Directie Assistent Utrecht • OverheidZZP

In het kort: Je gaat als Assistant ondersteuning bieden aan managers en directieleden, complexe agenda’s beheren, communicatie structureren, meetings voorbereiden en financiële administratie verzorgen in een dynamische omgeving.

Bedrijfsinformatie
Portaal is één van de grootste woningcorporaties van het land, verspreid over het midden van Nederland. De vijf regiokantoren in Leiden, Utrecht, Amersfoort, Arnhem en Nijmegen zijn primair gericht op de verhuur van de woningen en de verbetering van de leefbaarheid in die regio’s. Het centrale ontmoetingspunt van de organisatie is het Huis van Portaal in Utrecht. Portaal is een ambitieuze woningcorporatie. We bouwen, beheren en renoveren woningen, en zetten ook een stap verder. We dragen bij aan goed samenleven in de wijken. Dat doen we door ons in te zetten voor inclusieve buurten en verduurzaming van onze woningen. Daar worden onze huurders uiteindelijk beter van.

Projectomschrijving
Ben jij een ervaren Assistant die snel schakelt en overzicht houdt, ook als het druk is? Voor onze afdeling Officemanagement zoeken we tijdelijk versterking. Jij bent iemand die direct inzetbaar is, soepel schakelt tussen verschillende niveaus binnen de organisatie en ondersteuning biedt aan zowel managers als directieleden. Je kan in de duur van de opdracht ondersteuning bieden aan verschillende collega’s aangezien je bijspringt waar er gaten zitten in de bezetting. Je voelt je thuis in een dynamische omgeving, denkt proactief mee en staat open voor nieuwe samenwerkingen.

Voorkomende werkzaamheden
– Je beheert de complexe agenda’s en zorgt dat alle afspraken soepel verlopen door de afspraken goed voor te bereiden;
– Je beheert de e-mails en houdt de communicatie gestructureerd;
– Je zorgt voor een vlekkeloze voorbereiding van meetings, inclusief het klaarzetten van alle benodigde stukken;
– Je bewaakt de acties en besluitenlijsten en hebt ervaring met notuleren;
– Je verzorgt de financiële administratie: Je maakt inkooporders aan en zorgt dat facturen tijdig goed worden goedgekeurd.
– Organisatorische taken; denk hierbij aan het regelen van borrels, teamuitjes, presentjes.

Het team
Je rapporteert aan de teamleider Officemanagement wat een onderdeel is van de afdeling Inkoop & Facilitair. Het gehele officemanagement bij Portaal is onderverdeeld in 4 kernteams, met ieder een coördinator. Jij bent een vliegende kiep die kan inspringen daar waar jouw hulp het hardst nodig is. Je werkt samen met je collega management assistants en officemanagers om een optimale dienstverlening te verzorgen. Je bent elkaars achtervang, helpt elkaar wanneer er een piek is in het werk. Je zoekt elkaar op wanneer je ergens tegenaan loopt.

LET OP: Het is voor onze opdrachtgever noodzakelijk dat je aan al de gestelde functie-eisen kunt voldoen. Dit moet overtuigend blijken uit je CV. Alleen dan is reageren op deze opdracht zinvol.

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.