Coördinator Communicatie en Events Den Haag • Circle8

I.v.m. leiding en toezicht kan deze opdracht kan alleen op detacheringsbasis uitgevoerd worden. (Geen zzp/ DGA)

NL Design System 

ICTU werkt aan een betere digitale overheid, voor en samen met andere overheidsorganisaties. Voor het project NL Design System zijn we op zoek naar een Coördinator Communicatie en Events. 

Met de NL Design System aanpak verzamelen we richtlijnen, componenten en voorbeelden om robuuste websites en webapplicaties voor de overheid te bouwen. Dat doet het kernteam samen met een actieve community van specialisten van diverse overheidsorganisaties. 

De componenten en richtlijnen van NL Design System zijn open source beschikbaar op GitHub en Figma, zodat iedereen ze kan gebruiken voor een begrijpelijke, gebruiksvriendelijke én toegankelijke online dienstverlening. 

Design Systems Week

Het NL Design System Kernteam organiseert in de week van 27 tot en met 31 oktober 2025 voor de 5e keer de Design Systems week. Tijdens dit online event wordt in korte sessies, welke worden opgenomen, inspirerende sessies georganiseerd voor iedereen die meer willen weten over hoe en waarom van design systems. Tijdens dit event delen Nederlandse en buitenlandse sprekers inzichten van verschillende perspectieven. 

Gewenst profiel

De Coördinator Communicatie en Events:

• Heeft affiniteit voor innovaties en ervaring op het gebied van softwareontwikkeling.
• Begrijpt het speelveld van open source softwareontwikkeling en weet content zo te schrijven dat deze aansluit van deze doelgroep.
• Is organisatorisch en communicatief sterk en heeft een groot verantwoordelijkheidsgevoel. 
• Is in staat om op basis van bestaande draaiboeken een online event van A tot Z te organiseren. Van programmaontwikkeling en contact met sprekers tot zorgen dat het online evenement soepel verloopt.
• Vind het leuk om samen met andere leden van NL Design System Kernteam een nieuwsbrief samen te stellen voor de periodieke update over het project.

Concrete werkzaamheden

Design Systems week:

• Organisatie en coördinatie van de Design Systems Week met behulp van het draaiboek van voorgaande jaren:
• Samenwerken met het Kernteam om een divers programma met van relevante sprekers samen te stellen die aansluiten bij de interesses en behoeften van de NL Design System community. 
• Coördinatie van sprekers, presentatoren en leveranciers om een soepele uitvoering van het evenement te garanderen.
• Zorgdragen voor de communicatie rondom het evenement, zoals een pagina op nldesignsystem, LinkedIn posts en updates.
• Beheren van de logistieke aspecten van het online evenement, zoals het beschikbaar maken van de Microsoft Teams omgeving, het inplannen van voorbereiding met sprekers, binnen laten van bezoekers, modereren van de chat en zorgdragen dat men zich aan de Code of Conduct houdt, opnemen en op YouTube zetten van de sessies, coördineren met de ondertitelaar en promoten van de opgenomen sessies.
• Zorgen voor een evaluatie van de Design Systems Week. Hierbij wordt feedback van deelnemers en stakeholders verzameld om het succes van alle sessies te beoordelen. Daarnaast worden op basis van data en de beschikbare informatie identificeer verbeterpunten geïdentificeerd en worden aanbevelingen opgesteld voor de volgende Design Systems Week. 
• Aanvullen van het draaiboek waar nodig met extra stappen die nodig zijn voor een soepele voorbereiding of verloop van het evenement.

De kandidaat dient flexibel inzetbaar te zijn, 8 uur per week is niet standaard. Dit kan meer of minder zijn.

• Aantoonbaar HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met plannen of coördineren van online evenementen.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met Word, PowerPoint en Teams.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met content redactie voor nieuwsbrieven.
• Is 36 uur beschikbaar tijdens de Design Systems week van 27 tot en met 31 oktober 2025.
• Een korte motivatie te kunnen geven, waaruit blijkt dat: 
• de kandidaat over een goede mondelinge beheersing van de Nederlandse taal beschikt.
• de kandidaat over een goede schriftelijke beheersing van de Engelse taal beschikt.
• de kandidaat bij wil dragen aan het NL Design System.  
• welke concrete ervaring de professional per wens heeft opgedaan die relevant is voor deze opdracht bij NL Design System. 

• Aantoonbare ervaring met het organiseren van evenementen met internationale sprekers en deelnemers.
• Aantoonbare ervaring met het modereren van evenementen en gebruik van een Code of Conduct.
• Aantoonbare ervaring met remote samenwerken.
• Aantoonbare ervaring met werken met developers, UX ontwerpers en overheidsorganisaties.
• Aantoonbare ervaring met het opmaken en publiceren van nieuwsbrieven in Laposta of vergelijkbaar.

Interesse?

Stuur ons dan uiterlijk 6 juni 2025, voor 10.00 uur je recente CV + motivatie voor deze rol, samen met je beschikbaarheid/geplande vakanties en je all-in uurtarief excl. BTW.