Directie Assistent Utrecht • Staffingteam

Voor Portaal zoeken wij een Directie Assistent voor 32 tot 36 uur per week in Utrecht.
Start half juni voor 6 maanden, salarisrange Salarisrange : Van € 3.502,- tot  € 4.400,- o.b.v. 36 uur.

Ben jij een ervaren Assistant die snel schakelt en overzicht houdt, ook als het druk is?

Voor de afdeling Officemanagement zoeken we tijdelijk versterking. Jij bent iemand die direct inzetbaar is, soepel schakelt tussen verschillende niveaus binnen de organisatie en ondersteuning biedt aan zowel managers als directieleden.
Je kunt in de duur van de opdracht ondersteuning bieden aan verschillende collega’s aangezien je bijspringt waar er gaten zitten in de bezetting. Je voelt je thuis in een dynamische omgeving, denkt proactief mee en staat open voor nieuwe samenwerkingen.

Voorkomende werkzaamheden

• Je beheert de complexe agenda's en zorgt dat alle afspraken soepel verlopen door de afspraken goed voor te bereiden;
• Je beheert de e-mails en houdt de communicatie gestructureerd;
• Je zorgt voor een vlekkeloze voorbereiding van meetings, inclusief het klaarzetten van alle benodigde stukken;
• Je bewaakt de acties en besluitenlijsten en hebt ervaring met notuleren;
• Je verzorgt de financiële administratie: Je maakt inkooporders aan en zorgt dat facturen tijdig goed worden goedgekeurd.
• Organisatorische taken; denk hierbij aan het regelen van borrels, teamuitjes, presentjes.
• Thuiswerken is beperkt en in overleg mogelijk.

Wie zoeken wij?

• Een ervaren management of directie assistent
• Iemand die snel zelfstandig aan de slag kan
• Flexibel en oplossingsgericht
• Een teamplayer die ook goed zelfstandig kan werken
• Op korte termijn beschikbaar voor een periode van 6 maanden;
• Iemand die discreet, professioneel en communicatief sterk is
• Iemand die zorgt dat je het werk beter achterlaat dan je het aantreft

Procedure : Contract voor bepaalde tijd, 6 maanden, met optie op verlenging / detachering.
Contractduur : 6 mnd+
Uren per week : 32 tot 36 uur per week
Salarisrange : Van € 3.502,- tot  € 4.400,- obv 36 uur.
25 vakantiedagen
Vakantiegeld 8,33%
Reiskostenvergoeding van € 0,23 per km.
Goede pensioenregeling.
Sport abonnement.  

Portaal is één van de grootste woningcorporaties van het land, verspreid over het midden van Nederland.
De vijf regiokantoren in Leiden, Utrecht, Amersfoort, Arnhem en Nijmegen zijn primair gericht op de verhuur van de woningen en de verbetering van de leefbaarheid in die regio’s.
Het centrale ontmoetingspunt van de organisatie is het Huis van Portaal in Utrecht.

Portaal is een ambitieuze woningcorporatie. Ze bouwen, beheren en renoveren woningen, en zetten ook een stap verder. Ze dragen bij aan goed samenleven in de wijken.
Dat doen ze door zich in te zetten voor inclusieve buurten en verduurzaming van de woningen. Daar worden de huurders uiteindelijk beter van.

Het team

Je rapporteert aan de teamleider Officemanagement wat een onderdeel is van de afdeling Inkoop & Facilitair. Het gehele officemanagement bij Portaal is onderverdeeld in 4 kernteams, met ieder een coördinator.
Jij bent een vliegende kiep die kan inspringen daar waar jouw hulp het hardst nodig is. Je werkt samen met je collega management assistants en officemanagers om een optimale dienstverlening te verzorgen.
Je bent elkaars achtervang, helpt elkaar wanneer er een piek is in het werk. Je zoekt elkaar op wanneer je ergens tegenaan loopt.