Coördinator secretariaat Utrecht • Adecco

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Ben jij een ervaren coördinator met een passie voor juridische ondersteuning en teammanagement? Heb jij ervaring met het aansturen van een team en kun jij zelfstandig knelpunten in de organisatie oplossen en bijdragen aan het verbeteren van processen?

Wij zoeken een gedreven coördinator secretariaat voor de dagelijkse aansturing van het secretariaat. Iemand die deze veelzijdige rol combineert met het bewaken van de voortgang van werkzaamheden en met meewerkende taken als juridisch secretaresse.

In deze rol ben jij verantwoordelijk voor het dagelijkse leiding geven aan het secretariaat en werk je tevens mee als juridisch secretaresse. Je draagt bij aan een optimale werkwijze, continuïteit en verdere professionalisering van de secretariële ondersteuning. En zorgt ervoor dat organisatorische knelpunten worden opgelost of bijgestuurd.

Jouw verantwoordelijkheden liggen verder in het: 

• Zorgen voor continuïteit en kwaliteit van de ondersteuning binnen het kantoor;
• Combineren van leidinggevende verantwoordelijkheden met uitvoerende taken als juridisch secretaresse;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor het team;
• Bewaken van de voortgang van werkzaamheden en zorgen voor een evenwichtige planning en bezetting; 
• Voeren van ontwikkel- en beoordelingsgesprekken;
• Initiëren van werkoverleggen en actief bijdragen aan procesverbeteringen, waaronder digitalisering en efficiëntere werkwijzen;
• Regelmatig voeren van overleg met de interne opdrachtgevers;
• Vertegenwoordigen van het secretariaat in interne overleggen en projecten;
• Tijdig en duidelijk terugkoppelen van relevante besluiten aan het team;
• Bewaken van de kwaliteit van de dienstverlening en bevorderen van samenwerking binnen het team.

• Een vast contract direct bij onze opdrachtgever;
• Aantrekkelijk salaris: van € 3.500 - € 5200 bruto per maand op basis van fulltime;
• Vrije tijd: 32 vakantiedagen op fulltime basis;
• Extra’s: een dertiende maand, 8% vakantiegeld, reiskostenvergoeding, thuiswerkvergoeding en een goede pensioensregeling.

Je komt te werken bij een vooruitstrevend advocatenkantoor binnen een betrokken secretariaat. Thema’s als duurzaamheid, diversiteit en inclusiviteit staan hoog op de agenda en er is aandacht voor groei en ontwikkeling. Onze opdrachtgever zorgt goed voor haar medewerkers en vindt de onderlinge verbinding en vitaliteit belangrijk en daarom wordt er onder andere dagelijks gezamenlijk geluncht. Het is een fijne werkomgeving waar een laagdrempelige, informele werkomgeving en samenwerking centraal staat. 

Bij voorkeur woon je in (de directe omgeving van) Utrecht. Met OV, en eventueel ook met de auto, is onze opdrachtgever goed bereikbaar.

• Hbo werk- en denkniveau;
• Minimaal 3 jaar ervaring in een management ondersteunende functie (management assistent, juridisch secretaresse) en tenminste één jaar leidinggevende / coördinerende ervaring in secretarieel werk binnen de zakelijke dienstverlening;
• Excellente beheersing van het Office pakket en bij voorkeur heb je ook kennis van CRM/DMS;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift;
• Verder ben je discreet, sociaal, organisatiesensitief, coachend en zelfstandig werkend.

Ben je enthousiast geworden over de vacature? Reageer dan uiterlijk 10 juni via de ‘solliciteer’ button en dan maken we snel een afspraak!

Heb je vooraf vragen? Bel of bericht Judith via Whatsapp op , dan vertelt zij je graag meer!