Baliemedewerker / Receptionist 40u/w Utrecht • DC Professionals

Als medewerker facilitair bij een organisatie in Utrecht ben je het kloppende hart van de voorzieningen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor gasten en medewerkers, zorgt voor een warm welkom, en houdt de faciliteiten in topconditie. Een veelzijdige rol waarin je ook verantwoordelijk bent voor het beheer van vergaderzalen en het uitvoeren van kleine technische klusjes. Een unieke kans om jouw klantgerichte, oplossingsgerichte en proactieve houding dagelijks in te zetten. Klaar voor verandering? Lees verder!

Standplaats: UTRECHT
Duur: 30-06-2025 - 11-10-2025
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 11-06-2025

Project:

Medewerker facilitair (m/v)

Uren per week: 28-40 uur per week

Organisatie: BIJ12 en IPO-Bureau

Locatie: Utrecht

Jouw werkplek en functie

De balie is jouw thuishaven. Deze staat in Utrecht. BIJ12 is gevestigd in hartje Utrecht, op steenworpafstand van het centraal station. Op de begane grond van de vestiging van BIJ12, bevindt zich het kantoor met 85 werkplekken. Op de 3e verdieping is ons vergadercentrum met 9 vergaderzalen. Hier vergaderen medewerkers van de provincies, BIJ12 en andere samenwerkingspartners. Op beide verdiepingen hebben we een balie waar bezoekers door onze receptionistes ontvangen worden.

Dit ga je doen

Als medewerker facilitair ben je het eerste aanspreekpunt voor onze gasten en medewerkers. Je beantwoordt hun vragen, wijst ze de weg, maar verwerkt ook meldingen over bijvoorbeeld een storing van de printer of de koffieautomaat in behandeling. Verder beantwoord je telefoontjes die binnenkomen op ons algemene telefoonnummer. Ook houd je de keuken en koffieruimtes op orde, waaronder het in- en uitruimen van de vaatwasser en verzorgen van de koffieautomaat. Je behandelt aanvragen voor het boeken van een vergaderzaal en verzorgt het agendabeheer van deze zalen. Ook doe je bestellingen van bijvoorbeeld kantoorartikelen. Uitgifte en administratie van laptops en toegangsdruppels is ook een taak van de facilitair medewerker.

Dit ben jij

Je bent service- en klantgericht, gastvrij, vriendelijk en open. Je bent flexibel en vindt het leuk om verschillende werkzaamheden te doen. Je staat mensen (telefonisch) correct te woord en bent daarmee het visitekaartje van de organisatie. Ook heb je oog voor wat er moet gebeuren: een bezoeker die zit te wachten bied je met plezier een kopje koffie aan. Je bent altijd bereid iemand te helpen, want dat geeft jou energie. Je bent dienstverlenend en oplossingsgericht. Je wordt er blij van als bezoekers zich welkom voelen en jouw collega’s dankzij goede voorzieningen prettig kunnen werken. Je bent technisch handig, in die zin dat als het nodig is je een schroef in een muur kunt boren. Daarnaast schrik je niet als collega's jou vragen stellen over de netwerkaansluiting van hun laptop.

Vereisten

• MBO werk- en denkniveau;

• Mondelinge beheersing van de Nederlandse taal. Personen waarbij Nederlands de tweede taal is, zijn ook zeker welkom;

• Minimaal 1 jaar ervaring als receptionist of vergelijkbare klantcontactfunctie;

• Een BHV-diploma (dit is een pré).

Aantal uur per week

Voorkeur:
• 40 uur: werktijden maandag tot en met donderdag 9.30-18.00 uur, vrijdag 8.30-17.00 uur

• 32 uur: dinsdag tot en met donderdag 9.30-18.00 uur, vrijdag 8.30-17.00 uur
Andere mogelijkheden zijn 7 uur per werkdag; maandag of dinsdag tot en met donderdag 10.00-17.30 uur, vrijdag 8.30-16.00 uur. Verlengingsopties: 3 x 3 maanden.

Verlenging vindt plaats op basis van verder gelijkblijvende contractuele voorwaarden (waaronder het uurtarief). Gezien de werkzaamheden en schaalindeling is het niet mogelijk voor ZZP’ers om zich in te schrijven op deze uitvraag.

Functie-eisen:
Eis 1:
Indien het aangeboden tarief buiten het gestelde bandbreedte ligt is uw inschrijving niet geldig.

Toelichting:
De aanbieding is een all-in tariefstelling, waaronder o.a. reiskosten, woon-werk en evt fee-kosten. Het tarief staat vast gedurende de looptijd van de overeenkomst, inclusief de eventuele verlengingen die hieruit voortvloeien.

Benoem het nummer van deze eis in uw cv en of u akkoord bent met ja /nee
Geef in het cv uw uurtarief. Indien uw uurtarief hoger is dan het dan het genoemde maximum wordt uw aanbieding terzijde gelegd.
Eis 2:
De aangeboden kandidaat is akkoord:
A) Dat deze opdracht voor 32-40 uur per week wordt uitgevoerd;
B) Met de procedure en de inhuurvoorwaarden;
C) Gezien de werkzaamheden en schaalindeling is het niet mogelijk voor ZZP’ers om zich in te schrijven op deze uitvraag;
D) Uw inschrijving, waaronder de shortlistcriteria, dient naar waarheid te worden ingevuld op straffe van ongeldigheid. Indien u duidelijk ten onrechte punten toekend op één of meerdere shortlistcriteria wordt uw inschrijving niet verder in behandeling genomen en terzijde gelegd.

Toelichting:
Benoem in het cv of u akkoord bent met deze eis met ja of nee
Indien u dit niet benoemd (a, b, c en d) in uw cv wordt uw aanbieding terzijde gelegd.
Eis 3
A) Geef naast het cv een aparte toelichting op alle eisen en shortlistcriteria in hetzelfde document.
Bij voorkeur op 1 pagina dient u aan te geven met welke in het cv genoemde ervaring u voldoet aan de gestelde eisen en shortlistcriteria.
Benoem alle nummers van de eisen en de nummers van de shortlistcriteria.
Geef ook het aantal punten bij de onderbouwing op de shortlistwensen.

B) Let op. U dient geen teksten in de velden van het DAS-systeem in te voeren. Deze worden niet meegenomen in de beoordeling.

Gebruik uitsluitend 1 bijlage: cv en bijlage onderbouwing. Beiden dus in 1 document.

Indien u niet aan a en b voldoet kan uw aan bieding terzijde worden gelegd.
Eis 4:
Minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring als receptionist of vergelijkbare klantcontactfunctie.

Toelichting:
Benoem in het cv het nummer van deze eis bij de passende (werk)ervaring. Werkervaring uit stages, vrijwilligerswerk of nevenactiviteiten zijn ook geldig voor deze eis.

Indien de looptijd van de ervaring onduidelijk is door het ontbreken van informatie kan die onduidelijkheid niet ten voordele van de inschrijver worden toegekend.

Zorg voor een duidelijke onderbouwing van de eis.
Bij het niet duidelijk benoemen en onderbouwen van het bovenstaande en/of indien het gevraagde niet verifieerbaar is voor BIJ12 wordt de aanbieding terzijde gelegd.
Eis 5:
Met korte voorbeelden toe te lichten representativiteit, klantvriendelijkheid en proactieve (werk)houding in eerder uitgevoerde functies/activiteiten.

De kandidaat heeft een verzorgd uiterlijk, inclusief kleding die bij baliewerkzaamheden passend zijn.
Is beleefd in het aanspreken van een binnenkomend persoon, door aan te kijken en te groeten.
Eis 6:
Mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal (Nederlands mag ook de tweede taal zijn).

Toelichting:
Benoem in het cv het nummer van deze eis bij de passende (werk)ervaring. Werkervaring uit stages, vrijwilligerswerk of nevenactiviteiten zijn ook geldig voor deze eis.

Indien de looptijd van de ervaring onduidelijk is door het ontbreken van informatie kan die onduidelijkheid niet ten voordele van de inschrijver worden toegekend.

Zorg voor een duidelijke onderbouwing van de eis.
Bij het niet duidelijk benoemen en onderbouwen van het bovenstaande en/of indien het gevraagde niet verifieerbaar is voor BIJ12 wordt de aanbieding terzijde gelegd.

Wensen:
Shortlistcriterium 1:
Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office en/of reserveringssystemen (zoals Outlook, agenda-beheer)

Toelichting:
Benoem in het cv het nummer van deze eis bij de passende (werk)ervaring. Werkervaring uit stages, vrijwilligerswerk of nevenactiviteiten zijn ook geldig voor deze eis.

Indien de looptijd van de ervaring onduidelijk is door het ontbreken van informatie kan die onduidelijkheid niet ten voordele van de inschrijver worden toegekend.

Zorg voor een duidelijke onderbouwing van de eis.
Bij het niet duidelijk benoemen en onderbouwen van het bovenstaande en/of indien het gevraagde niet verifieerbaar is voor BIJ12 wordt de aanbieding terzijde gelegd.
Shortlistcriterium 2:
Kandidaat is woonachtig in de gemeente Utrecht.
Shortlistcriterium 3:
Ervaring met klantcontact / gastheerschap in een dynamische of publieke omgeving.

Toelichting:
Benoem in het cv het nummer van deze eis bij de passende (werk)ervaring. Werkervaring uit stages, vrijwilligerswerk of nevenactiviteiten zijn ook geldig voor deze eis.

Indien de looptijd van de ervaring onduidelijk is door het ontbreken van informatie kan die onduidelijkheid niet ten voordele van de inschrijver worden toegekend.

Zorg voor een duidelijke onderbouwing van de eis.
Bij het niet duidelijk benoemen en onderbouwen van het bovenstaande en/of indien het gevraagde niet verifieerbaar is voor BIJ12 wordt de aanbieding terzijde gelegd.
Shortlistcriterium 4:
Kandidaat beschikt over een BHV diploma.
Fase 2.
Mondelinge ronde: beoordeling prijs en kwaliteit.
Prijs maximaal 400 punten en Kwaliteit maximaal 600 punten
Indien in het interview de kandidaat 300 punten of minder behaald, behoudt BIJ12 zich het recht om niet te gunnen.

A. Persoonlijke eigenschappen 200/100/50/0
- Service- en klantgericht
- Gastvrij
- Vriendelijk
- Open
- Dienstverlenend
- Oplossingsgericht
- Proactieve (werk)houding

B. Vaardigheden 200/100/50/0
- Meerdere ballen in de lucht kunnen houden en overzicht behouden.
- Technisch handig
- Kunnen omgaan met dynamische situaties / Stressbestendig
- Verbaal communicatief vaardig
- Representativiteit

C. Kennis 200/100/50/0
- Outlook / Office
- BHV
- Agenda-beheer Solliciteer nu!