Office Manager Ziekenhuis Maastricht • Actief Werkt!

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Ben jij een organisatorisch talent en wil jij graag binnen een parttime functie als secretaresse ondersteuning bieden aan een Academisch Medisch Specialist? 

In deze veelzijdige en verantwoordelijke functie zorg jij ervoor dat alles rondom de werkzaamheden van de medisch specialist soepel verloopt. 

Jij:

• Beheert de agenda, plant afspraken, denkt vooruit en houdt overzicht.

• Behandelt het telefoon- en postverkeer, jij weet te filteren, te prioriteren en deze af te handelen.

• Ontvangt en begeleidt bezoekers.

• Stelt brieven op en zorgt voor het borgen van de documenten.

• Verwerkt ruwe tekst tot heldere verslagen en verzorgt de lay-out van deze stukken.

• Bereidt vergaderingen voor, van het regelen van de vergaderruimten tot het verzamelen en verzenden van vergaderstukken.

• Maakt aantekeningen bij vergaderingen.

• Bewaakt actiepunten, handelt ze zelfstandig af en houdt overzicht op voortgang.

• Ondersteunt de organisatie en administratie van grote (externe) bijeenkomsten en events.

• Draagt bij aan de voorbereiding en verspreiding van voorlichtingsmateriaal en publicaties.

• Regelt reizen en accommodaties – je inventariseert wensen, zoekt de beste opties en verzorgt de boekingen.

Je gaat via Actief Werkt ! aan de slag bij het MUMC+ in Maastricht. Het Maastricht UMC+ staat voor het verlenen van de best mogelijke zorg en het verbeteren van de gezondheid in de regio. Dit doen ze door patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs nauw met elkaar te verbinden. Of het nu gaat om zorg, wetenschappelijk onderzoek of opleiding – bij het MUMC+ draait alles om één doel: bijdragen aan een gezonde bevolking en een duurzame gezondheidszorg.

• Een betekenisvolle rol in een academische topomgeving waar zorg, onderzoek en onderwijs samenkomen.

• Salaris conform cao MUMC+ inschaling in schaal 7 trede op basis van ervaring.

• Een tijdelijke parttime functie waar we uitgaan van een periode van ca 6 maanden.

• Een Parttime functie waarin jij aan kunt geven wat je beschikbaarheid is tussen 24 en 32 uur per week.

• Werkzaam via Actief Werkt! waar je terecht kunt voor al jouw vragen.

• Pensioenopbouw vanaf dag één.

• Reiskosten 0.21 ct per km 

• 8.33% opbouw vakantiegeld en 25 dagen verlof op basis van fulltime

• Wekelijkse of 4-wekelijkse uitbetaling

• Ruime opleidingsmogelijkheden, zowel op werkgebied als persoonlijke interesses

• Mijn Actief App om altijd direct jouw gegevens en loonstroken in te zien

• Kennis van secretariële, administratieve en organisatorische processen:

  • Vaardig in het behandelen van telefoon- en postverkeer.

  • Ervaren in het beheren van agenda’s en het plannen van afspraken.

  • Goed in het opstellen van brieven en het uitwerken van documenten.

  • Nauwkeurig in het bewaken van actiepunten en deadlines.

  • In staat om ruwe stukken om te zetten naar heldere verslagen en rapportages.

  • Vaardig in het maken van aantekeningen bij vergaderingen en het maken van verslagen.

  • Sterk in organiseren en plannen, ook bij grotere bijeenkomsten of externe events.

  • Kennis van de Nederlandse en Engelse taal.