Je werkt nauw samen met de andere Directie- en bestuursassistenten en samen zorgen jullie voor een optimale dienstverlening.

Onder jouw taken en verantwoordelijkheden vallen onder andere:

• Brede secretariële ondersteuning van directieleden en bestuurders, waaronder het goed afhandelen van de diverse informatiestromen als e-mail en telefonische contacten;
• Agendabeheer: regievoeren op de agenda’s en plannen van (complexe) afspraken en de logistiek daaromheen zoals het controleren van vergaderstukken op volledigheid en juistheid en deze in het administratiesysteem plaatsen;
• Het organiseren van faciliteiten via het zelfserviceportaal bij in- en externe overleggen en werkbezoeken, zoals bijvoorbeeld het regelen van vergaderlocaties, catering en vervoer;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor in- en externe relaties.
• Bij complexe overleggen met meerdere deelnemers kun je gevraagd worden de verslaglegging voor je rekening te nemen.
• Je ondersteunt ook het managementteam dat onder een directeur valt. Je monitort voor de directeur de voortgang op actiepunten zoals afgesproken in het managementteam of andere interne overleggen. Je verzorgt de samenstelling van de vergaderstukken van deze overleggen.

Als Directie- en bestuursassistent ben je het eerste aanspreekpunt voor directie- en bestuursleden. Het netwerk van de directie en het bestuur leer je goed kennen. Aangezien je in een politiek bestuurlijke omgeving werkt beschik je over organisatiesensitiviteit van waaruit je weet wat er zich in de organisatie afspeelt. Je bent integer, representatief, proactief en doortastend.

Je weet prioriteiten te stellen door de urgentie van inkomende vragen en verzoeken in te schatten en afspraken op tijd en volgens de wensen te realiseren. Je hebt uitstekende plannings- en organisatievaardigheden die resulteren in een gestructureerde aanpak.

Verder neem je mee:

• Een MBO werk- en denkniveau, in de richting van Directie- en bestuursassistent.
• tenminste 5 jaar werkervaring als Directieassistent of Bestuursassistent in een politiek-bestuurlijke omgeving.
• uitstekende digitale vaardigheden in o.a.: MS Office, MS Teams.
• goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden met uitstekende kennis van de Nederlandse taal.

• Deze functie is ingeschaald in schaal 8 van de CAO Waterschappen. Minimaal € 3.392,- en maximaal € 4.434,- bruto per maand.
• Een Individueel KeuzeBudget (IKB) van 21% van het salaris. Dit budget geeft jou de mogelijkheid om zelf te beslissen of je extra verlof wil kopen of je basissalaris maandelijks wil aanvullen.
• De functie is fulltime voor 36 uur per week.
• Een contract voor een jaar met de mogelijkheid om te verlengen naar een vast contract
• Wij stellen eens per 5 jaar €6.000,- beschikbaar voor jouw persoonlijke ontwikkeling en voor werknemers onder de 35 jaar zelfs €12.000,- (PBB).
• Hybride werken; zo kun je werken vanuit huis of vanuit onze prachtige locatie in hartje Delft!
• Je krijgt een NS-businesscard of, als je niet met het OV reist, € 0,23 netto per km. Je kan ook tegen gunstige voorwaarden een fiets aanschaffen voor je woon-werkverkeer.
• Delfland vult de 70% betaalde WAZO ouderschapsverlofregeling (9 weken, in het 1e jaar) aan tot 13 weken 100% betaald.
• Samen met Fello bieden wij mantelzorgondersteuning. We vinden het namelijk belangrijk dqt werkende mantelzorgers ondersteund worden.

Het Hoogheemraadschap van Delfland heeft een belangrijke maatschappelijke taak: wij zorgen voor droge voeten en schoon water in een dichtbevolkt en intensief gebruikt stukje Nederland. En hoewel Delfland 736 jaar bestaat, zijn we allesbehalve ouderwets. We besteden veel aandacht aan belangrijke maatschappelijke thema’s zoals klimaatadaptatie, duurzaamheid, circulariteit en inclusiviteit. Geworteld in het verleden werken we zo, samen met verschillende partijen, aan een mooie toekomst voor ons gebied en onze inwoners!

Bij Delfland zetten we ons in voor een duurzame toekomst: CO2-neutraal in 2025 en volledig circulair in 2050. We stimuleren bijvoorbeeld met onze mobiliteitsregeling het gebruik van fiets en OV.

De afdeling waar je komt te werken  
Je werkt vanuit de afdeling Facilitaire Zaken en Ondersteuning (FZO). Deze energieke afdeling is verantwoordelijk voor een grote diversiteit aan facilitaire onderwerpen, maar ook voor het ondersteunen van management, directie en bestuur. Het team Ondersteuning bestaat uit 20 medewerkers. De sfeer kenmerkt zich als open en collegiaal met een ambitie tot verdere professionalisering. Je werkt nauw samen met de vier andere Directie- en bestuursassistenten. Bij afwezigheid vervangen jullie elkaar.