Officemanager ICT Almere • Leger des Heils

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

In deze veelzijdige rol ondersteun je zowel de directeur van het CIV persoonlijk als het management van de stafdienst in de volle breedte van de officemanagementtaken. Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten, bewaakt deadlines, organiseert bijeenkomsten en zorgt voor een professionele en gestroomlijnde kantoororganisatie. Jouw takenpakket bestaat o.a. uit: 

• Complex agendabeheer en correspondentie voor de directeur CIV, inclusief beheren van de mailbox en prioriteren van acties en verzoeken
• Voorbereiden en organiseren van (management- dan wel bestuurlijke) overleggen en bijeenkomsten, waar nodig inclusief verslaglegging
• Samenwerken met de beleidsmedewerker en medewerker van het Project Management Office (PMO) om voortgang, deadlines en actiepunten te bewaken
• Ondersteunen van de financial controller bij administratieve processen
• Fungeren als spin in het web voor het CIV-management team en zorgen dat alles soepel verloopt

Gevraagd

Je bent een proactieve en georganiseerde officemanager, die moeiteloos schakelt tussen directieondersteuning en het coördineren van interne processen. Met jouw scherp oog voor detail, communicatieve vaardigheden en gevoel voor prioriteiten zorg je dat alles binnen het CIV op rolletjes loopt. Verder herken jij je in de volgende punten:

• Je hebt hbo+ werk- en denkniveau (bij voorkeur administratief/ secretarieel)
• Je hebt meerdere jaren relevante werkervaring als officemanager of een soortgelijke functie
• Je hebt kennis van de procedurele en administratieve organisatie van een staf enruime ervaring in complex agendabeheer
• Je hebt affiniteit met IT en kent het reilen en zeilen binnen een maatschappelijke organisatie (Dit is een pré)
• Je hebt brede kennis van Office 365
• Je hebt talent voor plannen, organiseren, overzicht bewaren en het stellen van prioriteiten
• Je bent klantgericht en hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
• Je bent representatief, tactvol en hebt een goed gevoel voor verhoudingen, gecombineerd met een gezonde dosis humor
• Je bent zorgvuldig en gewend met vertrouwelijke informatie om te gaan

Je bent christen (katholiek, protestant of anders) en kunt aangeven wat dit voor jou betekent. Wil je meer daarover weten, zie:

Waar je gaat werken

Het Leger des Heils is er voor de meest kwetsbare mensen in de samenleving. Mensen die op niemand terug kunnen vallen en er alleen voor staan. Wij “strijden” voor hen. Omdat elk mens ertoe doet. Vanuit onze christelijke motivatie helpen wij kwetsbare mannen, vrouwen en kinderen die ondersteuning nodig hebben op het gebied van (geestelijke) gezondheid, (beschermd) wonen, financiën, werk en opvoeding. Met onze buurthuiskamers dragen we bovendien bij aan een sociaal vangnet in de buurt. Dit doen we samen met meer dan 7.000 professionals en 12.000 vrijwilligers. Jaarlijks helpen wij ongeveer 75.000 mensen. 

Binnen het Leger des Heils is het Centrum voor Informatievoorziening (CIV) het kloppend hart van de IT-organisatie. Samen met circa 70 collega’s verdeeld over zes afdelingen zorgen wij ervoor dat duizenden medewerkers en vrijwilligers op ruim 350 locaties hun werk digitaal kunnen doen. We leveren betrouwbare IT-dienstverlening, van servicedesk tot business intelligence, projectuitvoering en functioneel beheer. Als stafdienst van het landelijk bestuursbureau werk je in een hybride omgeving met gedreven professionals, waar samenwerking, eigenaarschap en maatschappelijke betrokkenheid centraal staan.