Office Assistent Utrecht • IVC Evidensia

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Ondersteuner met overzicht, eigenaarschap en facilitaire scherpte

Ben jij een gestructureerde en proactieve professional met oog voor detail en affiniteit met facilitaire en administratieve processen? Heb jij het talent om te schakelen tussen diverse verantwoordelijkheden en voel jij je thuis in een ondersteunende rol met impact? Dan komen wij graag met jou in contact.

Als Office Assistant lever je een directe bijdrage aan het dagelijks functioneren van onze organisatie. Je bent verantwoordelijk voor het beheer van facilitaire processen, kantoorlogistiek en het optimaliseren van de kantooromgeving. Je werkt nauw samen met het facilitair en office team en schakelt met interne en externe stakeholders.

Jouw rol in het kort

In deze functie ben je verantwoordelijk voor de coördinatie van praktische en administratieve processen binnen het kantoor. Je zorgt dat het kantoor er goed bij staat, beheert toegang tot digitale omgevingen, bestelt (vervangend) meubilair en draagt bij aan de verdere inrichting van het pand. Ook ondersteun je collega’s van verschillende afdelingen, help je met het plannen van afspraken in de vergaderruimtes en beheer je sleutel- en alarmsystemen.

Je werkt zelfstandig, maar altijd in afstemming met collega's van het facilitair team en rapporteert aan de Management Assistant.

Wat je gaat doen (initieel focus op korte termijn taken)

• Ontvangen van gasten
• Beheren van Office Management-mappen, Outlook-vergaderruimtes en algemene mail inbox
• Post en pakket verwerking
• Bestellen van nieuw meubilair voor werkplekken en afstemmen met leveranciers
• Dagelijkse werkzaamheden die bijdragen aan een verzorgd en schoon kantoor
• Afstemmen en relatiebeheer met het schoonmaakbedrijf
• Bestellen van materialen (zoals boodschappen, kantoorbenodigdheden en geschenken) bij voorkeursleveranciers
• Beheren en herstructureren van sleutel- en alarmcodes
• Fungeren als aanspreekpunt voor kantoorlogistiek en ondersteuning van collega’s

Dit ben jij

• MBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve of facilitaire richting
• 20-26 uur beschikbaar
• Flexibiliteit in werkdagen en tijden, in te delen in overleg met receptioniste
• Een functie op ons kantoor in Vleuten en biedt geen thuiswerk mogelijkheid
• Ervaring met office- en facilitaire ondersteuning binnen een zakelijke omgeving
• Accuraat, zelfstandig en servicegericht
• Je hebt gevoel voor prioriteit en werkt gestructureerd
• Bekendheid met MS Office, SharePoint en Outlook
• Goede communicatieve vaardigheden en een proactieve werkhouding

Wat bieden wij jou

• Een zelfstandige en veelzijdige functie binnen een professionele organisatie
• Een salaris tussen de € 2.600 en € 3.300 euro per maand afhankelijk van ervaring en kennis
• Ruimte om eigen initiatief te tonen en werkprocessen te verbeteren
• Collegiale werksfeer en ondersteuning vanuit een betrokken team
• Goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden
• Supportkantoor met aandacht voor werkplezier en werkomgeving

Over IVC Evidensia

IVC Evidensia is Europa’s grootste veterinaire groep, met in Nederland meer dan 300 klinieken en ziekenhuizen. Onze missie? Gezonde dieren, tevreden eigenaren. Wij combineren de kracht van een groot internationaal netwerk met de unieke sfeer van lokale praktijken. Dit bereiken we door 24/7 diergeneeskundige zorg van het hoogste niveau te bieden, met een team van zo'n 3.000 gepassioneerde collega's. Onze kernwaarden – We Care, We Dare, We Share – staan centraal in alles wat we doen.

Klaar om jouw kennis en kunde in te zetten voor de toekomst van de diergeneeskunde?

Solliciteer nu en maak kennis met de mogelijkheden die IVC Evidensia jou te bieden heeft.

De sollicitatieprocedure

• Eerste gesprek met de hiring manager
• Tweede gesprek met je directe collega (office assistant)
• Aanbod en arbeidsvoorwaardengesprek met HR

N.B: Interne kandidaten met het gewenste profiel krijgen voorrang op deze vacature.

Interesse?

Solliciteer direct via de knop onderaan deze vacature.